Dzięki przejściu na Atlassian Cloud Enterprise firma Roblox oszczędza ponad 150 tys. USD rocznie, zwiększając przy tym współpracę między zespołami i produktywność.

Nie pozostać w tyle

Platforma do gier i sklep online Roblox weszła na giełdę z wyceną ponad 40 miliardów USD, ma ponad 67 milionów aktywnych użytkowników dziennie i gra na niej ponad połowa wszystkich amerykańskich dzieci poniżej 16 roku życia — a mimo to wiele osób nigdy o niej nie słyszało. Rozpowszechnione jest przekonanie, że Roblox to firma zajmująca się grami dla dzieci, jednak starszy menedżer ds. programów technicznych Joe Cotant stwierdza: „Nasz platforma oferuje o wiele więcej”.

Misją Roblox jest zarażenie miliarda ludzi optymizmem i promowanie wysokich standardów etycznych. Chociaż platforma szybko zyskała popularność wśród dzieci, połowa jej użytkowników ma ponad 13 lat, a najszybciej rozwijający się segment to osoby w wieku 17–24 lat. W kontekście szybkiego wzrostu w trakcie i po pandemii COVID-19, przejścia branży na technologię opartą na chmurze i doskonałego środowiska użytkownika narzędzi Atlassian Cloud, Joe mówi, że był to „idealny moment” na zmiany. „Roblox znajduje się w czołówce branży gier i metawersum. Możemy więc być także liderami pod względem współpracy i produktywności”, wyjaśnia. Tak rozpoczęła się migracja firmy z Atlassian Data Center do wersji Cloud.

Ograniczone zasoby? To nie problem — dzięki partnerom migracja jest możliwa.

Kiedy Joe zaproponował kierownictwu Roblox migrację do Atlassian Cloud, był mile zaskoczony tym, jak łatwo udało mu się uzyskać jego zgodę. „Korzyści były dla nich oczywiste. Żywo zainteresowała ich możliwość śledzenia naszych OKR-ów [celów i kluczowych wyników] w systemie Jira oraz przeniesienia innych danych i procesów na platformę Atlassian”, wspomina.

Ponieważ Joe był wówczas jedynym pełnoetatowym pracownikiem zarządzającym narzędziami Atlassian, zwrócił się do partnera ds. rozwiązań Atlassian, firmy Modus Create, o pomoc w zakresie doradztwa strategicznego, rozwiązywania problemów, wsparcia technicznego i zarządzania zmianami. Wspólnie przeprowadzili ocenę środowisk Atlassian Data Center w firmie i opracowali plan migracji. Po porównaniu kilku strategii zespół zdecydował, że instancja Confluence jest wystarczająco nieskomplikowana, aby wykonać proste przeniesienie do chmury, natomiast system Jira — ze względu na większą złożoność — wymaga podejścia etapowego.

W ciągu kolejnego roku Joe, Modus Create i Atlassian współpracowali, aby przygotować się do migracji. Joe i jego odpowiednik w Modus Create, główny konsultant Mike Rathwell, odbywali regularne spotkania z menedżerem ds. migracji do Atlassian Cloud, Evanem Goldenem. Evan pomagał w kontaktach z ekspertami technicznymi Atlassian w celu rozwiązywania problemów, zrozumienia wprowadzanych zmian w platformie chmurowej i wymiany dokumentacji szkoleniowej, co Joe uznał za kluczowe dla satysfakcjonującego wdrożenia rozwiązania.

W trakcie całego procesu Joe angażował pracowników z różnych działów firmy, aby zrozumieć ich przypadki użycia, pokazać im korzyści płynące z narzędzi chmurowych i zbudować relacje z liderami, którzy mogliby pomóc w ich wdrożeniu. „Była nas zaledwie garstka w porównaniu do około 3000 pracowników w tamtym czasie, więc możliwość wykorzystania tych ludzi, którzy byli ewangelistami Atlassian i którzy byli osadzeni w poszczególnych zespołach, znacznie pomogła nam uzyskać taki zasięg w całej organizacji”, mówi.

Zespół ds. migracji zadbał również o szybką i częstą komunikację ze sobą i z użytkownikami Roblox za pośrednictwem aplikacji Slack, e-maili i powiadomień w narzędziach Atlassian. Joe mówi: „Intensywna komunikacja, konsultowanie się ze specjalistami w zakresie migracji do chmury i udostępnianie dokumentacji uczyniły proces migracji sprawniejszym dla wszystkich”.

Podczas końcowych etapów migracji Roblox, Atlassian i Modus uznali, że współpraca była kluczowym czynnikiem dla postępów. „Sukces migracji był możliwy dzięki komunikacji między naszymi zespołami. To było prawdziwe partnerstwo. Relacje między Atlassian, Modus i Roblox były doskonałe. Komunikowaliśmy się w sposób szczery, przejrzysty i otwarty, nawet w chwilach, gdy nie byliśmy zadowoleni z rozwoju sytuacji”, wyjaśnia Joe. „Nie byłoby to możliwe bez Modus. Mike wniósł obiektywne podejście do podejmowania decyzji i był dla mnie osobą, z którą mogłem konsultować pomysły”.

Migracje do chmury mogą wydawać się przytłaczające, szczególnie dla firm o ograniczonych zasobach, takich jak Roblox. Ale dzięki współpracy partnerskiej ich przeprowadzenie jest możliwe — i okazują się one równie skuteczne.

Korzystanie z ekosystemu w celu zwiększenia wydajności, oszczędności i jakości obsługi

Obecnie Roblox dysponuje solidną, opartą na chmurze platformą do współpracy, która obejmuje następujące rozwiązania: Jira do opracowywania produktów, Confluence do obsługi dokumentacji, Trello do zarządzania projektami nietechnicznymi, Atlassian Guard Premium do wykrywania zagrożeń oraz Jira Service Management do zapewniania wsparcia niektórym zespołom (z planami rozbudowy). „Byliśmy w stanie wyeliminować inne powielające się lub powtarzające narzędzia, co było niesamowite, i naprawdę wykorzystać i docenić cały zestaw narzędzi jako ekosystem, a nie pojedyncze narzędzia” — wyjaśnia Joe.

Użytkownicy reprezentują różne działy, od zespołów technicznych, takich jak inżynierski i produktowy, po zespoły biznesowe, takie jak finansowy, HR i prawny. Pracownicy są szczególnie zadowoleniu z interfejsu Atlassian Cloud i możliwości rozszerzania Jira Service Management (JSM). Mike stwierdza: „JSM wygląda o wiele lepiej w wersji Cloud niż w wersji Data Center. Gdy tylko włączyliśmy nowy portal, pracownicy natychmiast zaczęli nas pytać o projekty JSM”.

Przykładowo zespół HR w Roblox wykorzystuje do świadczenia wsparcia głównie Zendesk. Chciał jednak zbierać więcej informacji z wyprzedzeniem podczas przetwarzania wniosków o pracę zdalną pracowników, dlatego wspólnie z Joe i Mikiem opracował bardziej dynamiczne formularze w Jira Service Management. Teraz zespół HR może gromadzić wszystkie niezbędne informacje podczas przyjmowania wniosków, co minimalizuje konieczność wymiany informacji. Narzędzie następnie automatycznie kieruje wniosek do odpowiedniej osoby w celu zatwierdzenia. Joe opowiada: „Zespół HR był bardzo zadowolony z rozwiązania JSM, które pomogliśmy dla niego utworzyć, i od tego czasu rozszerzyliśmy o inne przypadki użycia. Widzimy, że zasięg JSM zwiększa się i planujemy migrację dodatkowych zespołów z Zendesk do JSM”.

Oprócz JSM zespoły biznesowe są także zachwycone rozwiązaniem Jira, które wyeliminowało potrzebę korzystania z innych narzędzi, takich jak Formularze Google, Wrike, Notion czy aplikacje tworzone na zamówienie. „Jira pozwala wyeliminować konieczność opracowywania wewnętrznej aplikacji, która robiłaby to, co już potrafi Jira” — wyjaśnia Mike. Joe dodaje: „W przypadku dwóch zespołów, w których już przeprowadziliśmy migrację z Wrike do Jira (kreatywnych usług marketingowych i relacji z programistami), każdy z nich zaoszczędzi 150 000 USD rocznie. Trwająca właśnie migracja z aplikacji Notion przyniesie kolejne setki tysięcy dolarów oszczędności rocznie”.

Joe i Mike pracują teraz nad migracją z aplikacji Notion do JWM, konfigurując centra obsługi dla kilkunastu innych zespołów w całej firmie (w tym badań i analiz HR oraz aplikacji korporacyjnych) oraz wprowadzając wirtualnego agenta obsługi w celu dodatkowego zwiększenia wydajności. Joe twierdzi: „Dla mnie najciekawsza wydaje się możliwość rozszerzenia naszego ekosystemu Atlassian w Roblox”.

Nawet osoby, które wcześniej nie dawały się przekonać do nowego rozwiązania, używają go teraz i ani myślą przestać!” — mówi.

To oczywiste, że zespół Roblox opanował do perfekcji „grę” migracyjną i teraz zbiera plony w postaci wyników — i fanów — dzięki swoim narzędziom w chmurze Atlassian.

Chociaż usprawnienie działania zespołu Roblox przyniosło zespołowi migracyjnemu satysfakcję, Mike twierdzi, że równie duże wrażenie wywarła zmiana nastawienia. „Największym, a zarazem bardzo zadowalającym efektem, była zmiana w sposobie postrzegania narzędzi. Ludzie widzą, że ułatwiają one życie. Dzięki nim można przeznaczyć czas na coś wartościowego, zamiast zajmować się nieproduktywnymi zadaniami. Odpowiednie informacje są dostępne w odpowiednim czasie.Nawet osoby, które wcześniej nie dawały się przekonać do nowego rozwiązania, używają go teraz i ani myślą przestać!” — mówi.

„Z biegiem czasu, poprzez usuwanie barier manualnych oraz wprowadzanie atrakcyjnych dodatków i integracji, udało nam się przekonać ludzi do naszej inicjatywy. Zauważyliśmy, że pewne procesy nie wymagają ręcznej obsługi, dzięki czemu wiele osób mogło zająć się rzeczywiście istotnymi z perspektywy finansowej zadaniami — chociażby wprowadzaniem nowych funkcji na naszej platformie” — dodaje Joe.

Praca na zintegrowanej platformie umożliwiła również optymalizację wielu niewydajnych, żmudnych procesów wewnętrznych zespołu Roblox, prezentując nowe (i lepsze) sposoby współpracy. „Wcześniej nasz zespół postrzegał Atlassian jako odrębne narzędzia, a nie jako pakiet produktów. Teraz w ramach systemów Confluence i Jira możemy korzystać z funkcji takich jak makra Jira czy łącza Smart Link, co znacznie ułatwia zintegrowaną współpracę. Tego typu integracje okazały się kluczowym czynnikiem zwiększającym produktywność oraz usprawniającym współpracę i wyszukiwanie” — wyjaśnia Joe.

A skoro już o wyszukiwaniu mowa, Joe zauważył, że członkowie zespołu szybciej i łatwiej znajdują to, czego potrzebują, nie tylko ze względu na zaawansowaną funkcję wyszukiwania w chmurze Atlassian, ale też za sprawą czyszczenia danych przeprowadzonego w ramach migracji. „Podczas migracji zdołaliśmy rozprawić się z problemem długu technologicznego i odsiać mnóstwo niepotrzebnych dokumentów. Po przejściu na chmurę zespół bardzo ucieszył się z dostępnej w platformie chmurowej Atlassian ujednoliconej, wszechobecnej funkcji wyszukiwania obejmującej wszystkie produkty w ekosystemie. Funkcja ta pozwoliła nam zdecydowanie zmniejszyć liczbę godzin poświęcanych na poszukiwanie treści i obsługę klienta”.

Od początku współpracy z firmą Joe zdawał sobie sprawę, że Roblox to znacznie więcej niż platforma do gier dla dzieci. Zespoły wiedzą teraz, że dzięki narzędziom Atlassian też mogą osiągnąć znacznie więcej.