Jak ThoughtWorks skaluje zdalną współpracę i komunikację dzięki Trello

Rozproszona geograficznie firma przyspiesza współpracę zdalną i komunikację

ThoughtWorks jest dużym klientem Trello Enterprise. Narzędzie to umożliwiło firmie skalowanie i rozbudowywanie przepływów pracy zgodnie z rosnącymi potrzebami jej zespołów, organizacji oraz podmiotów zewnętrznych, zmieniając sposób współpracy z innymi pracownikami oraz klientami.

„Globalny zespół kierownictwa powołał specjalną grupę ds. projektów, której zadaniem było koordynowanie działań firmy w odpowiedzi na COVID-19. Członkowie grupy pochodzili z różnych działów i regionów, dlatego w naturalny sposób wykorzystali Trello do koordynowania swoich działań” — mówi Andy Yates, kierownik strategii w dziale TechOps firmy ThoughtWorks.

21 stycznia oddział ThoughtWorks w Wuhan powołał zespół kryzysowy, którego zadaniem było sformalizowanie planu zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom i klientom firmy. Nazajutrz kierownicy chińskich placówek ThoughtWorks zdecydowali o zamknięciu biura w Wuhan, a dzień później rząd ogłosił całkowity lockdown w tym mieście.

Kierownictwo oraz zespoły kryzysowe wykorzystały dotychczasowe doświadczenie w stosowaniu metodyki Agile w środowisku rozproszonym, aby przestawić firmę na pracę zdalną i podejmować rozsądne decyzje w nieustannie zmieniającej się sytuacji. Trello wykorzystano do koordynacji licznych ruchów związanych z reakcją firmy na COVID-19. Obecnie organizacja wykorzystuje cyfrowe narzędzie do współpracy do sporządzania i koordynowania planów bezpiecznego przywracania stacjonarnej pracy biur na całym świecie.

Z uwagi na to, że cała organizacja w bardzo krótkim czasie przeniosła się do środowisk pracy w 100% zdalnej, sposób korzystania przez pracowników z Trello przybrał zupełnie nowy kształt. Dawniej pracownicy ThoughtWorks używali Trello głównie do zarządzania własnymi zadaniami i projektami wewnętrznymi oraz klientów.

„Posiadaliśmy własne narzędzie do zarządzania projektami” — wyjaśnia Andy Yates. „Podjęliśmy decyzję o porzuceniu wewnętrznego rozwoju tego narzędzia, a gdy zaczęliśmy szukać rozwiązania zastępczego, zdaliśmy sobie sprawę, że większość zespołów korzystała z Trello do innych projektów. Krążyła opinia, że Trello było dobrym rozwiązaniem. Wykorzystaliśmy to jako sygnał do sformalizowania użycia tego narzędzia W ThoughtWorks.

Historia ogólnego przyjęcia narzędzi do komunikacji i współpracy

Jednym z podstawowych obowiązków Andy'ego jako kierownika ds. strategii w dziale TechOps jest ocena użycia narzędzi oraz technologii w całej organizacji we współpracy z innymi członkami zespołu, takimi jak Marina Rodrigues Moschetta zatrudniona jako Product Owner w ThoughtWorks, oraz innymi osobami zainteresowanymi, jak Sumeet Moghe.

„W naszej firmie panuje kultura odkrywania, dlatego ludzie wciąż poszukują kolejnych fantastycznych narzędzi i sposobów współpracy” — mówi Andy.

Co to oznacza na co dzień? Andy oraz jego zespół otrzymują dziennie co najmniej pięć wniosków o sprawdzenie użycia narzędzia oraz opcji od tysięcy pracowników i setek klientów. Zarządzanie takim procesem analizy narzędzia i dostawcy w całości odbywa się w Trello i umożliwia Andy'emu oraz jego zespołowi koordynowanie pracy i komunikację z innymi działami firmy uczestniczącymi w procesie, na przykład działem prawnym i finansowym.

ThoughtWorks wykorzystuje standardowy zestaw narzędzi obejmujący na przykład Trello, Zoom, Mural i Google Workspace, aby zapewnić wszystkim wspólny punkt wyjścia do współpracy i komunikacji. Z uwagi na fakt, że Trello stanowi zasadniczą część tego zaplecza technicznego, pracownicy ThoughtWorks zaczęli wykorzystywać to narzędzie na różne sposoby.

W planie Enterprise mają oni dostęp do tworzenia nieograniczonej liczby zespołów, tablic, dodatków Power-Up i natywnych funkcji automatyzacji zadań za pośrednictwem narzędzia Butler. Dzięki tym przydatnym funkcjom każdy może z łatwością rozpoczynać projekty i współpracować z innymi w Trello. Utworzenie tablic w Trello trwa zaledwie kilka sekund, a użytkownicy mogą rozpocząć planowanie dowolnego projektu, dysponując strukturą wystarczającą do uporządkowania zadań, ustalenia ich priorytetu i przystąpienia do działania. Łatwość obsługi i elastyczność tego narzędzia sprawiają, że samodzielne porządkowanie i zarządzanie nie sprawia pracownikom ThoughtWorks najmniejszych trudności. Dodatkowo Trello Enterprise oferuje scentralizowane pulpity, za pomocą których administratorzy mogą z łatwością zarządzać uprawnieniami i użytkownikami w czasie rzeczywistym.

„Wcześniej korzystaliśmy z Trello w bardzo podstawowym zakresie — zupełnie tak, jakbyśmy przyklejali karteczki do tablicy na ścianie. Teraz korzystamy z wielu jego funkcji i tworzymy znacznie bogatsze środowisko użytkowe dla tego narzędzia” — wyjaśnia Andy.

Jednym z najczęstszych sposobów wykorzystania Trello w ThoughtWorks jest zarządzanie projektami wewnętrznymi oraz projektami klientów.

W następstwie spotkań stacjonarnych w ramach planowania projektu odbywających się w biurze ThoughtWorks lub na miejscu u klienta otrzymywano pakiet karteczek na ścianie lub kilka pomysłów zapisanych na tablicy. Zespół firmy preferował tego rodzaju burzę mózgów i taką formę współpracy, dlatego firma poszukiwała odpowiedniego rozwiązania cyfrowego, gdy nagle wszyscy zaczęli pracować zdalnie.

To właśnie Trello stało się taką cyfrową tablicą i przestrzenią roboczą, w której zespoły firmy mogły tworzyć mapy planów projektów, zadań oraz osie czasu, a następnie z łatwością przypisać do nich właścicieli oraz udostępnić kontekst potrzebny do ich wykonania.

„Nawet po powrocie do wspólnego biura, mało prawdopodobne jest, że zaczniemy z powrotem korzystać z tablic fizycznych. Wiele osób w firmie docenia teraz zalety współpracy w środowisku cyfrowym i jej integracyjny charakter. Każdy może udostępniać kontekst i informacje za pośrednictwem Trello, bez względu na to, czy znajduje się w biurze, w domu czy w terenie u klienta” — wyjaśnia Sumeet Moghe.

Na przykład Sumeet odpowiadał za proces planowania jednego z wydarzeń w ThoughtWorks o nazwie Converge. Z uwagi na pandemię COVID-19 firma musiała naturalnie zmienić plany i przenieść wydarzenie do Internetu. Zdecydowano się wykorzystać Zoom do przeprowadzenia imprezy oraz Trello do jej zaplanowania. Tablicę wydarzenia skonfigurowano w stylu Kanban, czyli w formie list umożliwiających śledzenie i realizację zadań. Kanban to metoda wizualizacji pracy mająca na celu ograniczenie liczby prac w toku i zmaksymalizowanie wydajności. To proces ciągłego doskonalenia przepływu i jakości pracy. Środowisko Kanban dopuszcza możliwość rozbudowanej personalizacji, a dzięki interfejsowi i funkcjom Trello zespoły mogą zwizualizować tę elastyczność i z łatwością dostosowywać się do wszelkich zmian.

Wzmacnianie poczucia wspólnoty za pomocą Trello

Wszystkie biura ThoughtWorks zostały zamknięte, dlatego zespoły z każdego regionu szybko wymyśliły własny sposób, aby pozostać w kontakcie i stworzyć namiastkę prawdziwego biura w sieci. Firma zawsze była rozproszona, ale jak przedstawić nowych członków zespołu czy zebrać ludzi na spotkaniu przy kawie lub torcie urodzinowym w świecie wirtualnym?

Pracownicy ThoughtWorks samodzielnie wypracowali rozwiązanie. I raz jeszcze odpowiedzią na ich problem okazało się Trello.

„Trello stało się miejscem kontaktów społecznych. Na przykład zespół w Brazylii wykorzystuje tablicę Trello do monitorowania urodzin, aby jego członkowie mogli je uczcić, co stwarza poczucie wspólnoty, gdy nie da się być fizycznie razem” — wyjaśnia Marina Rodrigues Moschetta, Product Owner w ThoughtWorks.

ThoughtWorks wykorzystuje Trello nie tylko do obchodzenia urodzin i innych uroczystości, ale także do udostępniania informacji na temat tego, co dzieje się w organizacjach mających siedziby w różnych regionach. Każdy ma dostęp do tablic, co znacznie poprawiło przejrzystość i integrację wszystkich pracowników.

Zespoły kadrowe i rekrutacyjne również z powodzeniem przekształciły swoje procesy na cyfrowy przepływ pracy w Trello. Nawet gdy organizacja zaczęła przechodzić na w 100% zdalny model pracy z początkiem 2020 roku, zespoły te wykorzystywały Trello do zatrudniania i wdrażania nowych pracowników oraz zarządzania całym procesem. Zamiast przesuwania dat rozpoczęcia, po prostu zorganizowano proces wdrażania w Trello.

Tablicę przeznaczoną do wdrażania — nazwaną „Pierwszy rok pracy” — wykorzystuje się do powitania nowego pracownika i udostępnienia nowej osobie informacji oraz kontekstu na temat zasad pracy w ThoughtWorks, przedstawienia członków zespołu oraz zaprezentowania projektów, nad którymi nowa osoba będzie pracować. Na tablicy znajdują się różne listy o charakterze informacyjnym i wykonawczym. Lista „Informacje ogólne o tablicy” zwiera informacje na temat sposobu korzystania z tablicy, oczekiwań stawianych przed nowo zatrudnioną osobą w pierwszym roku pracy oraz łącza do zasobów. Kolejna lista zatytułowana „Tydzień 1 — lista kontrolna” służy do wdrażania nowego pracownika i przypisania mu zadań, które pozwolą rozpocząć pracę w ThoughtWorks. Każda karta na liście ma postać listy zadań do wykonania, a zaawansowane listy kontrolne zawierają szczegółowe informacje potrzebne do wykonania każdego z zadań. Dostępne są również listy „Aktywności w toku” oraz „Cele”. W pierwszym roku pracy pracownika są one regularnie używane i aktualizowane, a karty zrealizowanych zadań trafiają na listę „Gotowe”.

Przyszłość współpracy firmowej

Choć biura są już bezpiecznie otwierane, a firma w dalszym ciągu pracuje w modelu hybrydowym, zespół ThoughtWorks spodziewa się, że pracownicy wciąż będą współpracować głównie za pośrednictwem narzędzi cyfrowych i w ten sposób omawiać pomysły oraz komunikować się ze sobą.

Jeśli zapewni się zespołom wsparcie, narzędzia i zaufanie, umożliwiając im samodzielne zarządzanie i organizowanie pracy, są one w stanie osiągać wspólnie wspaniałe cele. Choć ThoughtWorks jest firmą, która od dwudziestu lat optymalizowała swoje procesy pracy zdalnej, wciąż udaje jej się odkrywać nowe i innowacyjne sposoby wykorzystywania narzędzi cyfrowych do współpracy do realizowania zadań z innymi, obsługiwania klientów i podtrzymania poczucia wspólnoty.

Bez względu na to, czy zespoły ThoughtWorks powrócą do biur czy pozostaną w domach, jedno z pewnością się nie zmieni — Trello pozostanie cyfrową przestrzenią roboczą dla pracowników ThoughtWorks niezależnie od tego, gdzie się znajdą.