Udemy usprawnia współpracę i oszczędza 2400 godzin rocznie dzięki firmie Atlassian

Początkowe trudności ze skalowaniem budzą potrzebę nowego rozwiązania

Shawn Kresal poświęcił lata, wspinając się po szczeblach organizacji rządowych i firm świadczących usługi finansowe, ale bardzo pragnął wrócić do swoich technologicznych korzeni i pracować w bardziej ekscytującej i innowacyjnej organizacji. Miał doświadczenie w informatyce, ale czuł, że nie jest na bieżąco, więc postawił na kursy online Udemy, aby podszlifować różne języki programowania (a dla czystej przyjemności także lekcje gry na fortepianie).

Za pośrednictwem Udemy Shawn odkrył na nowo nie tylko swoją miłość do nauki, ale także firmę z misją, w którą wierzył: uczynienie nauki bardziej dostępną dla wszystkich ludzi na świecie. Przypadkiem w Udemy trwała rekrutacja na stanowisko pierwszego menedżera ds. programów technicznych — dokładnie takiej roli szukał Shawn. To było mu pisane.

Po dołączeniu przez Shawna do Udemy w 2019 roku, firma rozwijała się wykładniczo przez kilka lat, napędzana przez wzrost liczby szkoleń e-learningowych podczas pandemii (ktoś chętny na robienie chleba na zakwasie?) oraz coraz bardziej konkurencyjny rynek pracy. Ta szybka ekspansja zmusiła Udemy do przeskalowania swojego zespołu i infrastruktury. Pomogło to firmie nadążyć za potrzebami uczestników szkoleń i tempem innowacji, ale także stworzyło nowe wyzwania związane z koordynacją, widocznością, współpracą i wydajnością.

Aby rozwiązać te typowe problemy związane ze skalowaniem, a jednocześnie kontynuować realizację swojej wizji uczynienia nauki bardziej dostępną, firma Udemy scentralizowała zespoły w całej organizacji za pomocą narzędzi Atlassian Cloud, tworząc nowe centrum pracy zespołowej, które pomogło jej się skalować i odnieść sukces.

Unifikacja firmy Udemy za pomocą jednego systemu pracy opartego na narzędziach Atlassian Cloud

Shawn i kierownictwo uzgodnili, że rozwiązaniem początkowych problemów Udemy jest scentralizowanie pracowników, procesów i platformy. „Zgodziliśmy się przeprowadzić unifikację za pomocą rozwiązania firmy Atlassian” — wspomina Shawn. „Jest lekkie. Jest szybkie. Można z niego korzystać w miejscu pracy. A także zapewnia naszym partnerom dobrą widoczność”.

Kultura Udemy obejmuje eksperymentowanie i iterację, więc na szczęście zespoły były otwarte na zmiany. „Zrozumiano, że skoro wszyscy z tego korzystają, będzie to dla nas świetna rzecz” — mówi Shawn.

Zespół Shawna pomógł połączyć całą organizację i zbudować system pracy za pomocą narzędzi Atlassian. Wszyscy pracownicy firmy Udemy używają teraz Confluence Cloud Premium jako przestrzeni roboczej do współpracy i pojedynczego źródła rzetelnych informacji. Zespoły produktowy i inżynierski wykorzystują Jira Cloud Enterprise do współpracy z interesariuszami nietechnicznymi podczas opracowywania i konserwacji produktów Udemy. Programiści używają Jiry również do zarządzania aplikacjami biznesowymi w całej firmie.

W większości firm gdy czegoś potrzebujesz, dzwonisz i wysyłasz wiadomość e-mail i 1800 wiadomości Slack” — wyjaśnia Shawn. Tutaj tego nie ma. Wszystko odbywa się za pośrednictwem Atlassian”.

Dodaje, że współpraca między zespołami stała się nieskończenie łatwiejsza teraz, gdy wszyscy korzystają z jednej platformy. „Jeśli trzeba zaangażować w projekt cztery zespoły, wystarczy je otagować. Następnie spotykają się one i otagowują swojego inżyniera, projektanta lub badacza”.

Zespoły nadal mają autonomię w wyborze sposobów pracy, ale każdy musi śledzić swoje cele i elementy harmonogramu w Jirze i Confluence w celu scentralizowanego raportowania. Poprawiło to widoczność i poczucie odpowiedzialności, jednocześnie oszczędzając znaczną ilość czasu.

„Za pośrednictwem Confluence śledzimy wszystkie nasze projekty techniczne, ich postępy i podsumowania OKR. Wyeliminowało to około 500–600 godzin spotkań” — zapewnia Shawn. „Kiedyś co kwartał odbywaliśmy długie spotkania z udziałem 80 osób, co było niezwykle kosztowne. Powiedzieliśmy więc sobie: „przyjmijmy nasz odważnie eksperymentalny sposób myślenia i na kwartał odwołajmy wszystkie te spotkania”. Zasadniczo zautomatyzowaliśmy cały proces za pomocą kilku niestandardowych pól w Jirze i raportowaniu w Confluence, co jest moim zdaniem niesamowite. Wszyscy mówili: „o mój Boże, to fantastyczne!”

Unifikacja za pomocą platformy Atlassian Cloud pomogła również oszczędzać czas i ograniczyć stres podczas dołączania nowych osób do firmy i zmian w zespołach projektowych. „W naszym dziale inżynierskim każdego dnia pracuje ponad 400 osób. Każda z nich może być w czterech lub pięciu tymczasowych zespołach projektowych. Jak za tym nadążyć? Teraz jest jedno centralne miejsce. Za każdym razem, gdy powstaje nowy zespół, po prostu zapraszają mnie na platformę Slack, a ja poświęcam minutę na dodanie nowego zespołu” — dodaje Shawn. „Wcześniej zaczynaliśmy odczuwać ciężar skali naszego zespołu. Teraz dzięki Atlassian korzystamy z bardzo uproszczonego procesu”.

Marketing przyłącza się do ruchu na rzecz widoczności i poczucia odpowiedzialności

Dr Genefa Murphy, dyrektorka ds. marketingu, dodaje, że połączenie pracowników firmy Udemy za pomocą Jiry, Confluence i Loom zmieniło zasady gry zarówno dla zespołów technicznych, jak i biznesowych.

„Posiadanie centralnego miejsca, w którym każdy może zebrać informacje, opracować treści i otrzymać informację zwrotną, było nieocenione. Możemy wchodzić w interakcje z naszymi zespołami produktowymi za pośrednictwem Jiry, ale nawet jeśli nie masz dostępu, i tak możesz zobaczyć to, czego potrzebujesz dzięki filtrom i pulpitom Jiry, które przechodzą do Confluence. To miało ogromne znaczenie dla poprawy widoczności i wzrostu poczucia odpowiedzialności. Niektórzy członkowie naszego zespołu korzystają również z filmów Loom, aby skalować udostępnianie informacji i zapewnić pracownikom możliwość powrotu i odwoływania się do nich, gdy jest to potrzebne”.

„Otrzymaliśmy świetne opinie z marketingu” — dodaje Shawn. „Ile osób muszą poprosić, aby zobaczyć cały harmonogram zespołu inżynierskiego lub pulpit z bieżącymi projektami? Ani jednej. Mogą obsłużyć się sami. Miało to ogromne znaczenie dla odblokowania naszych marketingowców i zapewnienia im lepszej widoczności”.