Cel jest wart podróży: oszczędności, szybkość i satysfakcja dzięki migracji firmy WillowTree do chmury

Po płynnej migracji do Confluence Cloud zespół WillowTree był jeszcze bardziej optymistycznie nastawiony do przeniesienia do chmury największego i najczęściej używanego w firmie rozwiązania, Jira Software. Działy kreatywny i IT wykorzystują to oprogramowanie do sprawnego projektowania i opracowywania produktów. Podobnie jak miało to miejsce w przypadku przygotowań związanych z migracją do Confluence Cloud, zespół ds. migracji wyczyścił dane serwerowe, przeprowadził ich mapowanie do nowej instancji i skontrolował aplikacje, aby mieć pewność, że do chmury trafią tylko te najważniejsze z nich i najczęściej używane. Część aplikacji wykorzystywanych w ramach rozwiązania Server nie wymagało migracji, gdyż oferowane przez nie funkcje były natywnie dostępne w systemie Atlassian Cloud (na przykład JSU Automation Suite).

Kenneth dodaje, że jego zespół bardzo często komunikował się z pracownikami, dzięki czemu wiedzieli oni dokładnie, co się działo, kiedy i dlaczego, a także co powinni zrobić po zakończeniu migracji. Komunikacja pomogła też w skoordynowaniu kalendarzy i przeprowadzeniu migracji w odpowiednim momencie — tak, aby użytkownicy końcowi nie odczuli problemów.

Przygotowania zespołu WillowTree po raz kolejny się opłaciły. „Nie było zbyt wiele elementów do faktycznej migracji” — mówi Kenneth. „Nie była ona skomplikowana. Najważniejszą częścią procesu okazały się przygotowania i rozwiązywanie problemów — udostępnianie i dbanie o poprawne działanie łączy”.

Od wdrożenia firma WillowTree korzysta z kilku funkcji i aplikacji dostępnych tylko w chmurze, w tym z narzędzi do planowania przyrostu programu, a także z szybszej obsługi i bardziej nowoczesnego środowiska użytkownika, natywnej aplikacji JSU Automation Suite do zarządzania przepływami pracy w chmurze oraz zaawansowanych schematów uprawnień. Zespół dodał również rozwiązanie Jira Service Management Cloud i skonfigurował centra obsługi z zakresu IT, bezpieczeństwa, zarządzania kadrami i globalnego wsparcia. Dzięki temu rozszerzonemu pakietowi rozwiązań opartych na chmurze cała firma może działać z większą wydajnością i w sposób bardziej oparty na współpracy, co przekłada się na sprawniejsze i ulepszone dostarczanie produktów i świadczenie usług klientom.

Cztery wskazówki dotyczące płynnej migracji

Po przeanalizowaniu przeprowadzonej migracji Kenneth przygotował wraz ze swoim zespołem cztery kluczowe porady dla innych osób rozważających przejście na rozwiązania chmurowe.

1. Połącz działania związane z migracją, aby „zoptymalizować i przenieść” wszystkie elementy jednocześnie.
Zespół WillowTree zdecydował się na migrację rozwiązań po kolei, ale gdyby mógł cofnąć czas, zrobiłby to inaczej. „Migracja fragmentaryczna spowodowała pewne problemy, jak choćby ten ze zduplikowanymi polami wymagającymi scalenia” — przyznaje Kenneth. „W pewnym sensie sami byliśmy sobie winni. Jeśli masz taką możliwość, korzystaj wielokrotnie z instancji testowych aż do wyeliminowania błędów. Następnie przeprowadź migrację wszystkich elementów naraz. Zadbaj o to, aby mieć gotowy do działania zespół, który w razie potrzeby rozwiąże problemy”.

2. Zbadaj proaktywne rozwiązania unikatowych wyzwań.
Każda firma ma swoją niepowtarzalną konfigurację i dostosowane do indywidualnych potrzeb elementy, które mogą zwiększyć złożoność migracji. Na przykład w przypadku jednej z aplikacji migracja danych z serwerów do chmury okazała się bardziej skomplikowana, niż spodziewał się zespół WillowTree. W celu rozwiązania tego problemu firma opracowała niestandardowy skrypt. Kenneth zaleca dostosowanie harmonogramu pod kątem tego rodzaju potencjalnych nieoczekiwanych problemów oraz współpracę w zakresie rozwiązań z firmą Atlassian lub inną doświadczoną w podobnych kwestiach organizacją.

3. Jak najczęściej wyjaśniaj kto, gdzie, kiedy i dlaczego, a także na co należy się przygotować.
Dla zespołu WillowTree priorytetowe traktowanie przejrzystości procesu migracji miało ogromne znaczenie. „Zalecamy jak najczęstsze komunikowanie się z całym personelem. Mamy kanał Slack, na którym publikujemy najnowsze informacje na temat narzędzi Jira i Confluence, co pozwala nam określić oczekiwania i rozwiązać problemy. Dzięki temu uniknęliśmy niespodzianek” — mówi Kenneth.

4. Pokaż, w jaki sposób korzystać z rozwiązań chmurowych, za pomocą dokumentacji i szkoleń.
W efekcie pracownicy firmy WillowTree byli zadowoleni z procesu migracji i ulepszeń opartych na chmurze. Kenneth przyznaje jednak, że gdyby mieli z góry zapewnione większe wsparcie, przejście byłoby jeszcze bardziej sprawne i prostsze. „Nie mieliśmy wiele dokumentacji” — mówi. „Tymczasem powinniśmy byli opracować więcej zasobów dla pracowników, aby pomóc im w nauce obsługi nowych rozwiązań”.

Praca, która ma znaczenie

Chociaż patrząc na proces z perspektywy czasu, Kenneth i jego zespół zrobiliby pewne rzeczy inaczej, cała migracja okazała się prostsza niż oczekiwali — i zdecydowanie warta zachodu. Teraz zespół WillowTree czerpie korzyści z oszczędności, działa szybciej, a także jest zadowolony z solidnego, zintegrowanego pakietu rozwiązań opartych na chmurze.

Kenneth i jego zespół cieszą się z zaoszczędzonego czasu i obniżenia kosztów w wyniku usprawnienia działania systemu i automatycznych aktualizacji. „Uzyskaliśmy już oszczędności dzięki optymalizacji wykorzystania aplikacji i dodatków. Dobrze było też rozdzielić koszty na poszczególne miesiące, zamiast płacić raz w roku” — przyznaje Kenneth. „Wcześniej musieliśmy też prosić o aktualizacje, wykonywać kopie zapasowe bazy danych i postępować zgodnie z przestarzałymi procedurami. Teraz dzięki chmurze mamy stały dostęp do aktualnych danych i tego, co najlepsze. Zajmuje to bardzo mało czasu i nie musimy robić nic więcej. Wszystko po prostu działa”.

Jeszcze bardziej korzystne niż usprawnienia po stronie backendu były zmiany związane z frontendem. Kenneth był mile zaskoczony pozytywnymi opiniami pracowników o wydajności systemu. „Zespół bardzo sobie chwalił wydajność systemu i wrażenia z jego obsługi” — zaznacza. „W chmurze wszystko przebiega sprawniej: logowanie, wyszukiwanie, wczytywanie stron, zapytania API — i nie tylko. Od zespołu słyszymy też, że interfejsy rozwiązań Jira Cloud i Confluence Cloud są znacznie lepsze — bardziej eleganckie, szybsze i przyjazne dla użytkownika. Użytkownicy korzystają z nich chętniej niż wcześniej, a to ma kluczowe znaczenie”.

Właśnie to jest dla firmy WillowTree najważniejsze: dbanie o zadowolenie zespołu, gdy wykonuje on znaczącą pracę. Zakładając, że zadowoleni pracownicy to zadowoleni klienci, firma robi wszystko, aby wspierać obie te grupy. „WillowTree to najlepsza firma, w jakiej pracowałem” — mówi Kenneth. „Dbają o nas, słuchają nas i robią wszystko, aby każdy czuł się zadowolony i wysłuchany”. Produkty Atlassian Cloud to dla firmy WillowTree kolejny sposób dotrzymania obietnicy i realizacji przyjętej misji.