Samouczek, który przygotujesz, będzie stanowił podstawowe źródło informacji dla członków zespołu — i firmy — na temat rozpoczynania zadań, eliminowania problemów i szybszej realizacji projektów. Choć jako ekspert dobrze wiesz, jak wykonać tę pracę, poświęć chwilę na analizę procesów ze współpracownikami. Porównajcie notatki i rozważ wprowadzenie najlepszych stosowanych przez nich praktyk u siebie oraz w tworzonym dokumencie. 

Zastanów się także, jakie pytania dotyczące tego zadania są najczęściej zadawane, a na jakie można odpowiedzieć wcześniej, aby uniknąć konsternacji u odbiorców, a sobie oszczędzić wprowadzania wielu dodatkowych zmian lub nie musieć poświęcać czasu na indywidualne odpowiedzi. Przykładem niech będzie samouczek dotyczący aktualizacji informacji do przelewu w portalu wynagrodzeń. Jakie pytania będą chcieli zadać przed rozpoczęciem? („Ile czasu potrwa przetwarzanie?”) Co powinni zrobić na początku? (Rejestracja w portalu i logowanie) Jak mogą oszczędzić czas? (Przygotuj kod banku i numery rachunków, ponieważ po 10 minutach bezczynności w portalu upłynie limit czasu).

Masz już zapisane wszystkie fakty i najskuteczniejsze taktyki? Czas utworzyć konspekt każdego kroku do wykonania, aby zrealizować zadanie i usunąć je z listy. Konspekt powinien być jak najbardziej szczegółowy. Precyzyjne informacje znacznie ułatwią tworzenie samouczka. Jednocześnie ogranicz liczbę kroków do 3–5, aby odbiorca nie miał wrażenia, że proces jest czasochłonny.

Pamiętaj, że niektórzy przyswajają informacje czytając, inni patrząc, inni słuchając, a jeszcze inni stosują wszystkie te metody. Podczas tworzenia konspektu dodaj notatki dotyczące ilustracji, grafik i filmów lub zrzutów ekranu, które masz lub musisz przygotować, aby uatrakcyjnić instrukcje.

Materiały wizualne zwiększają atrakcyjność treści i ułatwiają czytanie samouczka. Pomocna jest tu biblioteka zasobów kreatywnych. Jeśli jej nie masz, skontaktuj się z zespołem kreatywnym, firmami zewnętrznymi i wszystkimi, którzy mogą pomóc w przygotowaniu oraz zgromadzeniu materiałów. Wskazówka: materiały możesz także przygotować samodzielnie dzięki wielu bezpłatnym wtyczkom przeglądarek do wykonywania zrzutów ekranu lub narzędziom do projektowania online. 

Zgromadź także łącza do wszystkich treści istotnych dla danego procesu (np. harmonogram płatności), które nie są bezpośrednio związane z przebiegiem procesu, ale mogą być przydatne.

Konspekt jest solidnie przygotowany i zawiera wszystkie istotne Twoim zdaniem kroki. Teraz pora sprawdzić, czy coś nie zostało pominięte lub czy jakiś krok nie wymaga dodatkowych wyjaśnień. Przedstaw konspekt osobie zaznajomionej z procesem, aby zobaczyć, czy może coś dodać.

Przekształć konspekt w docelowy samouczek, korzystając z szablonu Confluence. Gdy wersja robocza będzie zadowalająca, przedstaw ją osobie, która zupełnie nie zna procesu, i poproś o wykonanie procedury. Wszystko poszło gładko, czy miała problemy? Na jakim etapie? Doprecyzuj instrukcje w miejscu wystąpienia problemu. 

Czas na publikację! Twój samouczek jest ogólnie dostępny, wskazuje innym użytkownikom sposób działania i rozwiązuje ich problemy, a Ty nie musisz ciągle odpowiadać na te same pytania. Mimo rzetelnego zebrania informacji i testowania, niektóre osoby w firmie nadal mogą mieć pytania lub wątpliwości.

Wyjątkową zaletą pracy w Confluence jest to, że treść jest dostępna dla wszystkich. Każdy może dodać komentarz w miejscu, gdzie potrzebuje dodatkowej pomocy. Ponadto Confluence pozwala na dowolną edycję treści, aby dokument był atrakcyjny. Możesz wprowadzać aktualizacje i modyfikować dokumenty stosownie do potrzeb zespołu i wprowadzanych zmian procedur.