Na diagnozę pre-mortem zaplanuj od 60 do 90 minut. To niewiele, dlatego warto przypisać uczestnikom z wyprzedzeniem zadanie domowe, aby każdy pojawił się przygotowany, a dyskusja była produktywna. To pozwoli możliwie najlepiej wykorzystać ten czas. W sekcji Przygotowanie można znaleźć pytania do przemyślenia, które warto zadać zespołowi przed spotkaniem. Następnie w trakcie spotkania zacznijcie od przeanalizowania odpowiedzi, co pozwoli rozpocząć pracę z otwartym umysłem gotowym na nowe pomysły. 

Większa część szablonu stanowi ogólną agendę (od sesji burzy mózgów do etapów planowania), na podstawie której można zorganizować strukturę spotkania w celu diagnozy pre-mortem. Zacznij od szybkiego omówienia planowanego projektu oraz podkreślenia wagi sesji diagnostycznej pre-mortem. W sekcji Omówienie projektu szablonu przewidziano miejsce na odnośnik bezpośrednio do plakatu dotyczącego projektu przygotowanego przez zespół w celu uzyskania dodatkowego kontekstu. Zorganizowanie tego etapu w ten sposób sprawi, że każdy od początku będzie na bieżąco, co oznacza że dyskusja będzie jeszcze bardziej owocna.

Znaczna część spotkania będzie poświęcona burzy mózgów na temat potencjalnych obszarów ryzyka i możliwości. Podziel zespół na dwie grupy — niech jedna z nich przyjrzy się projektowi z perspektywy „szklanki do połowy pełnej”, zastanawiając się, co może zadecydować o jego sukcesie, a druga z perspektywy „szklanki do połowy pustej”, analizując czynniki, które mogą doprowadzić do niepowodzenia projektu. Każda grupa dysponuje własną tabelą w sekcji Burza mózgów, w której zapisze listę członków zespołu należących do grupy, zanotuje potencjalne mocne strony i pułapki (w zależności od przydzielonej perspektywy) i pogrupuje pomysły tematycznie.

W ciągu 20-minutowej burzy mózgów każda grupa wpadnie na mnóstwo pomysłów. Przyjdzie wtedy czas na zebranie zespołu i przedstawienie stanowisk. Niech jedna osoba z każdej grupy podsumuje poruszone tematy i zagadnienia. Poinformuj wyraźnie, że ma to na celu zainicjowanie otwartej dyskusji. Członkowie zespołu powinni zadawać pytania wyjaśniające, a nawet poddawać w wątpliwość różne pomysły lub założenia. Po przedstawieniu wszystkich pomysłów członkowie zespołu mają 5 minut, aby zagłosować na trzy najważniejsze potencjalne niepowodzenia i trzy najważniejsze potencjalne sukcesy. Członkowie zespołu mogą łatwo oddawać swoje głosy, kopiując zielony symbol zaznaczenia z szablonu i wklejając go do wybranych tematów w tabeli Burza mózgów.

Po oddaniu wszystkich głosów powstanie lista najważniejszych obszarów ryzyka i możliwości. Jednak w diagnozie pre-mortem nie chodzi o reakcję, tylko o prewencję. Jakie kroki podejmiesz, aby zagwarantować powodzenie i uniknąć zagrożeń? W sekcji Przygotowanie planu szablonu ustal konkretne działania, przypisz członków zespołu (pamiętaj o użyciu @wzmianek wobec nich) oraz terminy realizacji. Wykonanie tych kroków pozwoli przenieść wnioski z diagnozy pre-mortem ze sfery hipotetycznej do obszaru działania.