Określ warunki, korzystając z górnej tabeli szablonu, w której znajdą się szczegóły nowego produktu lub funkcji. Jaka jest docelowa data wprowadzenia? Jaki jest bieżący stan? Kto jest w podstawowym zespole? Można wpisać „/data”, aby szybko dodać docelową datę wprowadzenia, „/jira” w celu bezpośredniego połączenia z epikami użytkownika lub zgłoszeniami Jira i dodać wzmiankę @mention dla członków zespołu w celu ich informowania.

Nowego produktu lub funkcji nie wprowadza się bez celu (a przynajmniej nie powinno się tak robić). W sekcji szablonu Cel krótko wyjaśnij, w jaki sposób projekt wspiera realizację większych celów organizacji. Zasadniczo chodzi o to, z jakiego powodu powstaje ta nowa funkcja lub produkt. Następnie w tabeli Wskaźniki sukcesu wymień określone cele dotyczące produktu lub funkcji, a także wskaźniki służące do monitorowania sukcesu. Może na przykład chodzić o uproszczenie obsługi, a sukcesem będzie podniesienie wskaźnika zadowolenia klientów o co najmniej 15%.

Ten produkt lub ta funkcja to całkowita nowość, co oznacza, że nie masz wielu informacji do wykorzystania. Przyjęto jednak pewne założenia, co może bardzo ułatwić określenie kolejnych kroków. W sekcji szablonu Założenia zapisz wszelkie założenia dotyczące użytkowników, ograniczeń technicznych i celów biznesowych. Czy uważasz, że większość użytkowników będzie korzystać z tej funkcji na tablecie? Zapisz te informacje tutaj. 

Uwzględniając te założenia, skorzystaj z tabeli Opcje do określenia wszystkich uwzględnionych wymagań produktowych. Jeśli większość użytkowników będzie korzystać z tej funkcji na tablecie, jednym z wymagań będzie zapewnienie działania na urządzeniach mobilnych. Oprócz określenia samych wymagań w tej tabeli można także zapisać historie użytkowników (np. Jan jest menedżerem projektu, który chce sprawdzić postępy zespołu, będąc na dworcu kolejowym), określić poziom ważności, zapisać zgłoszenia Jira i inne przydatne uwagi.

Opracowanie nowej funkcji lub nowego produktu to bardzo złożony proces, dlatego warto skonsolidować informacje, aby wszyscy mieli do nich dostęp w jednym miejscu i mogli je w razie potrzeby wykorzystać. W tej sekcji formularza można dodać makiety, schematy lub projekty wizualne związane z określonymi wymaganiami produktowymi. Umieszczenie tych wszystkich elementów w jednym miejscu zapewnia wszystkim informacje w odpowiednim kontekście.

Czasami proces wprowadzania nowej funkcji lub nowego produktu wygląda jak niekończąca się seria pytań. Znajdujesz odpowiedź na jedno, a pojawia się pięć kolejnych. W tej tabeli można je zapisać, gdy tylko przyjdą Ci na myśl (na przykład jak poinformować użytkowników o nowej funkcji?), dzięki czemu nie utracisz nad nimi kontroli. Kiedy uda się znaleźć właściwą odpowiedź, dostępne jest miejsce na jej zapisanie wraz z datą, co umożliwia monitorowanie postępów i rozwoju produktu. 

I wreszcie coś, co przyprawia nas o dreszcze: „scope creep”, czyli rozpłynięcie się zakresu projektu. Jednym ze sposobów na przeciwdziałanie temu jest aktywne działanie. Ostatnia sekcja tego formularza służy do zapisania informacji będących poza zakresem funkcji lub wprowadzenia. Należy ją wypełnić jak najdokładniej (i uzupełniać w miarę postępów), aby wszystkie osoby zaangażowane znały sytuację.