Praca nad przejęciem przebiega sprawniej, jeśli wszystkie ważne informacje o firmie znajdują się w jednym miejscu. Ponadto wskazanie najważniejszych osób do kontaktu odpowiedzialnych za różne aspekty przejęcia i systemy ułatwia organizację zespołowego aspektu przedsięwzięcia.

Podziel różne fazy przejęcia na części, aby zespół miał dostęp do najważniejszych informacji, takich jak terminy, działania, które należy podjąć, czy aktualny status. Zrozumienie elementów składających się na każdą część projektu, od planowania zasobów z uwzględnieniem różnych ról i obowiązków po planowanie rozpoczęcia i integracji, ułatwi zapewnienie wszystkim dostępu do aktualnych informacji.

Najważniejsze elementy przejęcia w procesie QTC to wyznaczenie osób odpowiedzialnych za kierowanie poszczególnymi zadaniami oraz realnych dat przeglądu dokumentów i omówień, a także kwestie związane z integracją w kontekście zarządzania.