В результате использования продуктов Atlassian компания Udemy открыла возможности для совместной работы сотрудников и сэкономила 2400 часов за год

Трудности роста и масштабирования требуют новых решений

Шон Крезал годами поднимался по служебной лестнице в государственных организациях и компаниях сферы финансовых услуг, но тосковал по своим технологическим корням и мечтал работать в более интересной, инновационной организации. У него был опыт работы в ИТ, однако навыки устарели, и он обратился к онлайн-курсам Udemy, чтобы освежить в памяти разные языки программирования (а также навык игры на фортепиано — просто ради удовольствия).

Благодаря Udemy Шон не только вновь обрел любовь к учебе, но и нашел компанию, миссия которой была ему близка: сделать обучение более доступным для всех в мире. По случайному совпадению, компания Udemy открыла свою первую вакансию технического руководителя программ, а Шон искал новую работу именно в такой должности. Это судьба.

После того как Шон в 2019 году присоединился к Udemy, компания росла экспоненциально в течение нескольких лет. Этому способствовал повышенный спрос на дистанционное обучение во время пандемии и растущая конкуренция на рынке труда. Рост спроса заставил Udemy расширить свою команду и инфраструктуру. Благодаря этому компания смогла идти в ногу с потребностями учащихся и темпами инноваций, но также столкнулась с проблемами в отношении согласованности, прозрачности, совместной работы и эффективности.

Чтобы решить эти довольно распространенные проблемы масштабирования, не переставая претворять в жизнь свое видение повышения доступности обучения, команда Udemy унифицировала работу всех отделов компании с помощью облачных инструментов Atlassian, создав новый центр командной работы, который помог масштабировать бизнес и добиться успеха.

Объединение процессов Udemy в единую рабочую систему на основе инструментов Atlassian Cloud

Шон и руководство сошлись во мнении, что решение проблем роста Udemy заключается в централизации персонала, процессов и платформы. «Мы решили все это объединить с помощью продуктов Atlassian, — вспоминает Шон. — Они легкие и быстрые, подстраиваются под текущие рабочие процессы. Кроме того, с ними наши партнеры могут видеть, что мы делаем».

Культура Udemy поощряет эксперименты и итерации, поэтому, к счастью, команды были готовы к переменам. «Они понимали: если все объединятся, это принесет нам огромную пользу», — говорит Шон.

Команда Шона помогла объединить всю организацию и создать систему работы с помощью инструментов Atlassian. Теперь все сотрудники Udemy используют Confluence Cloud Premium в качестве единого источника достоверной информации и рабочего пространства для совместной работы. Команды по продукту и разработке Udemy используют Jira Cloud Enterprise для взаимодействия с заинтересованными сторонами нетехнического профиля. Помимо этого, ИТ-разработчики применяют Jira для управления бизнес-приложениями в компании.

«В большинстве компаний, когда вам что-то нужно, вы пишете по электронной почте, звоните по телефону и отправляете 100500 сообщений в Slack, — объясняет Шон. — У нас с этим покончено. Теперь все можно делать в Atlassian».

Он добавляет, что теперь, когда все объединены на одной платформе, командам намного проще вести совместную работу. «Если кому-то нужно задействовать в проекте четыре команды, достаточно их отметить. Затем эти команды объединяются и отмечают своего инженера, дизайнера или исследователя».

Команды по-прежнему могут самостоятельно выбирать способы работы, но для централизованной отчетности каждый должен вносить информацию о своих целях и пунктах дорожной карты в Jira и Confluence. Таким образом, компания может с легкостью отслеживать, кто за какие задачи отвечает, и экономить на этом много времени.

«Мы отслеживаем все наши технические проекты, ход их выполнения и сводки по OKR (целям и ключевым результатам) с помощью Confluence. Поэтому мы смогли сократить время совещаний примерно на 500–600 человеко-часов, — говорит Шон. — Раньше мы раз в квартал проводили долгие собрания на 80 участников, и это было ужасно дорого. Тогда мы решили: "А давайте будем смелее экспериментировать и в следующем квартале обойдемся без собраний". Невероятно, но чтобы автоматизировать практически весь процесс, нам понадобилось добавить лишь несколько пользовательских полей в Jira и настроить отчеты в Confluence. Все говорили: "Боже, это просто фантастика!"».

Перенос всех процессов на платформу Atlassian Cloud также помогает сэкономить время и снизить умственную нагрузку при адаптации новых сотрудников или смене состава проектных команд. «В инженерном отделе у нас всегда более 400 человек. Один сотрудник может входить в состав четырех или пяти проектных команд, которые периодически создаются и распускаются. Как мы справляемся с этим? Теперь у нас есть единый центр. Каждый раз, когда люди объединяются в новую команду, они просто пишут мне в Slack, и я в одну минуту завожу команду в системе, — говорит Шон. — Мы уже начинали испытывать сложности из-за многочисленности сотрудников. Теперь благодаря Atlassian управлять ими стало невероятно легко».

Маркетинг присоединяется к движению за прозрачность и подотчетность

Директор по маркетингу Дженефа Мерфи, доктор наук, добавляет, что объединение сотрудников Udemy с использованием Jira, Confluence и Loom радикально изменило работу как технических, так и бизнес-команд.

«Иметь единый центр, где каждый может получать информацию, набрасывать варианты контента и видеть обратную связь, — это бесценно. Мы можем взаимодействовать с нашими командами по продуктам в Jira, но даже если у кого-то нет доступа, все равно можно найти нужную информацию с помощью фильтров и панелей управления Jira, доступных в Confluence. Это играет огромную роль в повышении прозрачности и ответственности. Некоторые из участников нашей команды также используют видеоролики Loom для более качественного обмена информацией, чтобы другие могли возвращаться к ним и ссылаться на них в любое время».

«Мы получили отличные отзывы от отдела маркетинга, — добавляет Шон. — К скольким коллегам они должны обратиться., чтобы получить доступ к полной дорожной карте разработки или дашбоарду текущих проектов? Да ни к кому. Теперь они могут все посмотреть сами. Это прекрасно, что у наших маркетологов теперь больше информации и самостоятельности».