Игра стоит свеч: экономия, скорость и удовлетворенность после миграции компании WillowTree в облако

Увидев, что миграция в Confluence Cloud прошла так гладко, компания WillowTree стала с еще большим оптимизмом рассматривать перенос в облако своего крупнейшего и наиболее используемого решения — Jira Software. Творческие и ИТ-отделы использовали Jira Software для agile-проектирования и разработки. Как и при подготовке к миграции в Confluence Cloud, команда миграции очистила данные версии Server, сопоставила их с новым экземпляром и провела аудит приложений, чтобы перенести в облако самые важные и часто используемые из них. Некоторые приложения версии Server (например, JSU Automation Suite) переносить не понадобилось, потому что такие функции уже имелись в Atlassian Cloud.

По словам Кеннета, его команда постоянно общалась с сотрудниками, чтобы они точно знали, что, когда и почему происходит и что им нужно будет сделать по завершении миграции. Это общение также помогло согласовать календари и выбрать время для миграции таким образом, чтобы не создавать проблем для конечных пользователей.

И снова подготовка WillowTree оправдала себя. «В самой миграции не было ничего особенного, — рассказывает Кеннет. — Она была несложной. Самыми важными этапами процесса оказались подготовка к миграции и устранение неполадок —предоставление пользователям доступа, обеспечение правильной работы ссылок».

С момента запуска версии Cloud компания WillowTree использует несколько облачных функций и приложений, включая дорожные карты для планирования инкрементов программы, более быстрый и современный пользовательский интерфейс, встроенное приложение JSU Automation Suite для облачных рабочих процессов и расширенные схемы прав доступа. Команда также добавила Jira Service Management Cloud и настроила службы поддержки для команд ИТ, HR, команды по безопасности и международной команды поддержки. Этот расширенный набор облачных решений позволяет повысить эффективность совместной работы в компании, а также ускорить поставку и улучшить качество продуктов и обслуживания клиентов.

Четыре совета для благополучной миграции

Вспоминая собственную миграцию, команда Кеннета сформулировала четыре важных совета для тех, кто рассматривает возможность перехода в облако.

1. Консолидируйте усилия по миграции, чтобы оптимизировать и перенести все сразу.
Компания WillowTree решила переносить по одному решению за раз, но если бы она могла вернуться назад, то действовала бы иначе. «Поэтапная миграция привела к ряду проблем, например с дублирующимися полями, которые пришлось объединять, — вспоминает Кеннет. — Эти проблемы мы создали себе сами. Если есть возможность, используйте тестовые экземпляры снова и снова, пока все не пройдет как задумано, а затем выполните миграцию за один раз. И держите наготове команду, способную справиться с любыми проблемами».

2. Заранее найдите решения уникальных проблем.
Каждая компания имеет собственную конфигурацию и индивидуальные настройки, которые могут усложнить миграцию. Например, перенос данных одного конкретного приложения из версии Server в облако оказался сложнее, чем ожидали специалисты WillowTree, поэтому для решения проблемы команда создала собственный скрипт. Кеннет рекомендует заложить в план время на такие непредвиденные проблемы и сотрудничать в поиске решений с Atlassian или другими компаниями, которые сталкивались с подобными трудностями.

3. Как можно больше информируйте сотрудников: кто, где, когда, почему и чего ожидать.
Приоритет прозрачности при миграции сыграл положительную роль для WillowTree. Кеннет говорит: «Мы рекомендуем как можно больше общаться со всей организацией. У нас есть канал Slack, где мы публикуем новости о Jira и Confluence, чтобы сформировать ожидания и сгладить все недостатки. Поэтому никаких неожиданностей не было».

4. Покажите, как использовать облачные решения, с помощью документации и обучения.
В итоге сотрудники WillowTree остались довольны процессом миграции и улучшениями в версии Cloud. Кеннет признает, что, если бы на начальном этапе поддержки было больше, переход стал бы еще более беспроблемным и легким для всех. «У нас было не так много документации, — говорит он. — Следовало создать больше ресурсов для сотрудников, чтобы научить их, как действовать».

Работа над тем, что по-настоящему важно

Хотя кое-что команда Кеннета теперь сделала бы по-другому, в целом процесс миграции оказался проще, чем они ожидали, и стоил затраченных усилий. Теперь сотрудники WillowTree наслаждаются экономией, скоростью и испытывают удовлетворение от работы с надежным интегрированным набором облачных решений.

Команда Кеннета довольна экономией времени и средств, которую дают оптимизированная система и автоматические обновления. «Мы уже сэкономили деньги, оптимизировав использование приложений и аддонов. К тому же приятно распределять расходы по месяцам, а не платить сразу за год, — говорит Кеннет. — Раньше нам приходилось запрашивать обновления, создавать резервные копии базы данных и действовать по старинке. Теперь, благодаря облаку, мы всегда получаем все самое новое и лучшее. Это делается в одно мгновение, и нам не нужно ни о чем беспокоиться. Все просто работает».

Еще больше улучшений в серверной части команду порадовали улучшения в клиентской. Кеннет был приятно удивлен положительными отзывами сотрудников о производительности. «Команда очень положительно отзывается о производительности и интерфейсе, — отмечает он. — В облаке все работает быстрее: вход в систему, поиск, загрузка страниц, запросы к API и многое другое. Кроме того, участники команды считают, что пользовательские интерфейсы Jira Cloud и Confluence Cloud значительно выигрывают благодаря своей компактности, скорости и удобству. Сотрудникам нравится с ними работать, а это главное».

Именно это особенно важно для WillowTree: поддерживать удовлетворенность команды при выполнении важной работы. Компания считает, что у довольных сотрудников довольны и клиенты, поэтому делает все возможное, чтобы поддержать обе стороны. «WillowTree — лучшая компания, в какой мне доводилось работать, — считает Кеннет. — Здесь к нам относятся внимательно, прислушиваются и делают все возможное, чтобы все были довольны и услышаны». С помощью продуктов Atlassian Cloud компания WillowTree нашла еще один способ сдержать обещание и выполнить свою миссию.