Перезагрузка ритуалов в действии
Эта команда использовала Mural для аудита и визуализации действий во время собрания в Zoom.
С помощью улучшения Trello Voting эта команда провела голосование о том, какие ритуалы сохранить, какие улучшить, а какие убрать.
Эта команда документирует последующие действия и назначает владельцев в конце собрания с помощью Confluence.
Что вам понадобится
Удаленно
Видеоконференция с возможностью демонстрировать экран
Цифровой инструмент для совместной работы (см. шаблоны)
Очно
Пространство для собрания
Доска или большой лист бумаги
Маркеры
Стикеры
Стикеры для голосования
Таймер
Дополнительные шаблоны
Шаблоны Atlassian
Инструкции по проведению этого сценария
1. Подготовьтесь 10 мин
Если команда проводит сценарий удаленно, сначала создайте документ для совместной работы, например доску Trello (см. шаблоны выше). Если команда собирается очно, приготовьте большой лист бумаги или магнитно-маркерную доску.
Создайте 4–5 столбцов для временных интервалов, разместив их по мере возрастания слева направо (т. е. «Ежедневно», «Еженедельно», «Каждые две недели», «Ежемесячно», «Ежеквартально» и т. д.). Затем создайте строки или метки с надписями «Вся команда» и «Часть команды».
Наконец, создайте новую таблицу или группу списков и озаглавьте их «Сохранить», «Улучшить» и «Убрать».
Перед началом совещания назначьте одного человека, который будет документировать результаты и вести список задач.
ПОДСКАЗКА: СВИСТАТЬ ВСЕХ НАВЕРХ
Пригласите участников команды, которые часто работают вместе, включая менеджеров. Перезагрузка после собрания принесет больше пользы, если в обсуждении примет участие вся команда.
2. Заложите фундамент 10 мин
Задайте основные правила собрания.
- Не может быть правильных или неправильных ответов
- Всегда исходите из того, что у человека благие намерения.
Озвучьте цель сценария: изучить обычные рабочие ритуалы команды и решить, какие из них необходимо сохранить, улучшить или убрать.
Затем дайте определение понятию «ритуал» и приведите несколько примеров. В широком смысле слова ритуал — это повторяющаяся активность в работе команды или организации. Вот несколько примеров:
- регулярные собрания команды;
- процесс планирования;
- сеанс общения между коллегами;
- отчет о состоянии дел для управляющего директора.
Это может быть строго рабочая активность, строго социальная или их сочетание.
Затем попросите команду подумать, что делает ритуал успешным для них? Запишите ответы в месте, которое будет доступно участникам при проведении сценария.
ПОДСКАЗКА: НАМЕРЕНИЯ
Спросите участников команды, что они надеются получить от этого упражнения. Если, например, хочется сократить время собраний, вернитесь к этой цели в конце сеанса.
ПРИМЕР: УСПЕШНЫЕ РИТУАЛЫ
Узнайте, как одна команда определила успешность ритуалов.
3. Аудит 20 МИНУТ
Установите таймер и попросите команду молча проанализировать все ритуалы.
Если команда собралась удаленно, попросите участников добавить каждый ритуал в отдельный раздел на цифровой доске. Если команда собралась очно, попросите участников записать ритуалы на стикерах и приклеить их на доску или лист бумаги.
Просмотрите все заметки и сгруппируйте похожие ритуалы, а потом выявите любые возможные упущения.
ПОДСКАЗКА: ВАШ КАЛЕНДАРЬ
Попросите участников команды просмотреть свои календари за последние несколько недель или месяцев, чтобы освежить память.
ПОДСКАЗКА: ОРИЕНТИРЫ
В качестве ориентира предложите команде несколько категорий рабочих ритуалов: планирование спринта, развитие навыков, предоставление обратной связи, отчетность и контроль качества.
4. Проголосуйте 10 мин
Дайте участникам команды некоторое время на анализ и проголосуйте:
- Какие ритуалы следует соблюдать?
- Какие ритуалы следует улучшить?
- Какие ритуалы следует убрать?
Предоставьте каждому участнику около пяти голосов на каждый раунд.
Напомните команде о том, какое определение успешности ритуала они дали в начале сеанса.
ПОДСКАЗКА: МОДИФИКАЦИЯ
Команды могут обнаружить, что некоторые собрания или отчеты перед руководством невозможно отменить. Предложите участникам трансформировать этот ритуал таким образом, чтобы он стал более эффективным, но при этом сохранил свое назначение.
5. Составьте план действий 50 МИН
По завершении голосования обсудите и задокументируйте дальнейшие действия, относящиеся к трем-пяти наиболее важным ритуалам в каждой категории.
Вот несколько наводящих вопросов.
- Как обеспечить дальнейшую эффективность основных ритуалов, которые необходимо сохранить?
- Какие действия нужно предпринять, чтобы усовершенствовать основные ритуалы, требующие улучшения? (По одному действию на ритуал.)
- Кто удалит ненужные ритуалы из календарей всех участников?
ПОДСКАЗКА: НЕ ОСТАНАВЛИВАЙТЕСЬ
Если команда не может прийти к единому мнению относительно того, как улучшить ритуал, поручите одному из участников исследовать решение после сеанса и переходите к следующему ритуалу.
ПОДСКАЗКА: @УПОМИНАНИЯ
Четко определите владельцев заданий и сроки выполнения.
Попробуйте такой формат: КТО должен сделать ЧТО и КОГДА
Последующие действия
Проверяйте выполнение
Пообщайтесь с командой 3–4 недели спустя. Посмотрите, к чему привело изменение ритуалов. Как дела у команды? Попробуйте проводить этот сценарий ежегодно, два раза в год или по мере изменения состава или обязанностей команды.
Варианты
Предварительная работа
Сократите время собрания до 60 минут, попросив участников заранее провести аудит ритуалов. Перед голосованием и обсуждением дайте команде возможность добавить все, что они могли упустить.
Изучите другие сценарии
.png?cdnVersion=2484)
От наших команд — вашим
Подпишитесь на нашу информационную рассылку и будьте в курсе новейших сценариев, советов и рекомендаций.