Lucid Software + Atlassian
我们希望将自己定位为行业的领导者。SaaS 行业的领导者基本不会使用本地解决方案。”- David Torgenson，基础设施与 IT 副总裁
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迁移到云可节省工程时间
行业
因特网与软件
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犹他州南乔丹
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30 天提高创新能力和员工幸福感：Lucid 的云迁移故事
视觉协作软件的领先提供商 Lucid Software 认为，客户满意度建立在员工幸福的基础上，因此，除了外部改进外，他们还在内部改进方面投入了大量资金。迁移到 Atlassian Cloud 有助于实现这两个目标。短短 30 天内，Lucid 和解决方案合作伙伴 Oxalis 顺利将公司内部部署的 Atlassian 工具过渡到云端，巩固了 Lucid 作为 SaaS 领导者的地位，同时大幅节省时间、提高了创新能力和员工满意度。继续阅读，详细了解他们的过渡过程和所吸取的重要经验教训。
作为现代专业人士，我们不停地听到客户为王，组织的重点应该致力于改善客户的生活。领先的视觉协作软件提供商 Lucid Software 的团队完全同意这一点，但他们对此也有着自己的想法：他们相信客户的幸福建立在员工幸福的基础上，因此，除了外部改进外，他们还在内部改进方面投入了大量资金。Lucid 迁移到 Atlassian Cloud 在两方面都是一个胜利。
多年来，该团队一直在日常工作中使用 Jira 和 Confluence 的本地部署，并定期评估他们是否以及何时应该迁移到云端。2021 年，所有迹象都表明时机已经成熟。为了巩固自己作为 SaaS 领导者的地位，Lucid 决定与客户一样在云端使用自己的产品，并提供员工期望已久的快速、安全的体验。为此，他们与解决方案合作伙伴 Oxalis 合作，以创纪录的速度完成了迁移。
在 30 天内，Lucid 和 Oxalis 完成了通常为期三到六个月的迁移。通过紧密合作，合作伙伴进行了战略权衡以快速行动，将公司的 Atlassian 产品转变为高性能、可扩展的云系统，从而提高 Lucid 的效率和效力。如今，员工节省了时间，减少了担心，从而营造了更快乐的工作环境，进而让客户更加满意。
在此过程中，Lucid 取得了重大胜利并吸取了重要的教训。以下是他们如何实现向 Atlassian Cloud 的过渡，以及他们为踏上自己的迁移之旅的中小型企业提供的重要建议。
为客户和公司展望和构建未来
Lucid 的视觉协作套件（包括 Lucidchart、Lucidspark 和 Lucidscale 产品）迎合了现代的工作和协作方式。同事可以在任何地方通过共享画布工作，以可视化几乎所有内容，而不是依靠无休止的文本流来表达观点。想想高管聚集在虚拟白板上集思广益，制定新的战略计划，或者让 DevOps 团队合作设计新的云架构的可视化设计。
2010 年 Lucid 成立时，云技术仍处于起步阶段。他们的小型团队依靠 Google Docs 进行知识共享，依靠 Mantis 进行工作单流程，但随着公司的发展，基础设施和 IT 副总裁 David Torgerson 表示，这些工具“很快就崩溃了”。他回忆说：“找不到任何东西。”“我们员工人数变多后，我们就需要一种更一致的方式来存储信息。这就是 Jira 和 Confluence 的用武之地。”
David 的团队实施了 Jira 和 Confluence 的本地部署，这在当时是 Atlassian 最受欢迎的部署方法，而整个公司很快就采用了这种部署方法。Jira 成为了他们优先处理和完成长篇故事、故事和开发任务的首选工具。他们在 Confluence 中寻找文档和路线图、运行手册、调用日志、报告等内容。
尽管许多企业在添加新技术解决方案时“设定完就忘记了”，但 Lucid 的使命是帮助客户展望和构建未来，他们对自己的公司也是采取了同样的方法。在企业内部使用 Atlassian 满足了当时的需求，但他们始终展望未来，探索优化环境的方法。
我们公司提供的价值在于推出产品功能、提升产品稳定性，并且不断创新突破。任何花费在内部工具维护上的时间都意味着机会成本损失。”
David Torgenson
基础设施与 IT 副总裁
一场“完美风暴”促使人们快速迁移到云
随着时间的推移，云技术变得越来越强大并成了行业标准，而基于服务器的工具变得更加昂贵且难以维护。插件管理起来很复杂，持续的更新必须手动实施，而且随着 Lucid 的发展，容量也在减少。
2019 年，该公司升级到 Atlassian Data Center，以减轻维护本地工具的一些运维难题，并利用更现代的体验。即使在那时，他们也知道迁移到云端是他们的最终目标，这只是时间的问题。
David 说：“我们希望将自己定位为行业的领导者。SaaS 行业的领导者基本不会使用本地解决方案。我们公司提供的价值在于推出产品功能、提升产品稳定性，并且不断创新突破。任何花费在内部工具维护上的时间都意味着机会成本损失。”
除了遵循行业最佳实践和减轻维护负担外，Lucid 还希望进行迁移，以便他们能够像客户一样使用自己的基于云的产品和 Atlassian Cloud 专属应用（这是推动共鸣和创新的宝贵步骤），同时不断改进安全性并为员工提供远程访问。
在 Lucid 每年权衡云迁移的成本和优势时，越加扩大的规模适合在 2020 年进行过渡。得益于他们多年来的所有分析，这个决定很容易。David 说，正确的理由和合适的人，在正确的时间保持一致，这“终将是一场完美风暴”。
Lucid 向解决方案合作伙伴 Oxalis 寻求帮助，因为他们希望更好地了解云的细微差别，并拥有一支经验丰富的团队来快速指导他们如何整理数据、构建安全权限以及解决复杂问题。
David 的团队对 Oxalis 在 Atlassian Cloud 迁移方面拥有深厚的专业知识表示赞赏，但也愿意承认自己需要进行更多的研究或思考。“我们知道我们之间存在差距。在我们自己启动这个过程时，尚不清楚我们面临的挑战是已知问题、预期的变化还是我们自己的理解差距。如果问题出现得很频繁或完全没遇到过，我们很快就能获得 Oxalis 团队的帮助，”David 说，“我们信任他们作为专家，因此我们能够团结起来，过滤掉不和谐的声音，协作解决真正棘手的问题。”
Lucid 的高管团队完全参与了迁移并坚守创新精神，他们向工程部门发起挑战，要求他们实现进一步推动。“我们的首席执行官一直在营造一种紧迫感——这并不是不切实际，而且确保员工始终谦逊并努力保持领先地位。于是他说，‘要在两周内完成迁移需要什么？’”
Oxalis 已经准备好迎接挑战，但告诉团队这样的迁移通常需要大约六个月的时间。在讨论进行权衡取舍后，他们商定了一个激进但可行的时间线：30天。这将会比较困难，但是通过密切合作和战略妥协，两个团队都对自己能够达到目标充满信心。
Oxalis 的执行顾问 Jake Sullivan 表示，Lucid 的“超能力”之一是围绕共同的愿景保持一致、建立信任，以达成共识并加快这一进程。David 补充说：“在内部宣扬我们的愿景有助于激发内部的激情。我们希望向终端员工传达迁移的意义，而不仅仅是说一句‘现在你正在使用云’。”
我们的目标是让员工的工作变得尽可能轻松，牢牢把握他们心中最有价值的事情 — 他们的梦想。协助每位员工做到这一点，并传递他们从中可获得的价值，这有助于解决痛点，并在建立内在激情上迈出一大步。”
David Torgenson
基础设施与 IT 副总裁
专注、验证、沟通：Lucid 在一个月内完成迁移的三大关键要素
Lucid 和 Oxalis 有着明确的愿景，即能够践行自己宣扬的内容（在云端工作）以及实现这一目标的积极时间线（30 天），因此开始为迁移做准备，只专注于转移最必要和最有价值的资产。“作为一家公司，我们决定，迁移到云比确保我们与本地环境保持 100％ 相同更为重要。这意义重大，”David 回忆说，“我们的内部理念是，如果我们不再从中获得价值，那我们就不会继续投资资源和维护。”
随着时间的推移，这种理念为 Lucid 的插件治理提供了依据。他们已经确定了哪些插件不再大量使用或移动起来太困难，这有助于 Oxalis 和 Lucid 计划云迁移。该团队不必将旧功能广泛映射到新功能，而是明确了自己想要和需要移动的内容，然后停用了其余的功能。
Atlassian 更新后的 Jira Cloud Migration Assistant 工具也派上用场，它使用户映射更加直观，为自定义字段类型提供更高级的支持，并支持跨项目看板的迁移。节省这些任务的时间意味着 Lucid 可以将更多精力放在测试上，不仅有助于避免问题，而且对于获得支持和管理组织变革也很重要。他们从组织内招募了大约 20 名测试人员，因此工程部门可以看到云环境在各种用例中的运作情况。
“Oxalis 发现，迁移试运行的节奏与 UAT 相结合，有助于人们了解 Atlassian 的本地部署和云部署之间的差异。”Jake 说，“我们能够从 Atlassian 和 Lucid 的内部文档中获取最佳资源，提前真正清楚地传达预期的结果，让员工确信他们制定了确保稳定体验的计划。”
从整个组织招募测试人员，包括云支持者和怀疑者，这有助于 Lucid 发现工具中的更多差距、弥补差距，并为部门培养拥护者和联络人。David 说：“让所有类型的用户都参与测试非常重要。例如，我们聘请了日常用户，这些用户这方面是专家，还有 SRE 团队，他们使用较少，不太熟悉。拥有各种测试人员有助于传达兴奋，而频率较低的用户和怀疑者非常擅长指出技术缺陷。”
随着 Lucid 完成几次试运行，并在几周后正式开始向云迁移，这些特意在测试和沟通方面做出的投入获得了回报。迁移是在一个周末完成的，可谓一帆风顺。“我们之前对多个实例进行了许多次试运行和 UAT 测试，因此迁移当天只发生了一个问题，我们立刻解决掉了”David 说道。
变更如此顺利，以至于几乎未向员工说明。“星期一回来上班时，多数人没有注意到变化，而这正是我们想要的。他们只是获悉自己可以通过手机访问系统了”David 说道。这让曾经对数据丢失或工作中断表示过担忧的人感到惊喜。几小时和几周后，就变得如同他们一直在使用 Atlassian Cloud 一样了。质量保障高级专员 Emma Reece 表示：“第一次听到我们要迁移到 Atlassian Cloud 时，我很担心这会影响现有的数据和工作流。而现在，我甚至想不起是什么时候迁移到云的。”
员工也喜欢 Atlassian Cloud 带来的增强体验和实用功能。产品经理 Chance Ramey 解释说：“Jira 界面设计更佳，体验也更流畅。另外，Jira 计划也带来了颠覆性改变。我们可以随着优先级的变化即时更新计划，并且更好地跟踪我们是否做好了发布准备。”
人是习惯的产物，因此改变——无论大小——经常会遇到阻力。为了获得支持、克服异议和激发兴奋，Lucid 诚实地对待员工在迁移后可能遇到的变化，并大力宣传过渡带来的优势。“我们必须传达一些挑战性信息。我们的目标是让员工的工作变得尽可能轻松，牢牢把握他们心中最有价值的事情——他们的梦想。”David 说道，“协助每位员工做到这一点，并传递他们从中可获得的价值，这有助于解决痛点，并在建立内在激情上迈出一大步。”
SRE 是我们最有潜力的团队。采用 Atlassian Cloud 后，现在他们在一周内节省了 25% 的时间。”
David Torgenson
基础设施与 IT 副总裁
节省大量时间，再加上无价的员工满意度
做出迁移决定仅 30 天后，Lucid 就在 Atlassian Cloud 上无缝工作，享受了他们多年来一直期待的速度、安全性和轻松的体验。“我们已经不再关心数据库维护、服务器维护和配置、Data Center 配置的自动化以及环境的差异。我们知道 Atlassian 会修补出现的漏洞。SRE 团队需要注意和担心的事情更少了。他们能够始终如一地管理我们的生产环境，从而减轻压力，减少他们必须进行的测试量等等。”David 说。
他的团队还在修复、扩展和中断方面节省了大量时间，其中许多需要付出努力，但并没有增加太多价值。“SRE 是我们最有潜力的团队。现在采用 Atlassian Cloud 后，他们在一周内节省了 25% 的时间。”他说道，“每月至少两次，我们十名团队成员中有一人必须停止他们正在做的事情，花五分钟到几个小时来进行修复。然后，再进行更新和修订。缩放也很难调整。这些独立任务只用了几分钟，但加起来，不但没有创造太多价值，而且经常在会议期间或周末打断我们。现在，这些活动都不需要做了。”David 解释说。
中断和繁琐的任务减少，加上更轻松的工作和协作方式，Lucid 的员工终于可以体验到与客户相同的乐趣。随着他们不断向前推进，该团队期待让 Atlassian Cloud 触手可及，Oxalis 随时提供协助，以支持员工幸福、提高工作效率并帮助客户构建未来。
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