为了充分利用这一练习，请为每个团队成员提供此模板，并给他们足够的时间来独立填写。如果他们能在一周左右的时间里填写，就能更准确地反映出他们的偏好，而不是试图一口气填完模板上的 11 行内容（涵盖多项内容，从最喜欢的格言到最大的挑战）。

在将模板分发给团队成员时，一定要说明为什么要开展这项活动。这并不是要强调员工的不足或激发他们的自我怀疑。相反，这是让大家更好地相互了解和改进协作的一种方式。

现在，您需要安排召开团队会议。提醒大家在开会时带上填写好的用户手册模板，因为这是您要谈论的主要话题。

此次会议的目的是让大家分享他们在模板中填写的内容。如果团队人数较多，可以分成几个小组，以节省时间。但如果团队人数较少，整个团队一起对话可以让所有人保持同步。每个人，包括平常不愿表露自己的偏好或期望的人，都必须分享他们在用户手册中填写的内容。

这应该是一场开放式对话。鼓励团队成员互相询问澄清问题，并就他们与对方共事的经历提供洞察信息和观察结果（前提是秉持礼貌并且专业的态度）。

用户手册只有在团队使用时才会发挥作用。您不应该在一次用心良苦的会议上讨论完用户手册后，就任由它们成为收集数字信息的工具。

将用户手册存储在安全且易于访问的位置，以便整个团队可以轻松参考。您可以在团队主页或其他内部团队文档提供这些手册的链接。手册包含大量有价值的信息，可以帮助您的团队更有效地开展合作。因此，请确保团队成员在需要时可以轻松找到相关细节。

不断发展的不仅只有您的团队，团队成员的偏好也是一样。您不能让他们被两三年前列出的信息束缚住。

每当您邀请新的团队成员时，请向他们提供此模板，并让他们与团队分享自己的详细信息。同时，您还可以让现有的团队成员有机会讨论他们自己的用户手册的任何最新更新，从而使他们始终掌握有关如何沟通和协作的最新信息。