开会的目的不是仅仅为了把大家召集在一起。要让大家乐于参与定期会议，需要明确会议目的。这样大家就会知道会议有明确的目标，不是在日历上安排出时间就行了。在每次会议开始时（无论您之前举行过多少次会议），都需要花一些时间来提供简单的概述，并解释会议的目标、主要与会者和流程。在模板的会议概述部分，记下这些详细信息，以便每个人都能通过查看过去的记录了解背景信息。

每次结束会议，您会不会面对一份冗长的待办事项清单？这很正常。实际上，这样很好，因为这意味着您在会议过程中取得了一些实质性进展。在此模板的待执行的行动事项部分中，您可以使用宏显示所有这些会议中全部待执行的行动事项。只需输入“/任务报告”，就会拉出所有未选中的待办事项，无论是来自昨天的会议还是两个月前举行的会议。确保您经常检查行动事项，以使每个人都知道仍需要做的事情。

富有成效的会议有什么秘诀？那就是“议程”。在召集大家之前，您应该对需要讨论和决定的内容有一个明确的概念。您还应提前询问与会者，他们是否有要讨论的内容。使用模板的“会议记录”部分记录会议的日期、标记与会者，然后列出您的议程项目。这将帮助您确定对话主题的优先级，让会议正常进行。

就算您记忆力超群，也很难记住每次定期会议的内容，比如做出了什么样的决策，确定了哪些任务，等等。会议记录部分的最后一列可让您记录会议的详细内容。您可以输入“/行动事项”以添加并指派任务，输入“/决策”记录在会议中做出的决策。这样一来，您再也不需要为了记住会议时间和内容而费神了。