So wurde IAG durch Optimierung und Umstellung auf Atlassian Data Center ein stärkeres, resilienteres Unternehmen

Sobald sich das Team auf einen Plan verständigt hatte, begann es zunächst, seine Serverinstanzen zu bereinigen, um Führungskräften schnelle Erfolge vorweisen zu können – insbesondere Leistungsverbesserungen und Kosteneinsparungen. Gleichzeitig achtete es darauf, nur Daten, Seiten, Bereiche und Konfigurationen zu übertragen, die unbedingt notwendig waren.

"Wir sind intelligent vorgegangen und verwendeten Datenanalysen, um zu ermitteln, was Mitarbeiter nutzten und was nicht", so Sharon. "Wir reduzierten die Anzahl der Jira-Felder um 56 %, um unsere Standardkonfiguration zu erstellen. Außerdem verringerten wir die Anzahl der Vorgangstypen um 75 % und die Zahl der Workflows um 80 %. Das war harte Arbeit, die ein gewisses Fingerspitzengefühl erforderte."

Während dieses Bereinigungsprozesses archivierte oder entfernte IAG 47 % der Jira Software-Projekte und 66 % der Confluence-Bereiche. Das ermöglichte ein reibungsloseres Upgrade und erhöhte zudem die Konsistenz und Genauigkeit der Berichtsdaten.

In der zweiten Jahreshälfte von 2020 war das Entwicklerteam dann bereit, seinen ersten Data Center-Knoten zu starten. Als sein Confluence-Upgrade kurz vor dem Abschluss stand, verschob das Team auch Jira Software schnell zu Data Center. In weniger als einem Monat waren beide Lösungen vollständig aktualisiert und zum Rollout bereit.

Während des gesamten Upgrade-Prozesses verließ sich IAG auf Jared Winter, den Technical Account Manager von Atlassian, wenn das Unternehmen Support oder Beratung auf Enterprise-Niveau benötigte. "Jared kam und passte sich sofort an unser Team und unsere Unternehmenskultur an. Die Mitarbeiter erkannten seine Kenntnisse und seine bisherige Erfahrung mit AWS sofort", sagt Sharon. "Er hat fantastische Arbeit geleistet, damit Atlassian und IAG dieses Upgrade gemeinsam erreichen konnten. Ohne ihn hätten wir es nicht geschafft."

Sofortige Verbesserungen und Vorbereitung auf die Zukunft

Nachdem IAG nun erfolgreich zu Atlassian Data Center migriert ist, können Teams im ganzen Unternehmen schneller, sicherer und kollaborativer arbeiten.

Die über 5.000 Confluence-Benutzer des Unternehmens (30 % mehr als vor zwei Jahren) nutzen die Lösung für Wissensmanagement und -austausch sowie Brainstorming, für die Verwaltung von Checklisten für Releases, die Durchführung von Post-Mortem-Analysen und die Kommunikation über verschiedene Standorte und Zeitzonen hinweg. Rund 4.000 Benutzer (45 % mehr als vor zwei Jahren) nutzen auch Jira Software, Bitbucket und Bamboo, um jede Phase des Produktentwicklungslebenszyklus zu verwalten: von Roadmapping und Sprint-Planung über Tests, Deployment und Wartung bis hin zum Portfoliomanagement.

Die automatisierte Erstellung neuer Bereiche und Projekte und die gleichzeitige Reduzierung der Konfigurationsoptionen haben den Mitarbeitern und dem Unternehmen geholfen. "Früher mussten Mitarbeiter zwei bis drei Tage warten, bis sie ein Projekt erstellen konnten. Das ist jetzt sofort möglich und über 80 % der Jira-Projekte basieren auf einer konsistenten und empfohlenen Konfiguration", erklärt Sharon. "Bei jeder Einrichtung spart unser Team jetzt 15 Minuten repetitiver Arbeiten ein. Außerdem können wir Unwichtiges ausblenden und die Tools für den zukünftigen Verwendungszweck [in der Cloud] vorbereiten." Langfristig werden sich diese 15 Minuten in weniger als einem Jahr auf über 100 Stunden addieren, die wir einsparen können.

IAG konnte dank Data Center auch Sammelberichte erstellen, mit denen das Unternehmen besser nachvollziehen konnte, welche Tools Mitarbeiter nutzen und wie. "Durch die Berichterstellung erhielten wir einen wichtigen Überblick, um die richtige Anzahl Lizenzen zu ermitteln und eine Reihe Tools außer Betrieb zu nehmen, die sich mit anderen überschnitten oder nicht genutzt wurden", sagt Sharon. "Wir sind jetzt proaktiver, müssen nicht ständig Brände löschen, und Mitarbeiter nutzen die Tools auch gern, weil sie stabiler sind."

Mit einer Suite aus Data Center-Lösungen arbeiten Mitarbeiter schneller und liefern einen größeren Mehrwert. Das gilt insbesondere dann, wenn die Zahl der Mitarbeiter und Standorte steigt. Mit Blick auf die Zukunft ist das Team zuversichtlicher denn je, dass es mit dem Tempo des Wandels Schritt halten kann, den sein Unternehmen und die Branche gerade vollziehen.

"Es funktioniert einfach": Vorwärtskommen mit einem einfachen, standardisierten, skalierbaren System

Angesichts seiner bisherigen Fortschritte gibt es für das Entwicklerteam keinerlei Zweifel, dass es mit dem Upgrade auf Atlassian Data Center einen wichtigen Schritt in Richtung digitaler Transformation unternommen hat, um IAG stärker und resilienter zu machen.

Sharon und Michael haben nicht nur ihre ursprünglichen Ziele wie die Steigerung der Effizienz, Standardisierung und Skalierbarkeit erreicht und gleichzeitig die Kontrolle behalten, sondern sie wissen auch zu schätzen, dass die Umstellung auf Data Center zu einer höheren Zuverlässigkeit geführt und gezeigt hat, welchen Mehrwert ihr Team bieten kann. "Mit Data Center können wir Upgrades ohne Ausfallzeit durchführen, weil sie automatisiert ablaufen. Beispielsweise dauerte die Neuindizierung früher fast 12 Stunden und musste während der Geschäftszeiten erfolgen", sagt Sharon. Michael fügt hinzu: "Es funktioniert einfach. Ich muss nicht einmal dabeibleiben, während Mitarbeiter Änderungen vornehmen!"

Durch Zeiteinsparungen und gesteigerte Benutzerkompetenzen änderte sich auch die Beziehung zwischen dem Entwickler- und dem Geschäftsteam. "Die größte Änderung besteht darin, dass wir uns nicht mehr für eine schlechte Leistung und Verfügbarkeit entschuldigen müssen, sondern Zeit haben, um unseren Benutzern einen Mehrwert zu bieten. Außerdem können wir uns auf die zukünftige Migration zu Atlassian Cloud konzentrieren", sagt Sharon. Michael stimmt zu: "Anstatt uns ausschließlich mit Routineaufgaben zu befassen, helfen wir dabei, Benutzerfragen zu klären. Jetzt geht es weniger darum, ob jemand etwas für mich tun kann, sondern darum, wie ich etwas selbst schaffen kann."

Diese verbesserten Effizienzen und Beziehungen bilden die Grundlage für die nächsten Schritte bei der Digitalisierung von IAG. Um sich auf die Migration zu Atlassian Cloud-Produkten vorzubereiten, hat das Team 27 % mehr Jira Software-Projekte und 6 % mehr Confluence-Bereiche archiviert. Dank der Zeit- und Ressourceneinsparungen mit Data Center konnte sich das Team auch souverän an die Optimierung bestehender Tools machen (wie Bitbucket und Bamboo) oder neue Tools implementieren (z. B. ProForma).

Laut Sharon spielte die Arbeitskultur bei IAG und die Zusammenarbeit mit Atlassian in jeder Phase der Transformation eine wichtige Rolle für die erzielten Fortschritte. "Wir arbeiten eng als Team zusammen (auch mit Atlassian), unterstützen und vertrauen uns gegenseitig, haben den Mut, Probleme frühzeitig anzusprechen, und schaffen es nebenbei auch noch, Spaß zu haben! Die Anwendung von agilen Methoden und die Priorisierung unserer Zusammenarbeit, durch die die Zielsetzungen für alle klarer wurden, hat maßgeblich dazu beigetragen, dass das Team erfolgreich auf Data Center umstellen konnte."