Wie Belong nahtlos auf Atlassian umgestiegen ist

Erfolgsmodelle verbessern

Belong setzt auf ein dezentrales Modell, das einzigartige Anforderungen an die Arbeitsweise der Dev- und Ops-Teams stellt – ganz nach dem Prinzip "You build it, you own it, you run it". Die Teams entwickeln neue Funktionen und Produkte, übernehmen die Verantwortung für sie und führen sie bis zur Produktionsphase. Die Servicebereitstellung muss kundenorientiert, automatisiert und auf agile Arbeitsweisen ausgerichtet sein.

"Unsere Teams entwickeln Funktionen, liefern aber auch neue Produkte und unterstützen gleichzeitig die Produktion", sagt Hamdam Bishop, Technology Operations Lead. "Wir wollten, dass sie dafür Tools haben, die wirklich einfach und intuitiv sind und zu ihrer Arbeitsweise passen."

Die Teams nutzten bereits Confluence und Jira, hatten aber nur an der Oberfläche gekratzt und nicht alle Möglichkeiten dieser Tools ausgenutzt. Weil Atlassian nur für bestimmte Prozesse zum Einsatz kam und bei anderen Aufgaben verschiedene weitere Tools genutzt wurden – einschließlich für den IT-Service – kam es zu unzusammenhängenden Workflows. Laut Lambros war das System in seiner damaligen Form nicht intuitiv, bot keine Lösung für die wesentlichen Herausforderungen, war schwer zu verwenden und teuer.

Der Unternehmensleitung von Belong wurde klar, dass es eine echte digitale Transformation brauchte – mit umfangreichen Reinvestitionen, die den Mitarbeitenden die nötige Flexibilität und den Zugang zu Informationen schaffen würden. Welche Lösung dafür infrage kommen würde, hing vor allem davon ab, ob die Teams damit weiterhin wie gewohnt arbeiten könnten. Schließlich war es ihre Arbeitsweise, die sie so effizient und erfolgreich machte.

Andrew Purcell, Head of Delivery and Transformation bei Belong, sagt dazu: "Damit unsere Kunden das bekommen, was sie erwarten, muss die teamübergreifende Zusammenarbeit und Planung gelingen." Hamdam sagt außerdem: "Bei der Konsolidierung auf Atlassian haben wir nicht nur überlegt, wie sich das auf die Tools auswirkt, sondern auch, was das für die Nutzer bedeutet. Das war die treibende Kraft bei unserer Entscheidungsfindung."

Vorteile der Konsolidierung auf Atlassian

Belong nutzt Jira Align, weil es – besser als das "reine" Jira – eine Übersicht über die verschiedenen Abteilungen im Unternehmen ermöglicht. Hierfür gibt es eine umfassende Roadmap-Ansicht, ein Verständnis der Abhängigkeiten, die Konsolidierung von Risiken und die Nachverfolgung des in jedem Inkrement geschaffenen Mehrwerts. Dadurch konnten die unzusammenhängenden Planungs-Boards, Ad-hoc-Berichte und manuellen Auszüge zu einer einzigen digitalen Informationsquelle für die Auslieferungsplanung konsolidiert werden. Außerdem konnten die Führungskräfte im Produktmanagement dadurch OKR (Ergebnisse) mit Epics (Outputs) in Einklang bringen und eine visuelle Roadmap für sämtliche Aufgaben erstellen.

Andrew sagt dazu: "Unsere Produktteams können weiter mit den gewohnten Tools arbeiten, gleichzeitig gewinnen die Verantwortlichen für Produkte und Unternehmensführung einen ganzheitlicheren Überblick über alle unsere Ziele. Die dadurch entstandenen Einblicke sind dann die Grundlage für konkretes Handeln."

Hamdam erinnert sich, dass bei der Auswahl eines für den Betrieb geeigneten Produkts Jira Service Management als das Tool hervorstach, das am besten zu den Bedürfnissen des Unternehmens passte. Da Belong schon einige Produkte von Atlassian in der Entwicklung und im Engineering nutzte, war es nur logisch, noch andere, ähnliche Tools einzuführen. Die Mitarbeitenden waren schon ausreichend mit den Atlassian-Produkten vertraut, was die Integration einfach machte und die Zeit zum Erlernen der neuen Tools – dank der vernetzten Plattform von Atlassian – verkürzte.

"Wir haben erlebt, wie die Plattform von Atlassian auf unsere Arbeitsweise zugeschnitten werden kann", erinnert sich Hamdam. "Das war für uns wirklich wichtig. Wir haben unsere Prozesse analysiert und uns dann nach einem Tool umgesehen, das uns angesichts dieser Gegebenheiten am besten unterstützt."

Anders als bei einigen Lösungen, die für die konkreten Zielsetzungen von Belong gleich drei oder vier Tools vorsahen, waren bei Atlassian mehrere Workflows miteinander kombiniert. Das verringert die Anzahl an Kontextwechseln und spart den Teams letztendlich Zeit, die für mehr wertschöpfende Arbeit eingesetzt werden kann. Unterm Strich hat sich die Umstellung auf Jira Service Management schon nach etwa einem Jahr amortisiert.

Reibungsloser Übergang

Belong hatte sich also für den Umstieg auf Jira Align und Jira Service Management entschieden. Um die agilen Prozesse von Belong zu integrieren und nahtlos von älteren Tools auf die Produkte von Atlassian umzustellen, tat sich das Unternehmen mit Solution Partner Accenture zusammen, einem globalen Dienstleistungsunternehmen.

"Die Art und Weise, wie die technischen Tools zur typischen Arbeitsweise von Belong passen, war sehr wichtig", bemerkt Nick Howard, Technology Lead bei Accenture. "Das betrifft alle Teams, Tag für Tag: Sie können zum Beispiel ein Jira-Backlog-Element direkt mit Confluence verbinden, was die Rückverfolgbarkeit sicherstellt und die Transparenz steigert. So unterstützt die Technologie von Atlassian auch die Unternehmenskultur."

Um die Umstellung so effizient wie möglich zu gestalten, half Accenture dem Team von Belong auf allen Organisationsebenen dabei, die Produkte von Atlassian so gewinnbringend wie möglich einzusetzen. Hierfür gab es Schulungen, Lösungs-Brainstorming und gelegentlich Versuche nach dem Prinzip "Test and Learn".

Nick sagt, dass der Schlüssel zu einer erfolgreichen Einführung die Art und Weise war, wie Belong und Accenture als Partner zusammengearbeitet haben und die Lösungsansätze für den Umstieg des jeweils anderen auf die Probe stellten.

Die Methode hat funktioniert.

"Es wurde zwar viel Vorarbeit geleistet, aber als die Umstellung dann erfolgte, lief alles absolut reibungslos", berichtet Lambros. "Für die Teams war es kinderleicht. Mit Jira Service Management haben wir jetzt deutlich mehr Übersicht und Metriken. Es ist außerdem sehr intuitiv – der Schlüssel zur Verbesserung der Arbeitsabläufe."

Andrew ergänzt: "Wir können unsere agilen Arbeitsweisen jetzt noch schneller optimieren, weil Jira Align mehr aus unseren bestehenden Tools und Prozessen herausholt, und das ohne unnötige Verwerfungen."

Als vernetztes Team Mehrwert schaffen

Durch die Konsolidierung auf die Atlassian-Plattform sehen die Teams von Belong heute ganz einfach die Unternehmensziele und können sie mit Projekten auf Abteilungsebene verknüpfen. Sie sehen, woran Teams arbeiten und sogar, was einzelne Personen tun. Dadurch können Teams und deren einzelne Mitglieder ihre Energie für die richtigen Dinge verwenden und sehen, wie ihre Arbeit mit den Geschäftsergebnissen zusammenhängt. Durch diese verbesserte Transparenz wissen die Mitarbeitenden jetzt genauer, welche Überlegungen hinter Unternehmensentscheidungen stehen und was die Ergebnisse dieser Entscheidungen sind. Das ist einerseits vorteilhaft für das Unternehmen, sorgt aber auch dafür, dass sich die Mitarbeitenden stärker mit ihrer Arbeit identifizieren. "Die Teams leisten mehr und sie sind zufriedener, weil sie heute öfter ausliefern", berichtet Lambros. Durch die Produkte von Atlassian können die Teams von Belong jetzt klar vermitteln, was sie tun und wie das mit strategischen Initiativen im Einklang ist.

Weiter oben in der Unternehmensstruktur konnten Hamdam, Andrew und Lambros persönlich erleben, wie Atlassian ihnen mehr Übersicht, Zufriedenheit und Produktivität bietet und hilft, potenzielle Wachstumsbereiche besser zu erkennen.

Die richtigen Prioritäten setzen: Menschen vor Tools

Die Geschäftsleitung von Belong achtete zu jeder Zeit darauf, dass die von ihnen ausgewählten Tools zur Arbeit der Teams passen und sich die Mitarbeitenden nicht extra umstellen müssten. Diese Betonung von Menschen und Prozessen sowie eine umfassende Schulung und Weiterbildung sorgten für ein reibungsloses Änderungsmanagement im gesamten Unternehmen. Das und die vernetzte Plattform mit Atlassian-Produkten waren das Erfolgsrezept für die Transformation bei Belong.