Wie Castlight Health durch die Migration zu Cloud-Produkten von Atlassian sorgenfrei die Wartung auslagern konnte

Wartungsstress als Auslöser der Umstellung auf nachhaltige Cloud-Lösungen

Als Eric den Zustand der Systeme von Castlight bewertete, stellte er fest, dass die Atlassian Server-Lösung des Unternehmens in Bezug auf Updates mehrere Monate im Rückstand war. Um das System stabil zu halten, waren viele Ressourcen erforderlich, aber das Team war bereits mehr als ausgelastet.

Aus dem Verzug bei der Wartung ergab sich eine ganze Reihe von Problemen. Jira, für die Entwickler von Castlight ein geschäftskritisches Tool, war frustrierend langsam. Das Team musste monatelang ständig Server neu starten, damit das Tool wieder richtig funktionierte. Die Leistung ging noch weiter zurück, als das Unternehmen während der Pandemie auf Remote-Arbeit umstellte und sich dadurch die VPN-Nutzung steigerte, wodurch das System noch mehr belastet wurde. Ohne die neuesten Updates war Castlight auch anfällig für Sicherheitsverletzungen – ein ernstzunehmendes Problem, da in der Branche strikte Compliance-Anforderungen gelten und das Vertrauen der Kunden wichtig ist.

Als sich die Serverprobleme häuften, setzte sich Eric nachdrücklich für eine Cloud-Migration ein. Durch den Übergang zu einer leistungsfähigeren, zukunftssichereren Lösung wollte er Castlight helfen, die Gesamtbetriebskosten und Wartungskosten zu senken, die Betriebszeit und Sicherheit durch automatische Updates zu verbessern und sicherzustellen, dass immer die neuesten und besten Funktionen vorhanden sind.

Vorbereitung, Kommunikation und Einbeziehung zahlen sich aus

Als Eric und seine Kollegen damit begannen, sich um Unterstützung zu bemühen und die Cloud-Migration zu planen und durchzuführen, zeigte sich zu ihrer Erleichterung, dass das Führungsteam von Castlight und die wichtigsten Stakeholder bereits an Bord waren. Sie hatten die Probleme mit der bestehenden Server-Lösung und die Vorteile einer Migration erkannt. Nachdem sie den detaillierten Projektplan gesehen hatten, den Erics Team mit Unterstützung von Praecipio Consulting entwickelt hatte, erteilten sie schnell die Genehmigung für das weitere Vorgehen.

Ein klar definierter Plan half dem Migrationsteam und den Stakeholdern, effizient zu arbeiten, während er der Unternehmensführung klare Einblicke in die Fortschritte verschaffte und auf ihre Erwartungen einging. Der erste Schritt im Plan bestand aus der Bereinigung und Vorbereitung der Server-Instanz von Castlight. Im Unternehmen hatten sich über 50 Apps angesammelt. Erics Team wandte sich an Jira-Power-User aus verschiedenen Abteilungen des Unternehmens, die das Team beim Prüfen der Nutzung und Cloud-Kompatibilität der Apps und anschließend beim Testen der zu migrierenden Apps unterstützen sollten. Diese Einbeziehung half Castlight nicht nur, den Vorbereitungsprozess in weniger als drei Wochen abzuschließen, sondern schuf auch eine Gruppe von Champions. "Durch die Einbeziehung in das Bereinigen und Testen wurden die Power-User zu Befürwortern und Verteidigern der Migration in ihren Teams. Das war uns eine große Hilfe", erinnert sich Eric.

Als nur noch ausgewählte Apps für die Migration übrig waren, wurden die von Castlight genutzten Server-Funktionen den Cloud-Funktionen zugeordnet, um etwaige größere Änderungen vorab zu ermitteln und die Mitarbeiter darüber zu informieren. Das Migrationsteam bot außerdem regelmäßige Rückmeldungen und Mitteilungen für Atlassian-Benutzer und Migrationsbeteiligte an, um sie über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten und proaktiv auf alle Bedenken einzugehen. Regelmäßige Stand-ups mit Praecipio Consulting und ein dedizierter Slack-Channel halfen dabei, die Kommunikation während des gesamten Prozesses aufrechtzuerhalten.

Die gründliche Planung und Bereinigung und die Tests zahlten sich aus: Die Migration von Castlight zu Jira Cloud, Confluence Cloud und Jira Service Management Cloud Premium verlief reibungslos. Während der gesamten Zeit standen die Migrationsexperten von Praecipio Consulting dem Unternehmen beratend und unterstützend zur Seite. "Ohne sie wäre es viel stressiger gewesen. Ich war wirklich sehr dankbar, sie dabeizuhaben. Sie haben maßgeblich zum Erfolg der Migration beigetragen", so Eric. "Für mich war es eine große Entlastung."

Neue Funktionen und Benutzer eröffnen neue Möglichkeiten

Als die Mitarbeiter in den Wochen nach der Migration anfingen, ihre aktualisierten Atlassian Cloud-Tools zu erkunden, entdeckten sie schnell mehrere neue Funktionen, die die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit erhöhten.

"Eine meiner Lieblingsfunktionen ist die Automatisierung. Diese Regeln sparen uns eine Menge Zeit", erklärt Eric. "Was mir auch sehr gut gefällt, ist, dass regelmäßig neue Funktionen in der Cloud veröffentlicht werden, sodass wir uns keine Gedanken darüber machen müssen, sie manuell zu verteilen. Sie werden einfach automatisch implementiert. Das ist ein großer Vorteil." (Hinweis: Die globale Automatisierung ist eine Cloud Premium-Funktion.)

Mehrere Automatisierungen haben mit scheinbar kleinen Änderungen große Effizienzsteigerungen bewirkt. Zum Beispiel erhalten IT-Teams jetzt automatisierte Slack-Nachrichten für dringende Vorgänge mit hoher Priorität, um sicherzustellen, dass die SLAs eingehalten werden. Kommentare und Statusaktualisierungen in verknüpften Vorgängen werden ebenfalls automatisch in den zugehörigen Vorgang kopiert, wodurch doppelte Arbeit vermieden wird. Außerdem ist so sichergestellt, dass die Teammitglieder immer die neuesten Informationen zur Verfügung haben, ohne mehrere Systeme nutzen zu müssen. Erledigte Tickets, für die nach einem bestimmten Zeitraum keine Reaktion eingegangen ist, werden zusammen mit Epics und Tasks, deren Sub-Tasks erledigt wurden, automatisch geschlossen, um die Umgebung von Castlight übersichtlich zu halten.

Eine noch größere Zeitersparnis bewirkten laut Eric die verbesserte Leistung von Jira Cloud, die mobile App für den Zugriff von überall, die vom Team verwalteten Projekte und die Integration mit anderen Atlassian-Lösungen. "Alle, mit denen ich nach der Migration über Jira gesprochen habe, erwähnten, wie viel schneller die Cloud-Version ist", erinnert sich Eric. Vom Team verwaltete Projekte machten es auch nicht-technischen Teams wie HR, Recht und Marketing leicht, die Tools zu nutzen. "Atlassian ist nicht mehr nur für die IT geeignet", erklärt Eric. "Jira und Jira Service Management Cloud sind sehr intuitiv und einfach zu bedienen. Wir haben erlebt, dass auch einige nicht-technische Teams mit diesen Lösungen arbeiten. Dadurch erhalten sie einen besseren Einblick, was bei unseren technischen Teams vor sich geht. Auch die Kommunikation hat sich verbessert, seit wir mit Confluence-Dokumentation einen Standard eingeführt und eine Verknüpfung zu Jira hergestellt haben."

Im Zuge der Migration führte Castlight auch Atlassian Guard für die automatische Benutzerbereitstellung und für Single-Sign-On ein. Vor dem Wechsel zur Cloud musste das Team jeden neuen Benutzer manuell hinzufügen, was gelegentlich zu Fehlern und Synchronisierungsproblemen mit Active Directory führte, die den Zugriff verzögerten. Dank Atlassian Guard in Verbindung mit Okta erhalten neue Benutzer jetzt automatisch Zugriff mit den richtigen Berechtigungen, sodass sie sofort mit der Arbeit beginnen können, und die IT-Teams sparen bei der Problembehebung Zeit. "Dank Atlassian Guard und Okta konnten wir viel Zeit beim On- und Offboarding einsparen", so Eric. "Das war eine wirklich mühevolle Angelegenheit. Jetzt läuft es wie von allein. Wir müssen uns keine Gedanken über den Zugriff, die Synchronisierung der richtigen Gruppen oder andere Themen machen. Mitarbeiter können von Anfang an auf Jira und Confluence zugreifen – völlig problemlos."

Zuverlässigkeit ist von unschätzbarem Wert

Die Vorteile der alltäglichen Arbeit in der Cloud wurden für Castlight fast sofort deutlich und zeigten sich innerhalb weniger Wochen auch am Geschäftsergebnis. Nach erfolgreichem Abschluss des Migrationsprozesses ist das Team stolz darauf, all seine Ziele und noch mehr erreicht zu haben.

"Unsere Gesamtbetriebskosten sind seit der Cloud-Migration drastisch gesunken. Allein die Einsparungen bei der Wartung wiegen den Gesamtpreis für Jira und Confluence mehr als auf. Die Cloud hat für uns wirklich alles verändert. Zum Besseren."

Sicherheit und Leistung haben uns früher Sorgen bereitet, aber seit der Migration haben sich diese Herausforderungen vollständig erledigt. "Die erhöhte Sicherheit ist eine der größten Verbesserungen, die wir seit der Migration zur Cloud erzielt haben", so Eric. (Jira wird bald auch HIPAA-konform sein, was für Unternehmen wie Castlight noch wertvoller sein wird.) Der Wechsel von den veralteten Servern zur immer aktuellen Cloud hat Wartungsarbeiten überflüssig gemacht und für mehr Zuverlässigkeit gesorgt. "Alle – die Benutzer ebenso wie andere Mitarbeiter und Führungskräfte – waren von der Leistungssteigerung durch die Umstellung auf die Cloud begeistert", berichtet Eric. "Wir haben seitdem keine Leistungsprobleme mehr, und das System ist viel schneller. Wir müssen uns nie Gedanken um Ausfallzeiten machen."

Das Team von Castlight muss keine Zeit mehr in eine veraltete, anfällige, langsame oder komplett ausgefallene Atlassian-Plattform investieren und kann beruhigter arbeiten. Schon die einzelnen Verbesserungen für sich genommen sind große Vorteile, doch die insgesamt gesteigerte Zuverlässigkeit ist laut Eric unbezahlbar. "Die Cloud-Migration hat einfach so viele Vorteile", erklärt er. "Es war die beste Entscheidung aller Zeiten, zu Atlassian Cloud zu migrieren!"