Wie Dropbox Confluence Cloud Enterprise nutzt und dadurch Zeit spart

"Verdiene dir dein Vertrauen": Ein zentraler Wert, den Dropbox nach innen und nach außen trägt.

Dropbox hat es sich zur Aufgabe gemacht, "eine intelligentere Arbeitsweise" für seine Kunden und Mitarbeitenden zu entwickeln.

Das Unternehmen hat strategische Partnerschaften mit erstklassigen Tools aufgebaut und bietet seinen Kunden ein offenes Ökosystem, in dem sie die von ihnen bevorzugten Tools bei der Arbeit einsetzen können. Diese Philosophie erstreckt sich auch auf die Mitarbeitenden. Durch die Partnerschaft mit Modus Create zur Erweiterung der Atlassian-Tools um Confluence Cloud ermöglicht Dropbox seinen Mitarbeitenden, zusammenzuarbeiten, Zeit zu sparen und die Tools einzusetzen, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Ergänzung eines bestehenden Tools durch einen robusten, sicheren und vernetzten Arbeitsbereich

Zuvor nutzte Dropbox ein vorhandenes Tool für die Zusammenarbeit und Dokumentation interner Informationen. Im Sinne einer aufgeklärten Arbeitsweise sollten dieses Tool ergänzt und den Mitarbeitenden mehr Möglichkeiten geboten werden. "Wir wollten ein Tool, das es unseren Teams ermöglicht, problemlos zusammenzuarbeiten, Informationen auszutauschen, gegebenenfalls Sicherheitsvorkehrungen zu treffen und sicherzustellen, dass die Dokumentation auf dem neuesten Stand ist", so Damien Davis, Lead Atlassian Administrator bei Dropbox.

Dropbox ist ein wertebasiertes Unternehmen, dessen Arbeitsweise den Handlungsansatz des Unternehmens beeinflusst. Vor allem ein Wert – "Verdiene dir dein Vertrauen" – war ein wichtiger Aspekt bei der Entscheidung von Dropbox, Confluence Cloud in das Atlassian-Toolset für sichere Dokumentation und Zusammenarbeit aufzunehmen.

Ein Enterprise-Tarif bietet noch mehr Funktionen und Support

Als Dropbox sich für einen Confluence Cloud-Tarif entscheiden musste, erschien der Enterprise-Tarif aufgrund der zusätzlichen Unterstützung und Funktionen wie beispielsweise Atlassian Analytics am sinnvollsten. Damien Davis dazu: "Atlassian Analytics in Confluence Cloud Enterprise ist so wertvoll, weil wir dadurch besser nachvollziehen können, wie engagiert unsere Confluence-Benutzer sind, welche Bereiche den meisten Traffic und das größte Engagement haben, welche Teams Vorlagen eingerichtet haben und vieles mehr."

Atlassian-Administratorin Pinky Kohsuwan fügt hinzu: "Ein Vorteil von Enterprise ist der Support durch das Atlassian-Team. Bei komplexen Anwendungsfällen wie der Aktualisierung unserer Berechtigungen können wir den Support sofort um Hilfe bitten. Enterprise bietet Support und Funktionen, die man sonst nirgendwo bekommt."

Zusammenarbeit, Konsolidierung und Entwicklung von Lösungen mit Modus Create

Während der gesamten Umsetzung leistete Modus Create sowohl strategische als auch technische Unterstützung. Damien Davis: "Modus Create hat maßgeblich dazu beigetragen, dass wir unseren Rollout angemessen dimensioniert, alle technischen Hürden vor und während der Pilotphase überwunden und Premium-Support geleistet haben. Darüber hinaus haben wir Lizenzen angeschafft und sichergestellt, dass wir über die richtige Anzahl Lizenzen verfügen. Und wir haben Kontakt zu Anwendungsanbietern aufgenommen, um den Genehmigungsprozess für externe Ressourcen zu durchlaufen."

Pinky Kohsuwan fügt hinzu: „Wir arbeiten sehr gerne mit Modus Create zusammen, weil wir dadurch die vielen unterschiedlichen Lösungen von Atlassian besser verstehen. Es hilft uns, über den Tellerrand zu schauen und Lösungen für komplexe Probleme zu entwickeln."

Eine nahtlose Integration spart Zeit und steigert die Produktivität

Dropbox hat Confluence auch in Jira Software und mehrere andere Produktivitätslösungen integriert, damit die Teammitglieder noch schneller arbeiten und Daten anzeigen können, ohne die Tools wechseln zu müssen. "Confluence ist schon von Haus aus ein fantastisches Produkt und wird durch die Integrationen noch besser", so Damien Davis. "Wir können Videos, Medien und alle Arten von Dateien einbetten und sie für Menschen im gesamten Unternehmen zugänglich machen."

Pinky Kohsuwan hat von den Benutzern positive Rückmeldungen zu diesen neuen Funktionen erhalten, die es ihnen ermöglichen, ohne Toolwechsel mehr Kontext für ihre Aufgaben und Vorgänge zu erhalten. Damien Davis, Pinky Kohsuwan und ihr Administratorenteam sind genauso begeistert von ihrem neuen Toolset wie die Benutzer: "Meine Lieblingsfunktion von Confluence Enterprise Cloud ist die Automatisierung. Wir können E-Mails an Besitzer von Bereichen senden, wenn Inhalte nicht mehr aktuell oder irrelevant sind", so Pinky Kohsuwan.

Dropbox arbeitet mit Modus Create zusammen, um seine Instanzen zu konsolidieren und Prozesse und Tools noch weiter zu optimieren. "Es ist wirklich schwierig zu verstehen, was in anderen Teilen des Unternehmens vor sich geht", erklärt Josh Kochelek. "Confluence Cloud macht es einfacher, zusammenzuarbeiten, Informationen zu finden und Aufgaben zu erledigen."

Offene Arbeitsweise

Jetzt haben Dropbox-Mitarbeitende noch mehr Möglichkeiten, ganz nach ihren Wünschen zu arbeiten – alleine oder im Team.

"Durch die Implementierung von Confluence Cloud hat sich ein enormer Vorteil herauskristallisiert: die Zusammenarbeit.", sagt Damien Davis. "Verschiedene Teams können jetzt innerhalb von Confluence zusammen an Projekten arbeiten und ihre Aufgaben offen besprechen und effizient erledigen.."

Der größte Unterschied, den Pinky Kohsuwan bemerkt hat, ist die Zeitersparnis. "Ich kann mich jetzt darauf konzentrieren, Kundenprobleme zu lösen und Inhalte zu erstellen, die unseren Endbenutzern bei der Anwendung von Confluence und anderen Atlassian-Tools helfen."

Durch die gewonnene Zeit für die Kundenbetreuung und mehr Möglichkeiten der Zusammenarbeit lebt Dropbox seine Mission und schafft intuitive Arbeitsweisen – von innen heraus.