Wie Dropbox mit Confluence Cloud Enterprise zusammenarbeitet und Zeit spart

"Verdiene dir dein Vertrauen": Ein zentraler Wert, den Dropbox nach innen und nach außen trägt.

Dropbox hat es sich zur Aufgabe gemacht, "eine intelligentere Arbeitsweise" für seine Kunden und Mitarbeitenden zu entwickeln.

Das Unternehmen hat strategische Partnerschaften mit erstklassigen Tools aufgebaut und bietet seinen Kunden ein offenes Ökosystem, in dem sie die von ihnen bevorzugten Tools bei der Arbeit einsetzen können. Diese Philosophie erstreckt sich auch auf die Mitarbeitenden. Durch die Partnerschaft mit Modus Create zur Erweiterung der Atlassian-Tools um Confluence Cloud ermöglicht Dropbox seinen Mitarbeitenden, zusammenzuarbeiten, Zeit zu sparen und die Tools einzusetzen, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Ergänzung eines bestehenden Tools durch einen robusten, sicheren und vernetzten Arbeitsbereich

Zuvor nutzte Dropbox ein vorhandenes Tool für die Zusammenarbeit und Dokumentation interner Informationen. Im Sinne einer aufgeklärten Arbeitsweise wollten sie dieses Tool ergänzen und den Mitarbeitenden mehr Möglichkeiten bieten. "Wir wollten ein Tool, das es unseren Teams ermöglicht, einfach zusammenzuarbeiten, Informationen auszutauschen, wo nötig Sicherheitsvorkehrungen zu treffen und sicherzustellen, dass die Dokumentation auf dem neuesten Stand ist", sagt Damien Davis, Lead Atlassian Administrator bei Dropbox.

Als wertebasiertes Unternehmen beeinflusst die Arbeitsweise von Dropbox die Herangehensweise an ihr Handeln. Vor allem ein Wert — "Verdiene dir dein Vertrauen" — war ein wichtiger Aspekt bei der Entscheidung, Confluence Cloud in ihr Atlassian-Toolset für sichere Dokumentation und Zusammenarbeit aufzunehmen.

Ein Enterprise-Tarif bietet noch mehr Funktionen und Support

Als Dropbox überlegte, welchen Confluence Cloud-Tarif es wählen sollte, erschien der Enterprise-Tarif aufgrund der zusätzlichen Unterstützung und Funktionen wie Atlassian Analytics am sinnvollsten. Damien sagte: "Atlassian Analytics in Confluence Cloud Enterprise ist so wertvoll, weil wir dadurch besser nachvollziehen können, wie viel unsere Confluence-Benutzer interagieren, welche Bereiche den meisten Traffic und das größte Engagement haben, welche Teams Vorlagen eingerichtet haben und vieles mehr."

Atlassian-Administratorin Pinky Kohsuwan fügt hinzu: "Ein Vorteil von Enterprise ist der Support durch das Atlassian-Team. Bei komplexen Anwendungsfällen wie der Aktualisierung unserer Berechtigungen können wir den Support sofort um Hilfe bitten. Enterprise bietet Support und Funktionen, die man sonst nirgendwo bekommt."

Zusammenarbeit, Konsolidierung und Entwicklung von Lösungen mit Modus Create

Während der gesamten Umsetzung leistete Modus Create sowohl strategische als auch technische Unterstützung. Damien sagt: "Modus Create hat maßgeblich dazu beigetragen, dass wir unseren Rollout angemessen dimensioniert haben, alle technischen Hürden vor und während der Pilotphase überwunden haben, Premium-Support geleistet haben, uns Zugang zu Lizenzen verschafft haben, sichergestellt haben, dass wir die richtige Anzahl an Lizenzen haben, und Kontakt zu Anwendungsanbietern aufgenommen haben, um den Genehmigungsprozess für externe Ressourcen zu durchlaufen."

Pinky fügt hinzu: „Wir arbeiten sehr gerne mit Modus Create zusammen, weil wir dadurch die vielen unterschiedlichen Lösungen von Atlassian besser verstehen. Es hilft uns, über den Tellerrand zu schauen und Lösungen für komplexe Probleme zu entwickeln."

Eine nahtlose Integration spart Zeit und steigert die Produktivität

Dropbox hat Confluence auch in Jira Software und mehrere andere Produktivitätslösungen des Teams integriert, damit sie noch schneller arbeiten und Daten anzeigen können, ohne die Tools wechseln zu müssen. "Confluence ist schon von Haus aus ein fantastisches Produkt, und die Integrationen heben es auf eine andere Ebene", sagt Damien. "Wir können Videos, Medien und alle Arten von Dateien einbetten und sie für Menschen im gesamten Unternehmen zugänglich machen."

Pinky hat von den Nutzern positive Rückmeldungen zu diesen neuen Funktionen erhalten, die es ihnen ermöglichen, ohne Toolwechsel mehr Kontext für ihre Aufgaben und Issues zu erhalten. Damien, Pinky und ihr Administratorenteam sind genauso begeistert von ihrem neuen Toolset wie die Benutzer. "Meine Lieblingsfunktion von Confluence Enterprise Cloud ist die Automatisierung. Wir können E-Mails an Besitzer von Bereichen senden, wenn Inhalte nicht mehr aktuell oder irrelevant sind", sagt Pinky.

Dropbox arbeitet mit Modus Create zusammen, um seine Instanzen zu konsolidieren und Prozesse und Tools noch weiter zu optimieren. "Es ist wirklich schwierig zu verstehen, was in anderen Teilen des Unternehmens vor sich geht", erklärt Josh. "Confluence Cloud macht es einfacher, zusammenzuarbeiten, Informationen zu finden und Dinge zu erledigen."

Offene Art der Arbeit

Jetzt haben Dropbox-Mitarbeiter noch mehr Möglichkeiten, ganz nach ihren Wünschen zu arbeiten – alleine oder im Team.

"Der große Gewinn, den wir durch die Implementierung von Confluence Cloud gesehen haben, ist definitiv die Zusammenarbeit", sagt Damien. "Mehr Teams können innerhalb von Confluence zusammenarbeiten und kollaborieren. Es ist eine sehr offene Art, bei Dropbox zu arbeiten."

Der größte Unterschied, den Pinky bemerkt hat, ist die Zeitersparnis. "Ich kann mich jetzt darauf konzentrieren, Kundenprobleme zu lösen und Inhalte zu erstellen, die unseren Endbenutzern bei der Nutzung von Confluence und anderen Atlassian-Tools helfen."

Durch die gewonnene Zeit für die Kundenbetreuung und mehr Möglichkeiten der Zusammenarbeit lebt Dropbox seine Mission und schafft intuitive Arbeitsweisen – von innen heraus.