Migration in die Cloud: Die Atlassian-Lösungen von Fath werden umgezogen

Systemausfälle stellen für jedes Unternehmen ein Problem dar. Produkte können nicht hergestellt und Services nicht angeboten werden, was zu Umsatzverlusten und irritierten Kunden führt. Ganz zu schweigen von den Kosten, die mit der Fehlerbehebung, Post-Mortem-Analysen und Systemwiederherstellung verbunden sind. FATH ist Lieferant von Produkten und Lösungen für die industrielle Fertigung, Automatisierung und Digitalisierung. Die Atlassian-Anwendungen des Unternehmens, die in einem Rechenzentrum gehostet werden, das FATH selbst verwaltet, hatten mit regelmäßigen Ausfallzeiten zu kämpfen. Aber jetzt gibt es mit einer Migration zu Atlassian Cloud eine Lösung dafür.

Die FATH Group mit Hauptsitz in Spalt, in der bayerischen Region Mittelfranken, ist ein typisches deutsches Mittelstandsunternehmen, das seinen Teil dazu beiträgt, die lokale Wirtschaft am Laufen zu halten. Seit über 30 Jahren stellt das Unternehmen Maschinenkomponenten und Montageteile her und bieten jetzt auch ganzheitliche Lösungen für eine Lean-Produktion an, um die Produktivität zu steigern. Die Gruppe beschäftigt weltweit mehr als 400 Mitarbeiter, davon rund 240 allein in Deutschland.

Die Lösungen von Atlassian Jira, Confluence und Bitbucket spielen als Teil des zentralen Business Intelligence Systems des Unternehmens eine wichtige Rolle im Tagesgeschäft. Insbesondere Confluence dient ausgiebig für die Verwaltung von Produktentwicklungsprozessen, indem Seiten für Aufgaben, Meilensteine und Produktionsinformationen für jede Entwicklung erstellt werden. Es kommt auch bei der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen zum Einsatz, um Anforderungen und Aufgaben zu dokumentieren oder Produktinformationen für externe Benutzer zugänglich zu machen. FATH-Mitarbeiter nutzen Atlassian-Lösungen auch für den Wissensaustausch im Team und für die Softwareentwicklung. Folglich sind diese drei Anwendungen für die Zusammenarbeit unerlässlich, einschließlich der Kooperation zwischen Produktions-, Logistik- und Vertriebsstandorten, und sie sind auch enorm wichtig für die Produktentwicklung und letztlich den Geschäftserfolg. Stabilität, minimale Ausfallzeiten und die ständige Verfügbarkeit der Anwendungen sind daher wesentlich.

Häufige Ausfallzeiten und Kosten machen Änderungen erforderlich

Die Realität war jedoch, dass FATH bei den von Azure gehosteten Lösungen regelmäßig mit Systemausfällen konfrontiert wurde, die verschiedene Grundursachen hatten. Die Interaktion zwischen Plug-ins und Atlassian-Updates war zum Beispiel instabil, was nach Updates zu Startschwierigkeiten führte. Das verursachte Ausfallzeiten, aber auch einen Anstieg der Kosten, die für das Ermitteln und Beheben der zugrunde liegenden Störungen und Fehler sowie die Systemwiederherstellung erforderlich waren. Gleichzeitig mussten Mitarbeiter die Systeme häufig mitten in der Nacht neu starten, damit die Produktion in der Frühschicht Zugriff auf Confluence hatte. Außerdem erforderte die Anwendungsverwaltung im Rechenzentrum jeden Tag einen erheblichen Aufwand, was interne Ressourcen beanspruchte. Für Eckhard Nees, Director of Digitalization, FATH Group, und sein Team war der Moment gekommen: Es war an der Zeit, die Anwendungen in Atlassian Cloud zu migrieren: "Wir waren und sind weiterhin unglaublich zufrieden mit den Anwendungen von Atlassian. Aber wir mussten auch dafür sorgen, dass unsere Mitarbeiter kontinuierlich und jederzeit Zugang dazu hatten. Die Migration in die Cloud war daher der nächste logische Schritt für uns in Bezug auf verringerte Ausfallzeiten und deutlich reduzierte Kosten."

Angesichts der vielen Herausforderungen, die während der Migration zu bewältigen waren, holte das Team das Münchener Beratungsunternehmen XALT, einen erfahrenen Atlassian Gold Solution Partner, zur Unterstützung mit ins Boot. Eckhard Nees erklärt: "Jira, Confluence und Bitbucket gehören zu den wichtigsten Tools in unserem Alltagseinsatz. Wir mussten sie alle auf einmal migrieren, damit unsere Teams keine Ausfallzeiten hinnehmen mussten. " Darüber hinaus musste das Team die Auswirkungen auf die Standardarbeitsprozesse der Kollegen möglichst gering halten. Das bedeutete, die Cloud mit dem Single-Sign-On-System von FATH zu verbinden, damit nicht wiederholt zwischen dem Rechenzentrumssystem und dem neuen Cloud-System gewechselt werden musste.

Kleine Schritte zum Erfolg

Um den Übergang reibungslos zu gestalten, erstellte das Team von XALT zunächst einen Migrationsplan, in dem jeder einzelne Schritt festgehalten wurde. FATH und XALT trafen sich während des gesamten Prozesses zusätzlich zu den wöchentlichen Management-Meetings täglich kurz, um den Fortschritt des Projekts zu besprechen. Der Ansatz, den die für die Migration verantwortlichen Teams verfolgten, beinhaltete, die Anwendungen Stück für Stück zu einer Sandbox-Instanz zu migrieren, den aktuellen Status jeder Instanz zu analysieren und eine kontinuierliche Fehleranalyse durchzuführen. Diese Ergebnisse wurden dann verwendet, um alle Fehler zu beheben, die in der Quellumgebung, dem Rechenzentrum, entdeckt wurden. Darauf folgte die erneute Integration in die Sandbox, um die Änderungen zu evaluieren und neue Fehler zu ermitteln.

Dieser Prozess wurde fortgesetzt, bis alle Fehler ermittelt und behoben oder den relevanten Stakeholdern mitgeteilt worden waren. Die Teams von FATH Group und XALT konnten auf diese Weise sicherstellen, dass die endgültige Migration der Anwendungen, einschließlich aller Daten, Workflows und Marketplace-Apps, zu Atlassian Cloud reibungslos und ohne unerwartete Probleme erfolgt. Abschließend wurde das neue System für die Kollegen von FATH live geschaltet.

Die Zahlen sprechen für sich

Alles in allem dauerte der gesamte Migrationsprozess etwa sechs Monate – von Mitte 2021 bis Ende des Jahres. Eckhard Nees von FATH ist hocherfreut: "XALT hat sich mit viel Engagement um die Migration gekümmert. Alle notwendigen Änderungen bei Atlassian wurden ebenfalls umgehend umgesetzt. Ein rundum gelungenes Projekt!"

Nach der Umstellung waren einige Funktionen nicht mehr verfügbar, doch inzwischen ist Ersatz für sie vorhanden. Wenn es um den Erfolg der Migration geht, sprechen die Zahlen für sich: FATH konnte die Systemverfügbarkeit auf 99,9 % erhöhen und die Ausfallzeit pro Jahr auf fast Null reduzieren. Entscheidend dafür sind die Vorteile, die SaaS bietet: die automatischen Systemupdates, die Atlassian regelmäßig für seine Lösungen veröffentlicht. Auch die Betriebskosten – u. a. für Personal, Wartung und Ausfallzeit – wurden um etwa 20 % reduziert. Das so gesparte Geld kann jetzt an anderer Stelle sinnvoll investiert werden.

Doch die Vorteile der Cloud gehen über die reinen Zahlen hinaus. In der Cloud gibt es auch integrierte Sicherheits- und Datenschutzoptionen, die zur DSGVO-Konformität beitragen können, sowie das zentrale System-Dashboard. Damit können jetzt alle Atlassian-Anwendungen gleichzeitig verwaltet werden, was FATH beim Identitäts- und Zugriffsmanagement nutzt. Außerdem hat das Unternehmen nun eine Sandbox-Umgebung zur Verfügung, in der es neue Konfigurationen und Anwendungen vor der Implementierung testen kann, um mögliche Fehler zu vermeiden. Der Anbieter von Maschinenkomponenten und innovativen Lösungen für die Fertigung spart mit der neuen Lösung Kosten ein, verhindert Unzufriedenheit bei Kunden und ermöglicht seinen Mitarbeitern eine sicherere und effizientere Arbeitsweise.