Ginkgo Bioworks verdreifacht seine Produktion und halbiert jedes Jahr die Kosten für intelligentere Entscheidungen – durch den Umstieg auf Atlassian Cloud Premium

Migration zugunsten von Speicherplatz, Geschwindigkeit und Service

Atlassian war für die Mitarbeiter von Ginkgo Bioworks über die Jahre zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Arbeitsalltags geworden. Confluence diente als unternehmensweite Wissensdatenbank für grundlegende Anweisungen und Richtlinien, wissenschaftliche Labornotizen und Dokumentation sowie Finanzunterlagen (zu Compliance-Zwecken mit dem Comala Document Management-Plug-in integriert). Die Softwareentwickler und Biologen nutzten Jira, um ihre Arbeit zu verwalten und zu verfolgen. Als deutlich wurde, dass die Entwicklungs- und Operations-Teams zwei verschiedene Tools für das Servicemanagement verwendeten, erklärte das Unternehmen die Konsolidierung auf der Grundlage einer einzigen Lösung zum Ziel. Das bestehende Ticketsystem und die sperrigen Tabellenkalkulationen sollten durch Jira Service Management ersetzt werden. Inzwischen wird das Produkt unternehmensweit genutzt, um die Dienste anderer Teams in Anspruch zu nehmen.

"Schon wenige Tage nach der Implementierung von Jira Service Management wandten sich andere Teams an uns, die ebenfalls Anfragen auf diese Weise verwalten wollten", berichtet Bruce Kozuma, Senior Group Product Manager. "Wir haben die passenden Lösungen erstellt, und sie waren direkt einsatzbereit. Auch Teams der Bereiche Sicherheit, Gesundheits- und Umweltschutz, Laborbetrieb, Automatisierung und Geschäftsentwicklung waren an Jira Service Management interessiert."

Als immer mehr Abteilungen auf Atlassian-Tools umstellten, begegnete Ginkgo Bioworks bei seinen lokalen Deployments mehreren wiederkehrenden Herausforderungen: begrenzter Speicherplatz, hoher Wartungsaufwand und Schwierigkeiten beim Betrieb. "Als Atlassian die Cloud in den Vordergrund rückte und das kontobasierte Speicherlimit kippte, stand für mich fest, dass wir die Server-Version hinter uns lassen mussten, weil wir damit nicht mehr skalieren konnten", erinnert sich Dave. "Alle waren sich einig, dass wir zur Cloud wechseln sollten. Wir arbeiten nach Lean-Prinzipien und nutzen fast ausschließlich cloudbasierte Tools. Die Entscheidung lag also auf der Hand."

Das Team war sich nicht nur über die Entscheidung zur Migration schnell einig, sondern auch darüber, dass ein Solution Partner hinzugezogen werden sollte. "Wir wussten, dass wir einen wirklich guten, zuverlässigen Partner brauchen, der sich mit den Atlassian-Produkten auskennt und uns bei der Umstellung auf die Cloud helfen kann. Wir haben uns für Praecipio Consulting als erstklassigen Solution Partner entschieden", so Dave.

Gemeinsam haben Praecipio Consulting und Ginkgo Bioworks innerhalb von drei Monaten die Migration vollzogen, sind die unmittelbaren Herausforderungen angegangen und haben langfristige Verbesserungen an dem Service vorgenommen, den sie einander und ihren Kunden bieten.

Bereinigung und Zusammenarbeit als Voraussetzungen für einen reibungslosen Übergang

Als erste Maßnahme entwickelte Praecipio Consulting für jeden Schritt einen klaren Plan – von der Vorbereitung über die Migration bis hin zum Support nach dem Übergang zur Produktion. Die erste konkrete Aufgabe war eine Bereinigung. Dave erklärt: "Jira und Confluence waren bei uns chaotisch, weil niemand darauf achtete, welche Inhalte dort gespeichert werden. Wir konnten nichts finden, es gab Datenlücken und die Informationen lagen teilweise auch in Google Docs vor. Daher baten wir Praecipio Consulting um Hilfe beim Strukturieren." Christopher Pepe, Consulting Partner bei Praecipio, ging davon aus, dass alle Daten von Ginkgo Bioworks in die Cloud übertragen werden sollten. Er war positiv überrascht, dass das Unternehmen einer Bereinigung so offen gegenüberstand. "Der Wechsel zur Cloud lässt sich beschleunigen, wenn die Daten nicht in derselben Form wie zuvor lokal vorliegen müssen", erläutert er.

Praecipio Consulting evaluierte zunächst die lokalen Instanzen von Ginkgo Bioworks und empfahl Umstrukturierungen, damit Benutzer nach der Migration Informationen schneller und einfacher finden. Dann erfolgte das Upgrade für Jira und Confluence, es wurde bewertet, welche Apps in die Cloud übertragen werden konnten und sollten, und die Links wurden aktualisiert, um Fehler zu vermeiden. Zusammenarbeit war bei diesem Prozess das A und O, um alle auftretenden Probleme schnell zu beheben. "Wir haben mit Atlassian zusammengearbeitet, um einen Teil des Backend-Übergangs zu bewältigen. Der Service war großartig, zum Beispiel für Verweise auf die Datenbank. Es kam zu keinen störenden technischen Problemen", so Bruce. Er ist davon überzeugt, dass Praecipio Consulting entscheidend zum Migrationserfolg beigetragen hat. "Die gesamte Migrationserfahrung verlief dank der Bemühungen von Praecipio Consulting so reibungslos wie nur möglich", erklärt er. "Unsere Anforderungen wurden fortlaufend berücksichtigt, es bestand ständiger Kontakt, und wir bekamen die besten Mitarbeiter zur Seite gestellt. Egal, wo ich sie einsetze, kann ich mich immer auf ihre Professionalität, ihre Sorgfalt und ihr Fachwissen verlassen. Sie nutzen intelligente Prozesse und wir wissen, dass wir von ihnen optimal informiert werden."

Mit vertrauenswürdigen Partnern an seiner Seite und einem strategischen Ansatz war Ginkgo Bioworks zuversichtlich, dass alle Zutaten für eine reibungslose Migration vorhanden waren.

Dreifache Leistung, halbe Kosten, exponentielle Möglichkeiten

Dass Ginkgo Bioworks immer Zugang zu den neuesten und besten Cloud-Funktionen hat, treibt das Wachstum und die Innovation im Unternehmen voran. Im ersten Jahr nach der Migration ging es vor allem um grundlegende Funktionen. Im zweiten Jahr werden datenbasierte Entscheidungsfindung und Compliance im Mittelpunkt stehen. Das Team hat eine lange Wunschliste mit Optimierungen, darunter die Ausweitung von Jira Service Management auf das gesamte Unternehmen, ein leichteres Auffinden von Daten in Slack, die Analyse von Ticketdaten, um Schulungsanforderungen und Rentabilitätstrends zu ermitteln, und die Verbesserung der Suche in Confluence. Alle diese Änderungen werden sich auf das gesamte Unternehmen auswirken. "Das geht weit über die bloße Ticketbearbeitung hinaus. Wir arbeiten mit Praecipio Consulting zusammen, um Projekte ins Leben zu rufen, die das Unternehmen tatsächlich transformieren", so Bruce.

Diese bedeutenden Auswirkungen werden durch die Partnerschaft von Ginkgo Bioworks mit Praecipio Consulting und Atlassian möglich. "Da wir uns keine Gedanken über Hardware oder Betriebssysteme machen müssen, können wir uns ganz auf Governance und Verfahren, Sarbanes-Oxley [Finanzbuchhaltung und Berichterstattung], Qualitätssicherung, Audit-Fähigkeit, Compliance und andere Empfehlungen konzentrieren, mit denen sich Ginkgo Bioworks Wettbewerbsvorteile verschafft", erklärt Bruce.

Den bisherigen Leistungen und anderen Unternehmen aus der Branche immer einen Schritt voraus zu sein, ist genau das, was Ginkgo Bioworks plant. Mit einer soliden Cloud-Plattform und einem zuverlässigen Partner ist das Team auf einem guten Weg, seine ambitionierten Ziele zu verwirklichen. "Wir konnten den Output verdreifachen und versuchen gerade, die Kosten zu halbieren", so Dave. "Das heißt, dass wir in drei Jahren im Vergleich zu heute die 27-fache Menge an Netzwerk- und Speicherkapazität bräuchten. Durch den Wechsel in die Cloud und die Nutzung von Atlassian-Produkten für das Servicemanagement können wir flexibel skalieren, uns bei Investitionsentscheidungen an Kennzahlen orientieren und den Gewinn steigern."