Verteilt, doch trotzdem verbunden

Geschätzter Unternehmenswert von nahezu 2 Mrd. US-Dollar. Über 5 Mio. Benutzer. Nahezu 800 Mitarbeiter. Keine einzige Niederlassung.

::kratzende Plattenspielernadel:: Ganz genau. Keine Hauptniederlassung, keine Büroräume – nirgendwo.

Wie kann sich ein Software-Startup in einer aufstrebenden Branche in nur wenigen Jahren zu einem milliardenschweren Großunternehmen entwickeln – und das ausschließlich mit einem Remote-Team, dessen Mitglieder sich auf 40 US-Bundesstaaten und 20 Länder verteilen? InVision zeigt uns, wie genau das möglich ist.

Gründer und CEO Clark Valberg ist überzeugt, dass der Bildschirm zum wichtigsten Ort der Welt geworden ist. Es ist also nicht verwunderlich, dass das Unternehmen nicht nur eine Plattform für kollaborative Design- und Prototypentools zur Erstellung von Bildschirmen und digitalen Erfahrungen entwickelt hat, sondern auch intern alles komplett über den Bildschirm betrieben wird.

Es wurden Tasks übersehen. Mitarbeiter vergeudeten Zeit mit dem Wechsel zwischen Tools und es war schwierig, teamübergreifend an Aufgaben zu arbeiten, da jedes Team eine andere Plattform nutzte. Außerdem war es für die Führungskräfte nahezu unmöglich, umfassende Berichte abzurufen oder einen vollständigen Überblick über die Mitarbeiter und Projekte, für die sie zuständig waren, zu erhalten. Um das rasante Wachstum des Unternehmens aufrechtzuerhalten, mussten die Abläufe vereinfacht werden – und zwar sofort.

InVision suchte nach einer einzigen cloudbasierten Plattform, die den verschiedenen Anforderungen der Teams gerecht wird und sich gut mit anderen abteilungsspezifischen Tools, wie zum Beispiel dem HR-Ressourcenmanagementsystem, integrieren lässt. Wendy war bereits mit Atlassian vertraut und nachdem sie herausfand, wie einfach sich Atlassian-Tools wie Jira, Confluence und Trello in ihre alltäglich genutzten Tools integrieren lassen, wurden diese schnell zu ihrem Favoriten. "Der Einstieg in Atlassian und die Einrichtung einer Lösung sind kinderleicht. Mir gefiel die Option, sich selbst im App-Marketplace bedienen zu können."

Inzwischen haben sich die Atlassian Cloud-Produkte als perfekte Lösung erwiesen, die keine Workflow-Änderungen erforderlich macht. Da Slack nahtlos in Atlassian-Produkte integrierbar ist, können die Benutzer weiterhin Nachrichten in Slack posten oder Anfragen direkt über Jira Service Management senden. Bei beiden Methoden wird in Jira mithilfe der Jira for Slack-Integration automatisch ein Ticket erstellt. Dort kann die IT Anfragen zuweisen und daran arbeiten, in Kommentaren ein Problem mit anderen Teammitgliedern besprechen, Tasks bis zur Fertigstellung im Auge behalten und den Führungskräften Ergebnisberichte zukommen lassen. Über Slack können die Mitarbeiter Updates zum Status eines Tickets, zur zugewiesenen Person, zur Priorität und weitere Informationen einsehen. Dadurch muss das IT-Team keine Fragen zum Status beantworten und die Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, ohne sich Sorgen zu machen, dass IT-Anfragen in Vergessenheit geraten.

Das People Team vereinfachte ebenfalls seine Arbeitsweise und optimierte mithilfe von Atlassian die Kommunikation mit den Mitarbeitern. Die Abteilung nutzt Trello für das Onboarding-Management und Confluence zum Dokumentieren und Teilen von Informationen. Beide Lösungen helfen dabei, alle Mitarbeiter über aktuelle Neuigkeiten und Richtlinien auf dem Laufenden zu halten und neuen Mitarbeitern einen guten Einstieg zu verschaffen – dies ist angesichts des Remote-Arbeitsmodells von InVision besonders wichtig.

Die Mitarbeiter von InVision werden ermutigt, Atlassian auf kreative Weise zu nutzen und zu integrieren. Marie Kretlow und Dennis Field aus dem People Team haben beispielsweise InVision mit Slack und Confluence integriert, um ihre Arbeit zu visualisieren und über Updates informiert zu werden. "Marie und ich arbeiten unter anderem an der Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs", erklärt Dennis. "Zur Skizzierung unserer Ideen verwenden wir gerne eine InVision-Funktion namens Freehand und unser InVision-Prototyp des Handbuchs ist in eine Confluence-Seite eingebettet. Alle Änderungen, die wir vornehmen, werden automatisch zu Confluence gepusht, sodass sie für jeden sichtbar sind. Anschließend wird jeder Kommentar auf der Confluence-Seite oder in InVision zu Slack gepusht, sodass wir Updates in Echtzeit erhalten." Außerdem können Teammitglieder auf Confluence-Seiten "Gefällt mir"-Angaben hinterlassen oder direkt über den Slack-Channel, über den Kommentare geteilt werden, auf diese antworten.

Wie Marie und Dennis selbst beobachten konnten, werden die Mitarbeiter von InVision effizienter, je mehr sie Atlassian und Slack in ihre alltäglichen Aufgaben und die anderen von ihnen genutzten Tools integrieren.

Marie fügt hinzu, dass Atlassian die Mitarbeiter von InVision nicht nur bei der täglichen Arbeit unterstützt, sondern auch bei der Verwirklichung der übergeordneten Mission, Unternehmen weltweit durch digitales Design Innovationskraft zu verleihen. "Letztendlich wirkt sich unsere Partnerschaft mit Atlassian positiv auf die Kunden von InVision aus", so Marie. "Je umfassender wir als Team integriert sind, desto besser können wir unseren Kunden bei der Erstellung besserer digitaler Produkte und Erfahrungen unterstützen."