Mehr Innovationsvermögen und zufriedenere Mitarbeiter in 30 Tagen: die Cloud-Migration von Lucid

Ein "perfekter Sturm" löst eine schnelle Umstellung auf die Cloud aus

Im Laufe der Zeit wurde Cloud-Technologie immer leistungsstärker und stieg zum Branchenstandard auf, während serverbasierte Tools teurer wurden und immer schwieriger zu warten waren. Plug-ins waren kompliziert zu verwalten, laufende Updates mussten manuell implementiert werden, und die Kapazität wurde knapp, als Lucid wuchs.

2019 führte das Unternehmen ein Upgrade auf Atlassian Data Center durch, um einige der betrieblichen Probleme bei der Wartung lokaler Tools zu lösen und von einer moderneren Erfahrung zu profitieren. Schon damals lag auf der Hand, dass letzten Endes eine Migration zur Cloud anstand – nur das Timing war noch unklar.

"Wir wollten uns als Branchenführer positionieren. Führende Unternehmen aus der SaaS-Branche nutzen keine lokalen Lösungen", erklärt David. "Der Wert, den unser Unternehmen bietet, besteht im Entwickeln von Funktionen, die unser Produkt stabiler machen und Innovationen schaffen. Zeit, die wir mit der Wartung interner Tools verbringen, verursacht unnötige Kosten."

Zusätzlich zu branchenüblichen Best Practices und zur ausgelagerten Wartung wollte Lucid auch eine Migration durchführen, um seine eigenen cloudbasierten Produkte und die nur in Atlassian Cloud verfügbaren Apps auf die gleiche Weise nutzen zu können wie die Kunden (ein unschätzbarer Schritt zur Förderung von Empathie und Innovation). Parallel dazu sollten die Sicherheit verbessert und der Remote-Zugriff für Mitarbeiter ermöglicht werden.

Lucid wägte jedes Jahr die Kosten und Vorteile der Cloud-Migration ab. Im Jahr 2020 sprach endlich alles für einen Übergang. Die Entscheidung war dank all der im Laufe der Jahre durchgeführten Analysen einfach. David sagt, es war "endlich ein perfekter Sturm", bei dem die passenden Gründe und die passenden Personen zum richtigen Zeitpunkt zusammenkamen.

Konzentrieren, validieren, kommunizieren: bei Lucid die drei entscheidenden Zutaten für die Migration in nur einem Monat

Mit einer klar definierten Vision (in der Cloud arbeiten) und einem aggressiven Zeitplan dafür (30 Tage) begannen Lucid und Oxalis, die Migration vorzubereiten, indem sie sich darauf konzentrierten, nur die nötigsten und wertvollsten Ressourcen zu verlagern. "Als Unternehmen beschlossen wir, dass der Umstieg auf die Cloud wichtiger war als eine komplette Nachbildung der bisherigen lokalen Umgebung. Dies stellte einen bedeutenden Unterschied dar", erinnert sich David. "Unsere interne Philosophie ist, dass wir keine Ressourcen und keine Arbeit mehr in Lösungen investieren, die uns keinen Wert mehr einbringen."

An diese Philosophie wurde auch die Plug-in-Governance von Lucid mit der Zeit angepasst. Das Team hatte also bereits ermittelt, welche Plug-ins nur noch selten genutzt wurden oder zu schwer zu verlagern waren. Dies erleichterte Oxalis und Lucid das Planen der Cloud-Migration. Statt einer umfassenden Zuordnung zwischen alten und neuen Funktionen musste das Team nur angeben, was verschoben werden sollte. Der Rest wurde außer Betrieb genommen.

Das aktualisierte Jira Cloud Migration Assistant-Tool von Atlassian erwies sich ebenfalls als nützlich, da es die Benutzerzuordnung intuitiver machte, erweiterte Unterstützung für benutzerdefinierte Feldtypen bot und die Migration projektübergreifender Boards ermöglichte. Durch die Zeitersparnis bei diesen Aufgaben konnte sich Lucid verstärkt auf das Testen konzentrieren, was nicht nur wichtig war, um Probleme zu vermeiden, sondern auch, um Zustimmung zu gewinnen und organisatorische Veränderungen zu managen. Es wurden etwa 20 Tester aus dem gesamten Unternehmen ausgewählt, damit die Engineers sehen konnten, wie die Cloud-Umgebung in verschiedenen Anwendungsfällen funktioniert.

"Oxalis hat herausgefunden, dass Migrations-Probeläufe in Kombination mit UAT dazu beitragen, die Benutzer schon vorab auf die Unterschiede zwischen den lokalen und cloudbasierten Atlassian-Deployments aufmerksam zu machen", berichtet Jake. "Wir konnten die besten Ressourcen aus der internen Dokumentation von Atlassian und Lucid nutzen, um im Vorfeld klar zu kommunizieren, was die Benutzer erwartet, sodass sie sich auf eine stabile Erfahrung verlassen konnten."

Die zielgerichteten Investitionen in Tests und Kommunikation zahlten sich aus, als Lucid einige Testläufe absolvierte und nur wenige Wochen später zu Cloud wechselte. Die Migration dauerte nur eine Woche und verlief völlig reibungslos. "Da wir so viele Testläufe und UAT-Tests auf mehreren Instanzen durchgeführt hatten, gab es am Tag der Migration nur ein einziges Problem. Und das konnten wir umgehend lösen", erklärt David.

Die Migration verlief so problemlos, dass die Mitarbeiter sie kaum bemerkten. "Als die Mitarbeiter am Montag zurückkamen, fiel den meisten von ihnen keine Veränderung auf, ganz so wie wir es geplant hatten. Sie wussten nur, dass sie jetzt über ihr Smartphone auf das System zugreifen konnten", sagt David. Mitarbeiter, die Bedenken geäußert hatten, dass sie Daten verlieren könnten oder es zu Unterbrechungen kommen könnte, waren positiv überrascht. Nur wenige Stunden und Wochen später war es, als hätten sie schon immer mit Atlassian Cloud gearbeitet. "Als ich zum ersten Mal gehört habe, dass wir zu Atlassian Cloud migrieren, habe ich mich um meine vorhandenen Daten und meinen Workflow gesorgt. Aber jetzt kann ich mir die Zeit vor dem Umstieg zur Cloud kaum noch vorstellen", sagt Emma Reece, Senior Quality Assurance Specialist.

Die Mitarbeiter sind auch von der verbesserten Benutzerfreundlichkeit und den hilfreichen Funktionen von Atlassian Cloud überzeugt. "Jira hat eine bessere Oberfläche und lässt sich leichter bedienen", erklärt Produktmanager Chance Ramey. "Jira Plans ist ebenfalls ein großer Vorteil. Wenn sich unsere Prioritäten verschieben, können wir jederzeit Pläne anpassen und genauer entscheiden, wann der richtige Release-Zeitpunkt ist."

Erhebliche Zeitersparnis plus unbezahlbare Mitarbeiterzufriedenheit

Nur 30 Tage nach der Entscheidung für die Migration arbeitete Lucid nahtlos in Atlassian Cloud und genoss die Geschwindigkeit, Sicherheit und stressfreie Erfahrung, auf die sich das Unternehmen seit Jahren gefreut hatte. "Wir konnten aufhören, uns um die Datenbankwartung, die Serverwartung und -konfiguration, die Automatisierung der Data Center-Konfiguration und die Unterschiede in den Umgebungen zu kümmern. Wir wissen, dass Atlassian aufkommende Schwachstellen patchen wird. Es gibt weniger Dinge, über die das SRE-Team Bescheid wissen und um die es sich Gedanken machen muss. Das Team kann unsere Produktionsumgebung konsistent verwalten, was den Stress, die Menge der durchzuführenden Tests und vieles mehr verringert", so David.

Davids Team spart auch bei Korrekturen, Skalierungen und Unterbrechungen deutlich Zeit. Vieles davon war zuvor aufwendig, ohne viel Mehrwert zu schaffen. "SREs sind unser wichtigstes Team. Sie sparen durch die Arbeit mit Atlassian Cloud pro Woche 25 % Zeit ein", berichtet David "Früher musste mindestens zweimal im Monat eines unserer zehn Teammitglieder seine laufende Arbeit unterbrechen und ein Problem beheben. Im Optimalfall dauerte dies fünf Minuten, manchmal aber auch ein paar Stunden. Dann waren da noch die Updates und Überarbeitungen. Auch die Skalierung war kompliziert. Obwohl die einzelnen Aufgaben jeweils nur ein paar Minuten in Anspruch nahmen, summierten sie sich, schufen nicht viel Mehrwert und störten uns oft während Meetings oder am Wochenende. Das hat sich jetzt alles erledigt", erklärt David.

Mit weniger Unterbrechungen, weniger langwierigen Aufgaben und einfacheren Methoden für Arbeit und Zusammenarbeit profitieren die Mitarbeiter von Lucid endlich von den gleichen Vorteilen wie ihre Kunden. Während das Unternehmen weiter wächst, freut sich das Team darauf, Atlassian Cloud und die Unterstützung von Oxalis auch künftig zur Verfügung zu haben, um die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern, ihre Produktivität zu erhöhen und Kunden dabei zu helfen, ihre Zukunft zu gestalten.