Sun Life + Atlassian
Ich habe bereits Dutzende von Migrationen durchgeführt. Die hier bei Sun Life erfolgte Migration zu Atlassian Cloud ist die beste, die ich je erlebt habe.
250
TBD
Zeitersparnis in den ersten 10 Monaten
80%
TBD
Effizienzsteigerung mit Confluence Cloud
97%
TBD
Benutzerzufriedenheit bei Atlassian Cloud
Branche
Finanzdienstleistungen
Standort
Toronto, Kanada
Anzahl Benutzer
7.000
Atlassian-Produkte
Apps
Solution Partner
Sun Life ebnet durch die Migration zu Atlassian Cloud den Weg in eine bessere Zukunft
Bei einem Unternehmen, das schon seit mehr als 150 Jahren besteht, sind "zukunftsorientiert" und "Motor der digitalen Innovation" nicht unbedingt die naheliegendsten Assoziationen. Das kanadische Finanzdienstleistungsunternehmen Sun Life beweist jedoch, dass auch ein Unternehmen mit langer Geschichte ein moderner Marktführer sein kann.
Sun Life ist bestrebt, seine Position nicht nur als Top-Anbieter von Finanzplanung und entsprechenden Leistungen, sondern auch als Top-Arbeitsplatz zu behaupten. Viele Mitarbeiter sind seit Jahrzehnten im Unternehmen und haben sich auf neue Arten der Zusammenarbeit und neue Methoden beim Kundenservice eingestellt.
Vor Kurzem hat Sun Life eine Initiative zur digitalen Transformation gestartet, um wettbewerbsfähig zu bleiben und eine hervorragende Kundenerfahrung zu bieten. Im Rahmen dieser Initiative sollten agile Methoden und cloudbasierte Tools eingeführt werden, um die Effizienz zu steigern, die Zusammenarbeit zu fördern und noch bessere Produkte bereitzustellen.
Wie es bei vielen Teams in einer ähnlichen Situation der Fall wäre, standen die Mitarbeiter der Änderung ihrer Prozesse und Plattformen skeptisch gegenüber, insbesondere angesichts der geltenden strengen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen. Doch wie immer nahm Sun Life die Herausforderung an, minderte die Risiken und war letztlich erfolgreich.
Seit Sun Life mit Unterstützung seines Solution Partners Adaptavist und des Atlassian Migration Program die Migration zu Atlassian Cloud vollzogen hat, konnte das Unternehmen in weniger als einem Jahr Zeiteinsparungen im Wert von mehreren Hunderttausend Dollar erzielen. Die Benutzerzufriedenheitswerte liegen bei 97 % und es wurde ein agileres, stärker auf Zusammenarbeit ausgerichtetes Arbeitsumfeld geschaffen, das dazu beitragen wird, dass die nächsten 150 Jahre genauso erfolgreich verlaufen wie die ersten.
Zentralisierung und Modernisierung mit Atlassian Cloud-Produkten
Als Cynthia Brind'Amour 1999 zu Sun Life kam (als Mitarbeiterin der zweiten Generation, die in die Fußstapfen ihrer Mutter trat), war die fortschrittlichste Technologie, die sie bei der Arbeit verwendete, ein Mikrofiche-Leser. Es gab keine E-Mails, geschweige denn Zusammenarbeits- oder Ticketing-Software.
Als Cynthia sich von der Callcenter-Mitarbeiterin zur Schulungsleiterin und schließlich zur Prozessspezialistin hocharbeitete, wurde sie für ihr umfassendes Wissen über das Unternehmen und ihre Vernetzung bekannt. Vor diesem Hintergrund war sie optimal geeignet, um Sun Life bei seiner digitalen Transformation zu unterstützen.
Nach der Implementierung lokaler Deployments von Confluence und Jira im Jahr 2008 sahen die Mitarbeiter, wie viel schneller, einfacher und besser sie arbeiten könnten. Cynthia half dem Team beim Upgrade auf Atlassian Data Center on AWS, um die Wartung auszulagern. Im Laufe der Zeit wurde jedoch deutlich, dass sie noch mehr Flexibilität und Agilität benötigten, um in ihrer Branche die Nase vorn zu haben.
Im Jahr 2020 begann die IT mit einer Agile-Transformation, um ihre Praktiken zu modernisieren und diese Ziele zu erreichen. "Zuvor hatten wir ein traditionelles IT-Modell für Finanzdienstleistungen, bei dem es mehr um Kostenkontrolle als um Wertschöpfung ging. Wir hatten ein System mit vielen Funktionen, aber es war sehr kontrolliert und schwer zu ändern", berichtet Paul McNally, Jira Cloud Technical Product Owner bei Sun Life. "Wir wollten agil sein, schnell handeln, unseren Teams ein besseres Erlebnis bieten und Mehrwert schaffen, statt nur die Kosten zu kontrollieren."
Parallel dazu erhielt Cynthia Rückmeldungen, dass die vielen unterschiedlichen Tools bei Sun Life es den Mitarbeitern erschwerten, die benötigten Informationen zu finden. Obwohl Confluence und Jira in den IT- und Operations-Teams bereits beliebt waren, verwendeten einige Teammitglieder immer noch Lotus Notes, SharePoint, Microsoft Excel, Microsoft Project und andere Software für ihre Arbeit. "Die Mitarbeiter beklagten sich darüber, dass alles überall verteilt war. Es gab nicht den einen Ort, an dem sie ihre Arbeit erledigen konnten", so Cynthia.
Als die Probleme zunahmen, wurde dem Team klar, dass die Plattform von Sun Life zusammen mit den Prozessen transformiert werden musste. "Irgendwann kommen Server und Data Center an ihre Grenzen", erklärt Cynthia. Benutzer und Führungskräfte zögerten jedoch mit Blick auf das Änderungsmanagement und die Sicherheit in der Cloud. Die Teams von Cynthia und Paul überwanden diese Bedenken, indem sie erklärten, wie vertrauliche Daten geschützt werden und welche Vorteile Cloud-Sicherheit hat, und indem sie Cloud-Funktionen wie erweiterte Berechtigungen vorstellten.
Nachdem die Unternehmensführung erkannt hatte, dass die Vorteile die Risiken bei Weitem überwogen, wollte sie die Änderung so schnell wie möglich vornehmen. Sie legte einen Zielzeitraum von drei Monaten fest, aber Cynthia wusste durch ihre jahrelange intensive Arbeit mit den Tools, dass ein gut durchdachter Wechsel länger dauern würde. Sie richtete eine Sandbox ein, um die Cloud-Funktionen zu demonstrieren, erklärte die Kosten und zeigte dem Führungsteam den Prozess.
Laut Cynthia trug dieser Ansatz dazu bei, die Erwartungen des Führungsteams zu lenken und einen strategischeren Migrationsplan zu entwickeln. Das Team habe von Anfang an von der Zusammenarbeit profitiert. "Man sollte sich nie auf Annahmen verlassen. Nur weil der Ausgangspunkt der Migration dieselbe Plattform ist, muss sie noch lange nicht reibungslos verlaufen", erklärt sie. "Sandboxes sind sehr sinnvoll. Sie haben dem Projektteam und dem Unternehmen immens dabei geholfen, zu visualisieren, wie die Umgebung in der Cloud aussehen würde. Auf diese Weise konnten wir auch feststellen, welche Bereiche nicht gut zur Cloud passen und welche Makros funktionieren würden."
Jira Cloud und Confluence Cloud sind gegenüber den lokalen Versionen und den anderen vorherigen Tools, die wir verwendet haben, ein großer Schritt in die richtige Richtung. All die neuen Funktionen haben meinen Arbeitsalltag wirklich verbessert.
Sun Life-Mitarbeiter
Confluence steht am Beginn der Migration
Sun Life begann seine Cloud-Migration mit Confluence, einem der am häufigsten verwendeten Atlassian-Tools. Während des Planungsprozesses mit der Unternehmensführung schlug Cynthia vor, nach der Optimize-and-Shift-Methode vorzugehen, damit sie so schnell wie möglich handeln und gleichzeitig ihre neue Plattform für nachhaltigen Erfolg einrichten konnten. Bei diesem Ansatz konzentrierte sich das Team darauf, herauszufinden, welche Sites, Apps und Workflows am dringendsten benötigt wurden. "Ich migriere eine Site nie ohne nachzufragen. Ich treffe mich mit den Teammitgliedern, ermittle ihre gewünschte Benutzererfahrung und prüfe, ob es Sinn macht und die Zeit und Ressourcen für die Migration und das laufende Management wert ist", erklärt Cynthia.
Bei diesen Meetings demonstrierte Cynthia jedem Team Confluence Cloud und sprach über die teamspezifischen Anforderungen. Bei einigen Sites war der Wechsel in die Cloud durchaus sinnvoll. Für andere bot Cynthia drei Optionen an: Migration zur Cloud, Umstellung auf ein anderes Legacy-Tool von Sun Life oder Archivierung der Inhalte. Im Zuge dieser Gespräche identifizierte das Team 25 von 350 Sites, die zur Cloud migriert werden sollten.
Ab diesem Punkt arbeitete Sun Life mit seinem Solution Partner Adaptavist zusammen, um einen Migrationsplan zu entwickeln. Sie erstellten eine Zeitleiste mit mehreren Phasen, nach der Site-Gruppen in fünf jeweils zweiwöchigen Wellen migriert werden sollten. In jeder Welle erstellte Adaptavist neue Instanzen in seiner Sandbox und übertrug sie in die Sandbox von Sun Life, um sie den Benutzern zu demonstrieren, Korrekturen vorzunehmen, Tests durchzuführen und schließlich die Migration zu vollziehen.
Cynthias Team schulte die Benutzer hinsichtlich veränderter und neuer Funktionen. Basierend auf Benutzerfeedback führte das Migrationsteam beispielsweise mehrere neue cloudbasierte Marketplace-Apps ein, darunter Aura zur Verbesserung des Seitendesigns, Tabellenfilter und Diagramme für Confluence zur Verbesserung der Geschäftsanalyse und Draw.io für die Diagrammerstellung (soll bald implementiert werden). "Confluence Cloud bietet viel mehr Möglichkeiten als lokale oder Data Center-Deployments", merkt Cynthia an. Dies fällt allmählich auch den Benutzern auf. "In vielen Fällen wird das neue Confluence Cloud nach der Umstellung für Effizienzsteigerungen sorgen, die mit der lokalen Version nicht möglich sind", erwartet ein Mitarbeiter.
Die Optimize-and-Shift-Methode hat außerordentlich gut funktioniert. "Alle sind sich einig, dass die Migration erstaunlich reibungslos verlaufen ist", berichtet Cynthia. "Ich habe bei Sun Life vier Migrationen durchgeführt. Diese war die erfolgreichste. Es ist schön, dass Benutzer, die auch die anderen Migrationen erlebt hatten, dieses Mal als nahtlos empfunden haben."
Ich habe bei Sun Life vier Migrationen durchgeführt. Diese war die erfolgreichste. Es ist schön, dass Benutzer, die auch die anderen Migrationen erlebt hatten, dieses Mal als nahtlos empfunden haben.
Cynthia Brind'Amour
Confluence Cloud Technical Product Owner bei Sun Life
Tests und Support machen die Jira-Migration zur "besten, die ich bisher erlebt habe"
Nachdem Cynthia mit Adaptavist die Confluence-Migration abgeschlossen hatte, begannen Paul und sein Team, sich in Zusammenarbeit mit ihnen in Jira Cloud einzuarbeiten. Sie stimmten sich mit dem Agile Transformation Office von Sun Life ab, um die Genehmigung von der Unternehmensführung zu erhalten, und stellten dann ein Architekturteam zusammen, das das Projekt durch Planung und Implementierung leiten sollte.
Ähnlich wie bei Cynthia organisierten Paul und sein Team die Migration in Wellen und befragten dann die Benutzer, um zu ermitteln, wie sie Jira Cloud am besten für ihre Anforderungen einrichten und einen agilen Ansatz unterstützen können. Während des gesamten Architekturprozesses bemühte sich das Migrationsteam, Workflows zu standardisieren und das System so offen wie möglich zu halten, während die Sicherheit gewahrt blieb. "Wir versuchen, nicht grundsätzlich die striktesten Sicherheitsmaßnahmen durchzusetzen, sondern einen gemäßigten Weg zu finden", so Paul. "Wenn jemand einen Workflow für seinen Geschäftsbereich benötigt, sprechen wir die Standardisierung und Vereinfachung dieses Prozesses an. Diese Möglichkeiten sind ein großer Vorteil."
Als das Team mit der Migration begann, nutzte es den Jira Cloud Migration Assistant (JCMA), um den Prozess zu vereinfachen. Bei den ersten Herausforderungen wandten sich die Mitarbeiter an ihren Atlassian Cloud Migrations Manager (CMM). Beispielsweise stieß die Gruppe auf ein Problem mit doppelten E-Mail-Adressen in Active Directory, das gemeinsam mit dem CMM behoben wurde. "Ohne die Unterstützung von Atlassian wären wir nicht erfolgreich gewesen. JCMA und die Unterstützung des CMM waren entscheidend. Ich habe auch schon Migrationen mit anderen Anbietern durchgeführt, aber Atlassian stand uns tatsächlich mit Rat und Tat zur Seite", berichtet Paul.
Paul gibt zu, dass er anfangs zögerlich war, den CMM hinzuzuziehen und Tests durchzuführen. Schließlich habe er deren Wert aber doch erkannt. "Im Nachhinein hätte ich mehr auf den CMM hören sollen. Er hat Tests und Korrekturen vorgeschlagen, von denen ich jetzt weiß, dass sie sehr wichtig sind. Wenn man die Daten im ursprünglichen System überprüft, das Quellsystem so weit wie möglich bereinigt und frühzeitig und häufig testet, um Datenprobleme zu beheben, sollte die Migration ziemlich reibungslos verlaufen."
Die sorgfältige Vorbereitung und die Tests zahlen sich aus. Die Teams von Paul und Cynthia haben Benutzer nach der Migration befragt, und das Feedback war überaus positiv. Besonders gelobt wurde, wie reibungslos der Übergang verlaufen ist. Paul sagt: "Die Teams konnten nach Abschluss der Migration außer einem neuen Link keine großen Unterschiede feststellen, was ein großer Vorteil war. Die Benutzer waren froh, dass ihr gesamter Verlauf noch vorhanden war und sich die Schlüssel nicht geändert hatten. Ich habe bereits Dutzende von Migrationen durchgeführt. Die hier bei Sun Life erfolgte Migration zu Atlassian Cloud ist die beste, die ich je erlebt habe."
Confluence Cloud überzeugt gegenüber lokalen Lösungen
Cynthia Brind'Amour
Confluence Cloud Technical Product Owner bei Sun Life
"Mit Atlassian ist alles möglich"
Die Confluence-Migration von Sun Life wurde erst kürzlich abgeschlossen, und die Jira-Migration befindet sich noch in der Endphase, aber das Unternehmen sieht bereits unbestreitbare Verbesserungen in Bezug auf Zusammenarbeit, Effizienz und Sicherheit.
Die Jira Cloud-Plattform von Sun Life ist viel offener als ihr Data Center-System und bietet gleichzeitig solide Sicherheit. Das Team hat das Tool an seine internen Prozesse angepasst, sodass die Mitarbeiter die benötigten Informationen finden, besser zusammenarbeiten und strategischer vorgehen können. "Jira Cloud hat meine Arbeit sehr strukturiert und leicht verständlich gemacht. Alle notwendigen Informationen und Dateien, die für einen Vorgang relevant sind, sind leicht zugänglich", berichtet ein Mitarbeiter. Paul fügt hinzu: "Ich beobachte viel mehr Zusammenarbeit im gesamten Team, und es wird deutlich mehr auf das Portfoliomanagement geachtet. Wir erwägen sogar, Jira Align hinzuzufügen, um uns einen Überblick zu verschaffen und organisatorische OKRs verfolgen zu können."
IT und Operations lieben Cloud-Apps wie qTest und Tableau Connector Pro sowie native Funktionen wie Jira Plans und Automatisierung, beispielsweise zum Erstellen einer Onboarding-Anfrage, die die Erstellung von Storys und Sub-Tasks auslöst. "Automatisierungsfunktionen sparen jedes Mal ein paar Minuten, was sich bei über 3.300 Benutzern in einem Jahr durchaus summiert", erklärt Paul.
Bei Confluence Cloud war das Feedback genauso positiv. Laut Cynthia überzeugt die Lösung gegenüber lokalen Systemen. Die Mitarbeiter schätzen besonders die Vorlagen, Inline-Kommentare, Analysen und Suchfunktionen (die sie als "galaktisch gut" bezeichnet) sowie die nur in der Cloud verfügbaren Funktionen und Apps, die den Bedarf an E-Mails reduzieren. Cynthia merkt an, dass es ein geldwerter Vorteil ist, anhand eines Jira-Tickets eine Confluence-Seite zu erstellen.
Mitarbeiter aus allen Abteilungen – von der IT bis zum Callcenter – sind sich einig, dass die Umstellung von mehreren Tools auf eine zentrale cloudbasierte Plattform enorme Vorteile bewirkt hat. In einer kürzlich durchgeführten Umfrage berichten Benutzer von einer Effizienzsteigerung um 80 % bei Nutzung von Confluence Cloud, von Zeitersparnissen in Jira Cloud, die 94 % der Lizenzkosten decken, sowie von einer Zufriedenheit mit der neuen Plattform von 97 %. Ein Mitarbeiter erklärt: "Jira Cloud und Confluence Cloud sind gegenüber den vorherigen Tools, die wir verwendet haben, ein großer Schritt in die richtige Richtung. All die neuen Funktionen haben meinen Arbeitsalltag wirklich verbessert.“
Dies sind genau die Arten von Verbesserungen, die den Ruf von Sun Life als führender Finanzdienstleister und Arbeitgeber aufrechterhalten werden. Unabhängig von der Marktprognose werden sie in der Cloud weiterhin erfolgreich arbeiten.
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