Atlassian + Udemy
Atlassian erleichtert und verbessert unsere Arbeit durch die Funktionen für die Zusammenarbeit.
Stephanie Wisdom
Senior Director of Customer and Content Marketing
~2.400
Stunden weniger Besprechungszeit, die sich jedes Jahr allein durch das OKR-Tracking einsparen lassen
Über 1.500
Mit einer Arbeitsmanagementlösung verbundene Mitarbeiter
Über Udemy
Udemy erleichtert das Leben durch Schulungsangebote und sorgt dafür, dass jeder Zugang zu den neuesten und relevantesten Fähigkeiten hat. Über die Udemy Intelligent Skills Platform und eine globale Community aus vielfältigen und sachkundigen Dozenten erlernen Millionen von Benutzern Fachwissen und eine Vielzahl an technischen und beruflichen Fertigkeiten.
Branche
Internet und Software
Standort
San Francisco, Kalifornien
Anzahl Benutzer
1.100 Jira-Benutzer
1.900 Confluence-Benutzer
40 Jira Service Management-Agenten
80 Benutzer in Loom
Unternehmensgröße
1.500
Udemy stärkt Zusammenarbeit und spart durch die Verbindung mit Atlassian 2.400 Stunden/Jahr
Herausforderung: Udemy, eine der weltweit beliebtesten Online-Lernplattformen, ist in drei Jahren um das Vierfache gewachsen. Diese schnelle Expansion erschwerte die Zusammenarbeit, Abstimmung, Transparenz und Effizienz.
Lösung: Udemy vereinheitlichte Teams im gesamten Unternehmen und überwand die Wachstumsprobleme durch eine zentrale Ausrichtung mit den Atlassian Cloud-Tools.
Auswirkung: Indem die Technologie- und Geschäftsabteilungen in Atlassian enger zusammenrückten, wurden die Zusammenarbeit und Transparenz gefördert und die Teams schöpfen schneller gemeinsam mehr Wert.
Eine zunehmend problematische Skalierung weckt den Bedarf an einer neuen Lösung
Shawn Kresal stieg über viele Jahre in staatlichen Behörden und bei Anbietern von Finanzdienstleistungen auf, aber er sehnte sich nach der Rückkehr zu seinen technologischen Wurzeln und der Arbeit in einer aufregenderen, innovativeren Organisation. Sein beruflicher Hintergrund umfasste Informatik, er fühlte sich aber eingerostet, also absolvierte er Udemy-Onlinekurse, um verschiedene Programmiersprachen aufzufrischen (und nahm nebenbei zum Spaß Klavierunterricht).
Durch Udemy hat Shawn nicht nur seine Liebe, neues zu lernen, wiederentdeckt, sondern fand auch ein Unternehmen mit einer Mission nach seinen eigenen Überzeugungen: Bildung für jeden auf der Welt zugänglicher zu machen. Zufälligerweise stellte Udemy seinen ersten technischen Programmmanager ein – genau die Art von Stelle, nach der Shawn gesucht hatte. Es war wie ein Vorbestimmung.
Nachdem Shawn 2019 zu Udemy kam, wuchs das Unternehmen innerhalb mehrerer Jahre exponentiell, angetrieben durch den gesteigerten Bedarf an E-Learning während der Pandemie (ich sag nur Sauerteigbrot …) und einen zunehmend umkämpften Arbeitsmarkt. Diese schnelle Expansion zwang Udemy dazu, sein Team und seine Infrastruktur zu skalieren. Das half Udemy dabei, mit den Bedürfnissen der Schulungsteilnehmer und dem Innovationstempo Schritt zu halten, brachte aber auch neue Herausforderungen in puncto Abstimmung, Transparenz, Zusammenarbeit und Effizienz mit sich.
Um diese häufigen auftretenden Skalierungsprobleme zu lösen und gleichzeitig die Vision, Bildung zugänglicher zu machen, weiter in die Realität umzusetzen, zentralisierte Udemy Teams im gesamten Unternehmen mit den Atlassian Cloud-Tools und schuf so eine neue Plattform für die Teamarbeit, die das Unternehmen beim Skalieren unterstützte und zum Erfolg beitrug.
"Wenn etwas benötigt wird, schreibt man in den meisten Unternehmen eine E-Mail, telefoniert oder sendet 1.800 Slack-Nachrichten." Hier ist das jetzt anders. Wir erledigen alles über Atlassian."
Shawn Kresal
Senior Director, Technical Program Management and Chief of Staff, CTO
Vor dem Hintergrund des schnellen Wachstums funktionierten die alten Arbeitsweisen nicht mehr
Bis 2023 hatte sich die Belegschaft von Udemy in etwa drei Jahren vervierfacht, und die alten Arbeitsweisen erwiesen sich als nicht mehr effektiv.
"Als wir ein kleines Unternehmen waren, machte jeder sein eigenes Ding, und das beschleunigte die Ergebnisse. Wir mussten nicht nach oben skalieren, sondern schnell handeln", erinnert sich Shawn. "Aber heute übersteigt die Größe unserer technischen Abteilung das gesamte Unternehmen von vor ein paar Jahren. Jeder, der heute sein eigenes Ding macht, bremst unseren Erfolg stark."
Als die Führungskräfte mit einer engen Zusammenarbeit mit den Produkt- und Ingenieurteams begannen, stellten sie scheinbar einfache Fragen:
"Woran arbeiten alle unsere Mitarbeiter?"
"Was ist der aktuelle Status unserer drei wichtigsten Projekte?"
"Welche Teams müssen wir auf dem Weg nach vorne einbeziehen?"
Diese Fragen schienen einfach zu sein, ließen sich aber nur schwer schnell beantworten. "Es gab einfach keine Transparenz", erklärt Shawn. "Wir konnten ein ziemlich teures Meeting mit 30 Mitarbeitern veranstalten oder ein Dutzend Benutzer Slack einsetzen lassen, gefolgt von weiteren 50 Leuten für Recherchearbeit. Aber wenn ein Team Asana und ein anderes Team Google Sheets nutzt und wieder ein anderes Team alles in Wiki einfügt, lassen sich diese Informationen einfach nicht systematisch und skalierbar erhalten.“
Die Nutzung von Atlassian zahlt sich aus, weil wir damit mehr Zeit und Klarheit gewinnen ... Vorher mussten wir an mehreren Meetings teilnehmen, viele Leute über Slack kontaktieren oder Nachrichten auf diversen Kanälen durchlesen. Jetzt können wir Atlassian als zentrale Anlaufstelle nutzen und alles finden, was wir brauchen."
Shawn Kresal
Senior Director, Technical Program Management and Chief of Staff, CTO
Vereinheitlichung bei Udemy mit einem auf Atlassian Cloud-Tools basierenden System
Shawn und die Führungskräfte waren sich einig, dass die Lösung für Udemys Wachstumsprobleme die Zentralisierung der Mitarbeiter, Prozesse und Plattformen bedeutete. "Wir haben uns auf eine Vereinheitlichung mit Atlassian verständigt", erinnert sich Shawn. "Das ist unkompliziert. Das geht schnell. Wir holen unsere Mitarbeiter dort ab, wo sie arbeiten. Und das stärkt auch die Transparenz für unsere Partner deutlich."
Die Unternehmenskultur bei Udemy besteht aus Experimenten und Iterationen, also standen die Teams Veränderungen glücklicherweise offen gegenüber. "Die Teams haben verstanden, dass eine einheitliche Arbeitsweise aller Mitarbeiter viele Vorteile für uns bringen wird", so Shawn.
Shawns Team half dabei, die gesamte Organisation zusammenzubringen und als grundlegendes System bei der Arbeit Tools von Atlassian einzusetzen. Alle Udemy-Mitarbeiter nutzen jetzt Confluence Cloud Premium als Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit und als zentrale Informationsquelle. Produktion und Entwicklung verlassen sich bei der Entwicklung und Wartung der Produkte von Udemy auf Jira Cloud Enterprise, um mit Stakeholdern aus anderen Bereichen zusammenzuarbeiten. IT-Entwickler nutzen Jira auch für die Verwaltung der Geschäftsanwendungen im gesamten Unternehmen.
"Wenn etwas benötigt wird, schreibt man in den meisten Unternehmen eine E-Mail, telefoniert oder sendet 1.800 Slack-Nachrichten", erklärt Shawn. Hier ist das jetzt anders. Wir erledigen alles über Atlassian."
Er ergänzt, dass sich die teamübergreifende Zusammenarbeit jetzt, da alle auf einer Plattform vereint sind, deutlich einfacher gestaltet. "Werden vier an einem Projekt beteiligte Teams benötigt, lassen sich diese einfach kennzeichnen. Dann kommen diese Teams zusammen und kennzeichnen den zuständigen Ingenieur, Designer oder Forscher."
Teams können ihre Arbeitsweise immer noch frei wählen, aber jeder muss seine Ziele und Roadmap-Elemente in Jira und Confluence für eine zentrale Berichterstattung nachverfolgen. Das hat die Transparenz und Verantwortlichkeit verbessert und gleichzeitig viel Zeit gespart.
"Wir verfolgen all unsere technischen Projekte, ihren Fortschritt und OKR-Zusammenfassungen über Confluence nach. Dadurch konnten wir etwa 500-600 Stunden an Besprechungszeit einsparen", sagt Shawn. "Früher veranstalteten wir vierteljährlich ein langes Meeting mit 80 Mitarbeitern und ungeheuer teuren Kosten. Dann sagten wir uns: 'Denken wir unserer Vision entsprechend mutig und experimentell und sagen all diese Treffen für ein Quartal ab.' Wir haben im Wesentlichen den gesamten Prozess mit einer Handvoll benutzerdefinierter Felder in Jira und Berichten in Confluence automatisiert, was für mich unglaublich ist. Jeder sagte: 'Ach du meine Güte, das ist ja fantastisch!'"
Die Vereinheitlichung auf der Atlassian Cloud-Plattform hat auch dazu beigetragen, Zeit und zu sparen und die mentale Belastung zu verringern, wenn neue Mitarbeiter zum Unternehmen stoßen und sich Projektteams ändern. "Unsere technische Abteilung umfasst an jedem beliebigen Tag mehr als 400 Mitarbeiter. Eine Person kann Teil von vier oder fünf Projektteams sein, die immer wieder kommen und gehen. Wie kann man damit Schritt halten? Jetzt gibt es einen zentralen Ort dafür. Immer wenn ein neues Team gegründet wird, kommuniziert es mit mir über Slack und ich nehme mir eine Minute Zeit und ergänze es", erklärt Shawn. "Wir hatten vorher bereits Probleme mit der Größe unseres Teams. Dank Atlassian gestaltet sich der Prozess für uns nun unglaublich einfach."
Früher veranstalteten wir vierteljährlich ein langes Meeting mit 80 Mitarbeitern und ungeheuer teuren Kosten... Wir haben im Wesentlichen den gesamten Prozess mit einer Handvoll benutzerdefinierter Felder in Jira und Berichten in Confluence automatisiert."
Shawn Kresal
Senior Director, Technical Program Management and Chief of Staff, CTO
Marketing wird ebenfalls Teil der Bewegung für mehr Transparenz und Verantwortlichkeit
CMO Genefa Murphy, PhD, ergänzt, dass sich die Zusammenführung der Udemy-Mitarbeiter durch Jira, Confluence und Loom sowohl für die technischen als auch für die Geschäftsteams als wegweisend erwies.
"Eine zentrale Anlaufstelle, an der jeder Informationen abrufen, Inhalte entwerfen und Feedback einholen kann, war für uns von unschätzbarem Wert. Wir können über Jira mit unseren Produktteams interagieren, aber selbst wenn kein Zugriff besteht, sind dank Jira-Filtern und -Dashboards, die an Confluence übertragen werden, die nötigen Informationen trotzdem sichtbar. Dadurch verbesserten sich die Transparenz und die Verantwortlichkeit deutlich. Einige unserer Teammitglieder skalierten den Informationsaustausch auch mit Loom-Videos, was dem Personal zudem die Möglichkeit zu bieten, diese Videos bei Bedarf erneut aufzurufen."
"Die Marketingabteilung gab uns großartiges Feedback", fügt Shawn hinzu. "Wie viele Personen müssen die Mitarbeiter der Marketingabteilung fragen, um die gesamte technische Roadmap oder ein Dashboard über aktuelle Projekte zu sehen? Keine. Sie können es ganz einfach selbst herausfinden. Das ist großartig für unsere Marketing-Mitarbeiter, die dadurch mehr Freiheiten und Transparenz haben."
Experimentieren ist der Weg zur Optimierung
Udemy experimentiert viel, daher testet das Unternehmen auch regelmäßig die neuesten Funktionen und Tools von Atlassian. Es hat sich beispielsweise für das Programm für den frühzeitigen Zugang für den Unternehmens-Hub angemeldet, das es ihm ermöglicht, Confluence mit den eigenen Markenfarben, Bildern, visuellen Karten, Links und mehr zu personalisieren. "Eine Wiki-Seite ist normalerweise ziemlich statisch, aber mit dem Unternehmens-Hub gleicht sie eher einem Magazin oder einer modernen Webseite. Ich freue mich darauf, mehr zu sehen!" sagt Shawn.
Team members across the company are also using Atlassian Intelligence to save time and mental load. Shawn says, “The Atlassian Intelligence search is fantastic. It’s been great for helping us find specific information, especially with thousands and thousands of pages to comb through. People love definitions, too. They’re especially helpful because we have a separate internal dictionary for Udemy terms and industry language that new hires might not know. Now, users can just click on the term to learn what it means.”
Potenziale freisetzen für Kunden und Kollegen von Udemy
Udemy hat sich aber nicht nur bemüht, seinen Kunden Lerninhalte zugänglicher zu machen, das Unternehmen hat auch die Zusammenarbeit und Informationsbeschaffung mit seiner Atlassian-Lösung vereinfacht.
"Die Nutzung von Atlassian zahlt sich aus, weil wir damit mehr Zeit und Klarheit gewinnen. Nichts bremst Teams so stark aus wie ein Mangel an Klarheit", meint Shawn. "Vorher mussten wir an mehreren Meetings teilnehmen, viele Kollegen über Slack kontaktieren oder Nachrichten auf diversen Kanälen durchlesen. Es war sehr teuer, an Informationen zu kommen. Jetzt können wir Atlassian als zentrale Anlaufstelle nutzen und alles finden, was wir brauchen."
Genefa stellt auch im Marketing eine Veränderung fest. "Im Grunde möchten unsere Teams die Arbeit von Udemy aufeinander abstimmen, erweitern und beschleunigen. Atlassian hilft uns dabei." Die Lösung bringt unsere Teams zusammen, indem sie Mitarbeitern eine klare und präzise Möglichkeit bietet, miteinander zu kommunizieren und zu interagieren. Sie gibt uns die Möglichkeit, die geleistete Arbeit zu erweitern, indem sie uns allen eine zentrale Anlaufstelle bietet, was uns eine Skalierung ermöglicht. Das wiederum ermöglicht uns schnelleres Arbeiten, weil wir nicht mehr auf Rückmeldungen bestimmter Personen oder auf die Durchführung eines Meetings warten müssen. Wir können einfach sofort kommunizieren und uns innerhalb der Plattform austauschen." Stephanie Wisdom, Senior Director of Customer and Content Marketing und Kollegin von Genefa, fügt hinzu: "Atlassian erlaubt uns dank seiner Zusammenarbeitsfunktionen, noch besser zu arbeiten."
Da Udemy in weiteres Wachstum investiert, wird sich eine zentralisierte, KI-gestützte Plattform für die Zusammenarbeit auch weiterhin auszahlen. Im Unternehmen ist man überzeugt, dass "Fähigkeiten der Schlüssel zur Entfaltung des Potenzials sind" und durch die Transformation der Teamarbeit mit Atlassian auch die Mitarbeiter ihr Potenzial ausschöpfen können.
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