Was du über Modelle für die HR-Servicebereitstellung wissen musst

Wenn Unternehmen erfolgreich sind und die Mitarbeiterzahl wächst, wird die Personalverwaltung immer aufwendiger. Was für ein 10-köpfiges Startup noch funktioniert, ist mit 500 Angestellten, die über Abteilungen, Zeitzonen oder Kontinente verteilt sind, nicht mehr handhabbar. Mitarbeiter erhalten nicht die Unterstützung, die sie benötigen. HR-Teams müssen immer wieder dieselben Fragen beantworten. Und die Manager wundern sich, warum das Serviceniveau sinkt.

Hier kommen die HR-Servicebereitstellungsmodelle ins Spiel. Sie geben nicht einfach eine Struktur vor. Vielmehr bieten sie ein System, das es der HR-Abteilung ermöglicht, effizient zu skalieren und zugleich die Mitarbeitererfahrung zu verbessern. In diesem Leitfaden gehen wir auf die gängigsten Bereitstellungsmodelle ein, wie sie die Personalabteilung unterstützen und wie du das beste Modell für dein Team auswählst.

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Was versteht man unter einem HR-Servicebereitstellungsmodell?

Ein HR-Servicebereitstellungsmodell gibt deiner Organisation einen Rahmen vor, der es der Personalabteilung ermöglicht, ihre Dienstleistungen auf strukturierte Weise bereitzustellen. In das Modell fließen das Design des HR-Teams, deine Prozesse und die Tools ein, die ihr verwendet, um von der Einarbeitung bis zur Leistungsbeurteilung alle Aspekte der HR zu unterstützen.

Das richtige Servicebereitstellungsmodell kann dazu beitragen, den Personalsupport in deiner gesamten Organisation zu optimieren. Es sorgt für reibungslose Abläufe, verbessert die Mitarbeiterzufriedenheit und gibt dem HR-Personal alle Funktionen an die Hand, um hervorragenden Service zu leisten. Wichtig ist, dass du ein Modell wählst, das zur Größe, Struktur und den Zielen deines Unternehmens passt. So entsteht ein HR-Erlebnis, bei dem der Mensch im Mittelpunkt steht, und das mit deinem Unternehmen wachsen kann.

Hauptbestandteile eines HR-Servicebereitstellungsmodells

Sehen wir uns die Hauptbestandteile und Funktionsweise von HR-Servicebereitstellungsmodellen an. Ein HR-Servicebereitstellungsmodell besteht im Wesentlichen aus den folgenden Komponenten:

• Serviceangebot: HR-Teams bieten eine breite Palette von Services an, von Basisleistungen wie Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen bis hin zu Trainings und Personalentwicklung.

• Bereitstellungswege: Wie werden die HR-Services angeboten? Bei herkömmlichen HR-Servicebereitstellungsmodellen steht die persönliche Interaktion im Mittelpunkt, es gibt aber auch Helpdesk-Lösungen und Self-Service-Tools für Mitarbeiter.

• Rollen: Wer ist für die Bereitstellung von HR-Services verantwortlich? Welche Rollen spielen andere HR-Teammitglieder in dem Prozess?

Diese Aspekte beeinflussen die Effizienz und Skalierbarkeit eines HR-Servicebereitstellungsmodells, da verschiedene Bereitstellungswege unterschiedliche Vor- und Nachteile bieten. Ein dezentrales HR-Modell erleichtert die Skalierung der HR-Services entsprechend dem Unternehmenswachstum.

Das Mitarbeitererlebnis wird auch durch das Servicemanagement für HR-Teams beeinflusst. Wenn Gehaltsabrechnung und Urlaubsgenehmigungen reibungslos funktionieren, sind die Mitarbeiter eher mit ihrem Arbeitsumfeld zufrieden.

Die gängigen Arten von HR-Servicebereitstellungsmodellen

Am besten lässt sich das Ganze verstehen, wenn wir uns Beispiele für HR-Bereitstellungsmodelle ansehen. In diesem Abschnitt gehen wir auf einige gängige HR-Bereitstellungsmodelle und deren Funktionsweise näher ein.

Zentrales HR-Modell

Ein zentrales HR-Modell bedeutet, dass die HR-Services an einem Standort oder in einer einzigen Personalabteilung zusammengefasst sind. Da bei diesem Modell alle Services von einem einzigen HR-Team erbracht werden, ist es einfacher, für Konsistenz zu sorgen und für alle HR-Leistungen dieselben Richtlinien anzuwenden. Viele größere Unternehmen setzen auf das zentrale HR-Modell, um sicherzustellen, dass die HR-Leistungen in jeder Niederlassung einheitlich erbracht werden.

Ein großer Vorteil des zentralen HR-Servicebereitstellungsmodells ist die Konsistenz. Nachteilig kann das Modell sein, wenn einzelne Unternehmensteile unterschiedliche HR-Anforderungen haben. Zentrale HR-Modelle lassen sich auch schwieriger an dein Unternehmen anpassen, insbesondere wenn ihr keine HR-Automatisierungstools und andere zeitsparende Funktionen nutzt.

Dezentrales HR-Modell

Beim dezentralen HR-Modell haben einzelne Niederlassungen oder Abteilungen jeweils eine eigene Personalabteilung. Wenn einzelne Unternehmensteile unterschiedliche Personalbedürfnisse haben, ist dieses Modell oft die erste Wahl. Das kann relevant sein, wenn ihr mehrere Filialen in Regionen mit unterschiedlichen staatlichen und lokalen Gesetzen habt. Das dezentrale HR-Modell ist gut geeignet, wenn ihr an allen Standorten Compliance sicherstellen möchtet, denn damit könnt ihr auf die individuellen HR-Anforderungen jeder Abteilung oder Niederlassung eingehen.

Ein dezentrales Modell bietet zwar mehr Flexibilität und Reaktionsfähigkeit, erhöht jedoch auch die Gefahr einer inkonsistenten Anwendung von Richtlinien und ist mit höheren Kosten verbunden. Davon abgesehen sind dezentrale Servicebereitstellungsmodelle eine hervorragende Lösung, wenn ihr eure HR-Services an die Bedürfnisse verschiedener Regionen und Abteilungen anpassen müsst.

Shared-Services-Modell

Ein Shared-Services-Modell ist eine Mischung aus einem dezentralen und einem zentralen Modell und bietet das Beste aus beiden Welten. Bei diesem Modell werden die HR-Services in einem zentralen Servicecenter konsolidiert, das verschiedene Abteilungen oder Standorte bedient. Im Gegensatz zum zentralen HR-Servicebereitstellungsmodell deckt das Shared-Services-Modell verschiedene Unternehmensteile ab und ist flexibler.

Ein Shared-Service-Modell ist eine hervorragende Möglichkeit, die Effizienz und Wirtschaftlichkeit deiner Personalabteilung zu steigern. Der Nachteil dieses Modells sind die Kosten, die deutlich höher liegen als bei den anderen Modellen. Dieses Servicemodell kann auch komplexer sein als ein einfaches zentrales Modell. Zudem ist eine enge Abstimmung unerlässlich, um lokale HR-Teams und zentrale Servicezentren auf dem gleichen Stand zu halten.

Auslagerung der HR

Beim HR-Outsourcing lagert ihr einige oder alle HR-Services an einen Drittanbieter aus. Genauso wie beim Outsourcen des IT-Service-Managements (ITSM) oder Grafikdesigns kannst du einen externen HR-Dienstleister beauftragen, der einfache Aufgaben wie Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen, Urlaubsverwaltung und Onboarding übernimmt. 

Outsourcing-HR-Modelle können eine gute Wahl sein, wenn du Kosten senken und deine HR-Services skalieren möchtest, weil euer Unternehmen gewachsen ist. Die HR-Experten sind sofort einsatzbereit und bieten ihre Services zu erschwinglichen Preisen an. Das externe HR-Team kann zudem jederzeit vergrößert werden, wenn neue Mitarbeiter hinzukommen.

Es gibt aber auch Risiken, wenn die Kontrolle über die Personalabteilung eingeschränkt ist. Bei ausgelagerten HR-Services kann es schwieriger sein, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und die Mitarbeitererfahrung zu verbessern.

Das Center of Excellence-Modell

Ein Center of Excellence (CoE) für die HR-Abteilung ist ein Team, das sich darauf konzentriert, spezialisiertes HR-Know-how bereitzustellen und Tools und Strategien zu implementieren, die die Effizienz und Effektivität deines HR-Service verbessern. CoE spielen eine wichtige Rolle bei der Förderung der kontinuierlichen Verbesserung und der Maximierung der Effizienz deines HR-Service.

Das CoE-Modell ist außerdem eine hervorragende Ergänzung zu anderen Modellen, da es Strategien und Innovationen vorantreibt und Best Practices für die Erbringung von HR-Service umsetzt. Durch die Nutzung von Tools und Ressourcen wie Vorlagen für die HR-Servicebereitstellung bleibst du organisiert und kannst effizienteren HR-Service anbieten.

Mehrstufiges HR-Modell

Bei einem mehrstufigen Modell für die HR-Servicebereitstellung ist der Support in einzelne Stufen wie Self-Service, Helpdesk und spezialisierter Support unterteilt. Jede Stufe hat ihre eigenen Verantwortungsbereich, sodass sich die Mitglieder des HR-Teams spezialisieren und auf die komplexeren HR-Vorgänge konzentrieren können. 

Wenn ein Mitarbeiter eine Anfrage an die HR-Abteilung stellt, handelt es sich zunächst um eine Self-Service-Anfrage. Sollte das Self-Service-System das Problem nicht lösen können, wird es an den Helpdesk weitergeleitet. Sollte der Helpdesk das Problem nicht lösen können, wird es an Support-Experten weitergeleitet, die komplexere Probleme beheben können.

Ein mehrstufiges HR-Modell beschleunigt die Problemlösung und ermöglicht es den Experten, komplexere Probleme vorrangig zu behandeln, insbesondere in Kombination mit einer HR-Helpdesk-Software.

Wahl eines passenden Modells für die HR-Servicebereitstellung

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen an die HR-Abteilung. Daher ist es wichtig, ein Modell für die HR-Servicebereitstellung zu wählen, das genau auf deine Bedürfnisse zugeschnitten ist. Zunächst solltest du dich mit deinen organisatorischen Anforderungen, der Größe deines Unternehmens und der Unternehmenskultur befassen. Dabei solltest du auch prüfen, wie es um die digitale Reife deines Unternehmens bestellt ist. Digitale Reife bedeutet im Wesentlichen, dass du Technologie zu deinem Vorteil nutzen kannst.

Bei der Auswahl eines Bereitstellungsmodells ist nicht allein der aktuelle Stand des Unternehmens ausschlaggebend. Ebenso wichtig sind die langfristigen Ziele. Wenn du von einem deutlichen Wachstum ausgehst, solltest du ein HR-Servicemodell wählen, das entsprechend skaliert werden kann.

Beispiele von Modellen für die HR-Servicebereitstellung in der Praxis

Anhand von Beispielen für die verschiedenen Modelle kannst du besser nachvollziehen, wie diese Modelle in der Praxis funktionieren.

Kleinere regionale Unternehmen nutzen in der Regel zentrale Modelle für die HR-Servicebereitstellung mit HR-Teams vor Ort. Wenn diese Unternehmen wachsen und an neue Standorte expandieren, können sie ein Shared-Service-Modell nutzen, um den individuellen HR-Bedarf der einzelnen Regionen zu decken.

Größere Unternehmen nutzen üblicherweise ein mehrstufiges Modell für die HR-Servicebereitstellung. Amazon ist ein gutes Beispiel. Wenn du ein Problem hast, kannst du es mit den Self-Service-Optionen lösen. Wenn du das Problem nicht alleine beheben kannst, kannst du dich direkt an Amazon oder den Käufer bzw. Verkäufer wenden, um eine Lösung zu finden.

Mit der HR-Servicebereitstellung in Jira Service Management intelligenter skalieren

Das von dir gewählte Modell für die HR-Servicebereitstellung hat einen großen Einfluss auf die Qualität, die Kosten und die termingerechte Erbringung deines HR-Service. Jira Service Management kann deine Modelle für die HR-Servicebereitstellung optimieren, um Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern.

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