Der Jira-Ansatz für HR Service Management und Delivery (HRSM)

HR-Teams sind die erste Anlaufstelle für einen neuen Mitarbeiter. Wenn ein neuer Mitarbeiter Fragen hat, wird er sich wahrscheinlich an das HR-Team wenden: Wie erhält man Zugriff auf neue Systeme, wo bekommt man Geräte und vieles mehr. IT-Teams können mit HR zusammenarbeiten, um durchgängig automatisierte Services über einen Service-Katalog-Ansatz bereitzustellen. In Jira Service Management können Teams ein Portal mit einer Reihe von Servicebereichen für die verschiedenen Teams einrichten und damit eine einzige Servicemanagementlösung für das gesamte Unternehmen bereitstellen. Anstatt Zeit damit zu verschwenden, mehrere Personen zu kontaktieren, können Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks einen neuen Laptop anfordern. Die Anfrage wird dann automatisch weitergeleitet, genehmigt und erfüllt.

Jedes Team kann über einen eigenen Servicedesk verfügen, wobei die Servicebereitstellung mithilfe von Workflows beschleunigt wird.

Intern nutzt Atlassian Jira Service Management, um vertrauliche Fälle von Mitarbeiterbeziehungen zu verfolgen. HR-Teams erhalten unterschiedlichste vertraulichen Anfragen, die nur von ein oder zwei Personen eingesehen werden sollten. Damit die Personalabteilung jeden Fall erfolgreich bearbeiten kann, benötigt sie einen sicheren Bereich, um die mit der gemeldeten Angelegenheit verbundenen Ereignisse zu dokumentieren und nachzuverfolgen. Mit der HRSM-Lösung von Jira Service Management können HR-Teams einen vertraulichen Servicedesk für das Fallmanagement betreiben. Anhand von Berechtigungen wird gesteuert, wer Anfragen anzeigen, suchen und kommentieren darf. In der gleichen Lösung können sie einen separaten, öffentlich zugänglichen Servicedesk für Gehaltsabrechnung, Onboarding und allgemeinere HR-Services bereitstellen.

Jira Service Management hilft Teams dabei, die zugrunde liegende Komplexität zu verbergen. Mitarbeitern wird ein einheitliches zentrales Portal für den Zugriff auf Hilfe angezeigt. Unter anderem bietet die Lösung durchdachte Aufnahmeformulare, mit denen das Anfragevolumen um 70 % reduziert werden kann, und automatisiert den Datenfluss für alle erforderlichen Teams. Dadurch können HR-Teams ihre Ressourcen besser zuteilen und sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren.

IT- und HR-Teams können sich miteinander abstimmen, um gemeinsame Prozesse abzubilden und einen Startpunkt festzulegen. Durch die Zusammenstellung von FAQs und die Erstellung einer Wissensdatenbank erzielen viele Teams schnelle Erfolge.

Wenn FAQs bereitgestellt wurden und HR-Teams dank ausführlicher Anfrageformulare die nötigen Informationen erhalten, um ihre Aufgaben zügig zu erledigen, kann die Automatisierung des Onboardings zu einem späteren Zeitpunkt angegangen werden, da dies in der Regel eine umfassendere, abteilungsübergreifende Orchestrierung erfordert.

IT-Teams können einfache Berichts-Dashboards einrichten, die dem HR-Team dabei helfen, die Bereitstellung seiner Services zu verfolgen und entsprechende Berichte zu erstellen. Die monatliche Berichterstattung wird vereinfacht, wenn HR-Manager auf einen Blick das Volumen der eingehenden Anfragen sehen können und wissen, wie viele Mitarbeiter erfolgreich eingeführt wurden und wie hoch die Arbeitsbelastung der einzelnen Teams ist. Anstatt auf Spekulationen können sie ihre Entscheidungen über die Skalierung ihres Teams auf Daten basieren und wissen, wo sie sich verbessern können.