Den Personalbetrieb mit der Automatisierung von HR-Workflows vereinfachen

HR-Teams sind oft die stillen Helden eines wachsenden Unternehmens: Sie kümmern sich um das Onboarding, Urlaubsanträge, Compliance, Gehaltsabrechnungen und ein Dutzend anderer Anfragen … und all das vor dem Mittagessen. Aber wenn diese Prozesse auf verstreuten Tabellen, endlosen E-Mail-Threads oder manuellen Genehmigungen beruhen, kann leicht etwas verloren gehen.

Kommt dir das bekannt vor?

Hier kann die Automatisierung von HR-Workflows einen echten Unterschied machen. Durch das Optimieren und Automatisieren sich wiederholender Aufgaben steht die Suche nach Formularen nicht mehr im Mittelpunkt – stattdessen kann sich dein Team darauf konzentrieren, eine bessere Mitarbeitererfahrung zu schaffen. In diesem Leitfaden zeigen wir, wie Tools den Personalbetrieb vereinfachen können, und geben dir Best Practices für die HR-Automatisierung an die Hand, um den Einstieg zu erleichtern.

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Was ist HR-Workflow-Automatisierung?

HR-Workflow-Automatisierung ist der Prozess, bei dem aus sich wiederholenden, manuellen HR-Aufgaben optimierte digitale Workflows werden. Stell dir das so vor, als würdest du Chaos mit Checklisten, E-Mails und Kalkulationstabellen durch organisierte, automatisierte Systeme ersetzen, die mühelos funktionieren.

Von Onboarding-Prozessen und der Gehaltsabrechnung bis hin zu Urlaubsanträgen und dem Compliance-Tracking hilft die Automatisierung den HR-Teams, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und sich auf strategische Prioritäten zu konzentrieren, anstatt auf administrative Aufgaben. Dein Team kann Workflows einrichten, die automatisch ausgelöst werden, um Konsistenz, Geschwindigkeit und bessere Mitarbeitererfahrungen auf ganzer Linie zu gewährleisten.

Warum HR-Teams Workflow-Automatisierung brauchen

HR-Teams profitieren von der Workflow-Automatisierung, da ein Großteil ihrer Tätigkeit aus sich wiederholenden Aufgaben besteht. Wenn ein Mitarbeiter sich wiederholende Aufgaben wie Gehaltsabrechnung und Urlaubsmanagement übernimmt, verbringt er wertvolle Zeit, die für andere Aufgaben aufgewendet werden könnte. HR-Automatisierung hilft Teams dabei, effizienter und genauer zu arbeiten. Sie reduziert das Risiko manueller Fehler und verschafft deinem HR-Team Zeit, um wichtigere Aufgaben zu erledigen.

Anwendungsfälle für HR-Workflow-Automatisierung

HR-Workflow-Automatisierung kann sich in mehreren Bereichen auswirken, von der Gehaltsabrechnung und den Sozialleistungen bis hin zum On- und Offboarding. Erfahre mehr über einige der Workflows, die du automatisieren kannst, um Zeit und Geld zu sparen.

Onboarding und Offboarding

Onboarding und Offboarding sind zwei der wichtigsten Aufgaben, für die die HR-Abteilung verantwortlich ist. Wenn du einen neuen Mitarbeiter einstellst, musst du ihn mit den Konten und der Ausrüstung ausstatten, die er für die Ausführung seiner Aufgaben benötigt. Die Onboarding-Automatisierung hilft dabei, Aufgaben wie die Kontoeinrichtung zu standardisieren.

Wenn ein Mitarbeiter dein Unternehmen verlässt, ist es wichtig sicherzustellen, dass er keinen Zugriff mehr auf die Konten oder Systeme hat. Dieser Prozess kann auch automatisiert werden, was die Sicherheit erhöht und die Zeit reduziert, die für das Offboarding von Mitarbeitern benötigt wird.

Urlaubsanträge und entsprechende Genehmigungen

Das Bearbeiten von Urlaubsanträgen ist eine der gängigsten Aufgaben, mit der sich HR-Teams befassen. Mitarbeiter verfügen jährlich über eine bestimmte Anzahl von bezahlten Urlaubs- und Krankheitstagen, aber sie müssen einen Antrag stellen und warten, bis die HR-Abteilung ihn genehmigt, bevor sie sich freinehmen. 

Mit der Automatisierung von HR-Workflows müssen nicht mehr endlos E-Mails mit Mitarbeitern ausgetauscht werden, um Urlaubsanträge zu genehmigen. Stattdessen kannst du die HR-Automatisierung verwenden, um eine Self-Service-Option für Mitarbeiter zu erstellen, damit sie schnell Urlaub beantragen und innerhalb weniger Minuten herausfinden können, ob dieser genehmigt wurde.

Da Urlaubsanträge eine der häufigsten Anfragen sind, mit denen sich HR-Teams befassen, empfiehlt sich eine Automatisierung. Das HR-Service-Management (HRSM) ist deutlich einfacher, wenn Mitarbeiter Self-Service-Optionen nutzen, um Urlaubsanträge einzureichen.

Gehaltsabrechnung und Verwaltung von Vorteilen und Leistungen

Bei Gehaltsabrechnungen und Leistungen dreht sich alles um Berechnungen, was bedeutet, dass die Wahrscheinlichkeit manueller Fehler höher ist. Wenn deine HR-Teams die Stunden der Mitarbeiter manuell addieren und deren Bezahlung berechnen, treten wahrscheinlich Rechenfehler und Tippfehler auf, die zu Problemen führen können. Das gilt insbesondere für Unternehmen mit umfangreichen Leistungspaketen.

Die Automatisierung der Gehaltsabrechnung und der Leistungen spart Zeit und stellt sicher, dass die Mitarbeiter die Vergütung erhalten, auf die sie Anspruch haben. Du kannst die Software zur Automatisierung von Gehaltsabrechnungen und Leistungen in andere HR-Helpdesk-Software und sonstige Tools integrieren, damit die Daten korrekt und sichtbar bleiben.

Leistungsbeurteilungen und Feedback-Zyklen

Leistungsbeurteilungen spielen eine wichtige Rolle, um Mitarbeiter über ihre Leistung im Vergleich zu deinen Erwartungen auf dem Laufenden zu halten. Außerdem sollten Mitarbeiter die Möglichkeit haben, dem Management Feedback zu geben.

Automatische Erinnerungen und Feedback-Formulare sorgen dafür, dass die Feedback-Kreisläufe termingerecht ablaufen, damit du die Leistungsbeurteilungen für sämtliche Mitarbeiter optimieren kannst. Dadurch wissen alle deine Teammitglieder, was sie richtig machen und woran sie zu einem bestimmten Zeitpunkt arbeiten müssen.

Leistungsbeurteilungen und Feedback tragen auch dazu bei, die Dokumentation zu verbessern. Wenn du den Mitarbeitern regelmäßig Feedback gibst, erstellst du eine Dokumentation, mit der du ihren Fortschritt im Laufe der Zeit überprüfen und verfolgen kannst.

Vorteile der Automatisierung von HR-Workflows

Die HR-Workflow-Automatisierung bietet zahlreiche Vorteile, darunter ein verbessertes Management der Mitarbeitererfahrung und weniger Fehler. Finde heraus, wie automatisierte HR-Workflows dein Unternehmen vorantreiben können.

Weniger Verwaltungsaufwand

Ohne Automatisierung verbringen HR-Teams viel Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben. Einfache Aufgaben wie Gehaltsabrechnung und Onboarding können viel wertvolle Zeit verschlingen, was dein HR-Team unnötig belastet. Genauso wie Software für das IT-Servicemanagement (ITSM) IT-Prozesse rationalisiert, macht HR-Automatisierungssoftware HR-Prozesse zum Kinderspiel.

Wenn du sich wiederholende Aufgaben automatisierst, gewinnt dein HR-Team mehr Zeit für mitarbeiterbezogene Aufgaben. Weniger Verwaltungsaufwand bedeutet, dass die Mitglieder des HR-Teams mehr Zeit haben, um auf persönlicher Ebene mit Mitarbeitern in Kontakt zu treten und Veränderungen herbeizuführen, die für dein Unternehmen einen erheblichen Unterschied bedeuten.

Verbesserte Mitarbeitererfahrung

Mitarbeiter neigen dazu, besser zu arbeiten, wenn sie mit ihrer Arbeit zufrieden sind. Daher ist eine positive Mitarbeitererfahrung einer der wichtigsten Schlüssel zur Mitarbeiterbindung. Wenn du Self-Service-Optionen anbietest und Aufgaben wie Gehaltsabrechnung und Urlaubsmanagement automatisierst, verbessert das in der Regel die Mitarbeitererfahrung.

HR-Workflow-Automatisierung optimiert sich wiederholende Prozesse und ermöglicht es Mitarbeitern, Zahlungen zu erhalten oder ihre Urlaubsanträge schneller genehmigen zu lassen. Automatisierung reduziert auch die Verwirrung, die durch nicht reagierende HR-Teams verursacht wird, sodass die Mitarbeiter ein klares Verständnis von Prozessen wie der Gehaltsabrechnung und bezahlter Beurlaubung haben.

Sichere Compliance und weniger Fehler

Wenn es um HR geht, ist Compliance von entscheidender Bedeutung. Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, lokale, bundesstaatliche und nationale Vorschriften sowie Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Das Erfüllen von Compliance-Vorgaben kann schwierig werden, wenn mehrere HR-Teammitglieder an ähnlichen Aufgaben arbeiten. Mithilfe von automatisierten HR-Workflows hingegen wird sie zum Kinderspiel. Automatisierung reduziert das Risiko manueller Fehler und gewährleistet, dass Richtlinien einheitlich umgesetzt werden.

Für den Fall eines Audits sind außerdem Audit-Trails und eine konsistente Dokumentation wichtig. Durch die HR-Automatisierung wird alles eindeutig dokumentiert und du kannst bei Bedarf darauf verweisen.

Skalierbarkeit bei wachsenden Teams

Wenn deine internen Teams wachsen und die Personalabteilung immer mehr Verantwortung übernimmt, hilft dir die Automatisierung von HR-Workflows, mit den steigenden HR-Anforderungen Schritt zu halten. Automatisierst du sich wiederholende Aufgaben wie Onboarding und Gehaltsabrechnung, wird dein HR-Team durch die Erweiterung deines Mitarbeiterpools nicht zusätzlich belastet. Mit Lösungen wie Jira Service Desk haben Mitarbeiter Zugriff auf Self-Service-Optionen, sodass HR-Teams keine E-Mails mehr hin- und herschicken müssen.

Die Automatisierung von HR-Workflows ist auch flexibel, sodass du die Workflows verfeinern und die Prozessautomatisierung im Laufe der Zeit anpassen kannst.

Mögliche Herausforderungen der Automatisierung von HR-Workflows

Trotz aller Vorteile ist die Automatisierung von HR-Workflows nicht immer einfach. Zu Beginn der HR-Automatisierung kannst du auf mehrere Hindernisse stoßen.

Schlechtes Prozessdesign ist oft ein Problem, wenn du gerade loslegst. Sind deine HR-Workflows nicht optimiert und logisch strukturiert, kann sich das auf die Ergebnisse des Prozesses auswirken.

Auch eine Überlastung der Tools kann ein Problem sein, insbesondere wenn deine internen Teams wachsen. Es ist wichtig, eine Software zu wählen, die mit deinem wachsenden Unternehmen skalieren kann.

Du kannst diese Hindernisse überwinden, indem du dich frühzeitig mit dem Änderungsmanagement und der Integrationsplanung befasst.

Was sollte eine Lösung zur Workflow-Automatisierung bieten?

Vor der Entscheidung für eine Automatisierungssoftware für HR-Workflows musst du wissen welche Features du auf jeden Fall brauchst. Beispiele sind Benutzerfreundlichkeit, Integrationen, rollenbasierter Zugriff und Anpassungsmöglichkeiten.

Suche nach Software, die einfach zu bedienen ist und sich in andere Tools integrieren lässt, die du bereits verwendest. Rollenbasierter Zugriff und Anpassungsmöglichkeiten geben dir die volle Kontrolle über den Zugriff und die Berechtigungen für HR-Teammitglieder.

Automatisierungstools für HR-Workflows zum Ausprobieren

Mit Vorlagen für das HR-Servicemanagement kannst du Zeit sparen und den Personalbetrieb vereinfachen, aber ein umfassenderes Tool wie Jira Service Management ist ideal. Mit Jira Service Management kannst du Routineaufgaben wie Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen automatisieren und hast gleichzeitig die volle Kontrolle durch rollenbasierten Zugriff und Anpassung. 

Außerdem ist Jira Service Management so konzipiert, dass es in gängige Tools und Software integriert werden kann, die du bereits verwendest. So kannst du das HR-Management mit einer zentralisierten Automatisierungslösung vereinfachen.

HR-Prozesse mit Jira Service Management verbessern

Wenn es darum geht, HR-Serviceanfragen zu optimieren und Workflows zu automatisieren, ist die HR-Software von Jira Service Management die einfache Lösung. Funktionen wie Anfrageportale, SLAs und Automatisierungsregeln, die auf HR-Teams zugeschnitten sind, machen Jira Service Management zu einer unschätzbaren Ressource für jedes HR-Team.

Außerdem ist die Bedingung von Jira Service Management einfach. Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und robusten Funktionen kannst du im Handumdrehen damit beginnen, HR-Prozesse zu rationalisieren und deine HR-Ressourcen zu maximieren.

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