ITSM für High-Velocity-Teams
So erstellst du einen effektiven Onboarding-Workflow
Wenn du neue Mitarbeiter in deine Unternehmenskultur integrierst und sie so schnell wie möglich zu produktiven Teammitgliedern machst, sparst du Geld und sorgst für eine bessere Mitarbeiterbindung. Ein wirksamer Onboarding-Prozess trägt wesentlich dazu bei, dass sich neue Mitarbeiter willkommen fühlen und verstehen, was von ihnen erwartet wird.
Ein effektiver Onboarding-Workflow umfasst die einzelnen Schritte des Einstellungsprozesses, wie z. B. die Unterzeichnung des Vertrags, die Bestellung von Ausstattung, die Überprüfung der Richtlinien, Schulungen und den Ablauf der Probezeit. Dies kann auch den Offboarding-Prozess beinhalten, wenn ein Mitarbeiter ein Unternehmen verlässt.
In diesem Artikel werden die Phasen und Vorteile eines standardmäßigen Onboarding-Prozesses erläutert. Du erfährst, wie du einen Onboarding-Workflow erstellst und warum Jira Service Management die führende Onboarding-Softwareplattform ist.
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Was ist ein Onboarding-Workflow?
Ein Onboarding-Workflow für Mitarbeiter strukturiert die Integration neuer Mitarbeiter in dein Unternehmen. Er definiert die Schritte, die der Einzelne benötigt, um ein produktives Teammitglied zu werden. Der Workflow beschreibt Phasen mit Schritten, die alle neuen Mitarbeiter durchlaufen, wie z. B. die Überprüfung der Unternehmensrichtlinien, die Durchführung von Hintergrundüberprüfungen und die Einrichtung von Gehaltsabrechnungsdetails. Er beinhaltet auch rollenbasierte Schritte, wie etwa Teambesprechungen und spezielle Schulungen.
Dein Onboarding-Prozess definiert die notwendigen Schritte für neue Mitarbeiter. Der Onboarding-Workflow gliedert diese Schritte in logisch aufeinander aufbauende, konkrete Aufgaben und macht den Prozess klar und umsetzbar.
Vorteile eines Onboarding-Prozesses
Jeder hat irgendwann einen neuen Job angefangen und wir alle wissen, dass die ersten paar Tage und Wochen eine Herausforderung sein können. Oft weiß man nicht, wo man die nötigen Informationen findet, an wen man sich bei Fragen wenden kann und wie man sich einbringen soll. Ein detaillierter Onboarding-Prozess kann diese ersten Tage erfolgreich und angenehm gestalten und bietet die folgenden Vorteile:
Verbesserte Mitarbeiterbindung: Die Planung eines erfolgreichen Einstiegs nimmt neuen Mitarbeitern die Nervosität. Wenn neue Mitarbeiter die Schritte sehen, die sie durchlaufen werden, ihren Fortschritt verfolgen können und verstehen, wann und wie sie sich einbringen werden, fühlen sie sich auch lange nach ihrer Aufnahme in das Team unterstützt.
- Schnellere Produktivität: Wenn neue Mitarbeiter den Prozess von ihrem ersten Tag bis zu dem Tag, an dem sie vollständig eingearbeitet sind, vor Augen haben, können sie schon früher wertvolle Arbeit leisten. Die meisten neuen Mitarbeiter wollen schnell vollwertige Teammitglieder sein. Ein effektiver Onboarding-Prozess und ein Flussdiagramm helfen ihnen, den richtigen Rhythmus zu finden.
- Bessere kulturelle Integration: Der Onboarding-Prozess hilft neuen Mitarbeitern, sich an die kulturellen Aspekte des Unternehmens anzupassen, wie Kleiderordnung, Kommunikationsstile und allgemeine Erwartungen. Du hoffst zwar, dass jeder neue Mitarbeiter ein guter Mitarbeiter ist, aber der Onboarding-Prozess hilft dabei, diejenigen herauszufiltern, die möglicherweise Probleme haben. Eine unangemessene Ausdrucksweise, die Nichterledigung von Onboarding-Aufgaben oder andere Probleme sind beispielsweise Warnzeichen.
Phasen des Onboarding-Workflows
Die Phasen deines Onboarding-Workflows können je nach deinen Geschäftsanforderungen variieren, aber in der Regel gibt es fünf Phasen, jede mit einem klaren Start- und Endpunkt. Diese Phasen orientieren sich häufig an den Zielen und Vorgaben, die mit dem Leistungsmanagement, dem Employee Experience Management und den Strategien zur Mitarbeiterbindung verbunden sind.
Vor dem Einstieg
Vor dem Arbeitsbeginn eines neuen Mitarbeiters müssen u. a. ein Begrüßungspaket verschickt, die Hardware eingerichtet, der Netzwerkzugang sichergestellt und die notwendigen Dokumente unterzeichnet werden. Diese Phase umfasst alles, was der Mitarbeiter benötigt, um am ersten Tag direkt mit der Arbeit loszulegen.
Erster Tag
An seinem ersten Tag bekommt der neue Mitarbeiter den ersten Eindruck von deinem Unternehmen. Erstelle einen Plan für den Ablauf, einschließlich der Vorstellung des Teams, einer Bürobesichtigung und einem Überblick über die Philosophie und die Werte des Unternehmens. Informiere die Mitarbeiter darüber, was sie in ihrer ersten Woche erwartet, wie z. B. geplante Schulungen, Mitarbeitergespräche und Teambesprechungen.
Aus- und Weiterbildung
Deine Onboarding-Workflows sollten sowohl formelle als auch informelle Schulungsmöglichkeiten berücksichtigen. Verschaffe deinen neuen Mitarbeitern einen klaren Überblick über die Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen, an denen sie teilnehmen werden.
Zum Beispiel können alle neuen Mitarbeiter mit einer allgemeinen Produktschulung beginnen, um zu verstehen, was das Unternehmen produziert, für wen und warum. Neue Mitarbeiter in der Buchhaltung können dann zu einer rollenbasierten Schulung in Buchhaltungsprozessen übergehen. Mitarbeiter in der Produktentwicklung können hingegen an Tests der Benutzerakzeptanz teilnehmen, um ihr Wissen zu vertiefen.
Kontinuierliche Integration
Die kontinuierliche Integration definiert die Schritte, die erforderlich sind, um Mitarbeiter über die anfängliche Einarbeitungsphase hinaus zu unterstützen, einschließlich Mitarbeitergespräche, Mentoring und beruflicher Weiterbildung.
Wenn du zum Beispiel einen Produktdesigner einstellst, muss er sich womöglich in ein unternehmensspezifisches Stil- und Designsystem einarbeiten. Dies kann durch die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Designer erleichtert werden. So ist sichergestellt, dass die Unternehmensstandards erfüllt werden können, wenn der Mitarbeiter seine Arbeit aufnimmt. Binde in dieser Phase Programme zur Anerkennung der Mitarbeiter und andere Anreize ein, um die Zufriedenheit der neuen Mitarbeiter mit deinem Unternehmen zu erhöhen.
Nachbereitung
Halte Rücksprache mit neuen Mitarbeitern, um sicherzustellen, dass sie ihre Rolle, die Unternehmenskultur und die Art und Weise, wie die Leistung im Unternehmen erfasst wird, verstehen. Diese Phase kann Einzelgespräche, Umfragen und Leistungsbeurteilungen beinhalten. Das Einholen von Feedback ist auch eine Gelegenheit, deinen Onboarding-Prozess und Workflow zu verbessern. Integriere diese Ergebnisse in Plattformen für die Mitarbeitererfahrung, um ein kontinuierliches Management zu ermöglichen.
Schritte zur Erstellung eines Onboarding-Workflows
Der Onboarding-Workflow umreißt die Schritte zur Bewertung des Fortschritts neuer Mitarbeiter und zur Erstellung einer Roadmap für eine erfolgreiche Integration. Halte dich bei der Erstellung des Onboarding-Workflow an den unten beschriebenen Prozess.
Definiere deine Ziele
Gib klar an, was du mit deinem Onboarding-Prozess erreichen möchtest. Dazu gehören beispielsweise die Unterweisung neuer Mitarbeiter im Hinblick auf Compliance- und regulatorische Maßnahmen oder die Teilnahme an einer Kultur der Zusammenarbeit. Stelle sicher, dass deine Ziele messbar sind und sich direkt auf die Leistung deiner Mitarbeiter beziehen.
Entwirf den Onboarding-Prozess
Erstelle einen strukturierten Plan, der die Onboarding-Phasen in einer Zeitleiste umreißt. Definiere innerhalb der jeweiligen Phasen die Schritte oder Ziele, die abgeschlossen werden müssen, weise Beteiligten Verantwortlichkeiten zu und stelle die notwendigen Materialien zusammen. Wenn die Schulungsphase zum Beispiel die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften beinhaltet, beauftrage eine sachkundige Person, die Aufgabe zu beaufsichtigen und sicherzustellen, dass die richtige Dokumentation verfügbar ist.
Implementiere den Workflow
Stimme dich mit den relevanten Teams ab, um sicherzustellen, dass der Onboarding-Prozess reibungslos abläuft. Eine IT-Servicemanagement-Plattform (ITSM) wie Jira Service Management kann dabei helfen, die notwendige Hardware, Software und den Netzwerkzugriff zu verwalten und so eine effiziente Prozessverfolgung zu ermöglichen. Best Practices für die Automatisierung im Personalwesen sorgen ebenfalls für eine konsistente, wiederholbare Implementierung deines Workflows.
Überwache den Prozess und hole Feedback ein
Sammle mithilfe von Umfragen, Interviews und Leistungsmetriken Input von neuen Mitarbeitern und deren Vorgesetzten, um den Onboarding-Prozess zu bewerten. Dinge, die erfahrenen Mitarbeitern offensichtlich erscheinen, sind vielleicht für jemanden, der gerade erst anfängt, unklar. Achte genau darauf, ob sich die neuen Mitarbeiter für die Aufgaben gerüstet fühlen und sich trauen, Fragen zu stellen.
Evaluiere und präzisiere den Prozess
Überprüfe die Ziele, die du für den Onboarding-Prozess definiert hast, um Feedback und Leistungsdaten zu analysieren. Identifiziere Bereiche, in denen Verbesserungen möglich sind, und nimm die notwendigen Anpassungen vor, um den Onboarding-Prozess effektiver zu gestalten. Erkenne Probleme und gehe sie an. Denke daran, dass erfolglose Mitarbeiter, auch gekündigte, wertvolle Anregungen zur Verbesserung des Onboarding-Prozesses haben können.
Best Practices für einen erfolgreichen Onboarding-Workflow
Das Befolgen dieser Best Practices kann deinem Onboarding-Workflow zum Erfolg verhelfen:
- Personalisiere den Prozess. Identifiziere die Bedürfnisse jedes neuen Mitarbeiters anhand seiner Rolle im Unternehmen. Erstelle einen Onboarding-Workflow, der den Weg zum Erfolg ebnet. Sorge für einen zielgerichteten und machbaren Workflow.
- Kommuniziere deine Erwartungen klar und deutlich. Der Onboarding-Workflow ist eine Übersicht der Aufgaben, von denen du erwartest, dass der neue Mitarbeiter sie erfolgreich erledigen wird. Vergewissere dich, dass er die erwarteten Ergebnisse, klare Erfolgsmessungen und die Person, die für die Überwachung der Durchführung verantwortlich ist, beinhaltet.
- Achte auf eine kontinuierliche Verbesserung. Hole während und nach dem Onboarding Feedback von neuen Mitarbeitern und Vorgesetzten ein. Vergleiche das Feedback mit deinen Zielen und passe den Prozess kontinuierlich an, um die Ergebnisse zu optimieren.
Onboarding-Software wie Jira Service Management ermöglicht dir, den Onboarding-Prozess und den Workflow zu automatisieren, zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern. Jira Service Management beinhaltet eine Vorlage für das Onboarding neuer Mitarbeiter mit integrierten Best Practices für ein erfolgreiches Onboarding-Erlebnis.
Mit Jira Service Management die Onboarding-Effizienz erhöhen
Ein effizienter Onboarding-Prozess mit rollenbasierten Workflows sorgt für eine nachhaltige Verbesserung der Mitarbeiterbindung – lange nachdem neue Mitarbeiter produktive Mitglieder deines Teams geworden sind. Eine Vorlage für das Onboarding neuer Mitarbeiter bietet einen klaren Überblick über die Erwartungen, eine strukturierte Reihenfolge und eine Zeitleiste sowie Erfolgskennzahlen. All diese Elemente sind entscheidend, um neue Mitarbeiter zu gewinnen und erfolgreich einzuarbeiten.
Jira Service Management kann das Onboarding mit Vorlagen, Best Practices, Workflow-Automatisierung, Aufgabenverfolgung und kontinuierlicher Verbesserung optimieren. Es lässt sich unter anderem für das Employee Experience Management und das Leistungsmanagement in andere HR-Tools integrieren.
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