Teammeetings, die niemand scheuen muss
Tipps für die effektive Nutzung der Meetingzeit
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Wir alle kennen das Gejammer über Meetings. Sie sind unproduktiv. Es stehen zu viele davon im Kalender. Sie sind mühsam und halten uns von anderen Arbeiten ab, die wir erledigen sollten.
Und trotzdem ergab eine Umfrage, dass Fachleute 21 % ihrer Arbeitszeit in Meetings verbringen. Und was noch schlimmer ist, mindestens ein Viertel dieser Befragten gab an, dass diese Meetings reine Zeitverschwendung sind. Da ist es kein Wunder, dass die meisten von uns stöhnen, wenn wir einen weiteren Meetingtermin in unseren ohnehin schon vollen Kalendern vorfinden.
Es ist aber doch so: Teammeetings sind ein notwendiger Bestandteil der Arbeitswelt. Wenn du sie richtig planst und durchführst, kannst du dein Team dabei unterstützen, Ideen zu entwickeln, Probleme zu lösen und Ziele zu erreichen.
Das wirft natürlich die Frage auf: Wie leitet man eigentlich ein effektives Meeting, das ein voller Erfolg wird? Wie kannst du sicherstellen, dass dieses Treffen eine produktive Zusammenkunft deines Teams wird, und keine ineffiziente Veranstaltung, die wertvolle Arbeitszeit vergeudet?
In diesem Leitfaden erfährst du, wie du Teammeetings optimal nutzt (im Zweifelsfall kannst du ja etwas Süßes mitbringen, darüber hat sich noch keiner beschwert).
Wann du Teammeetings brauchst – und wann nicht
Die meisten von uns sind schon einmal aus einem Meeting gekommen und dachten, dass man das ebenso gut in Form einer E-Mail hätte erledigen können.
Um Beschwerden über deine eigenen Meetings zu vermeiden, könntest du beispielsweise sicherstellen, dass du ein Meeting nur dann in den Kalender einträgst, wenn du einen konkreten Anlass dafür hast – und nicht, weil du glaubst, dass wieder eines fällig wäre.
Aber woran kannst du das erkennen? Nutze folgende Anzeichen, um deine eigene Situation zu analysieren und festzustellen, ob ein Teammeeting wirklich notwendig ist oder nicht.
Setze das Meeting an, wenn …
1. Du hast ein klares Ziel.
Jedes Meeting braucht ein klares Ziel, sonst macht es wirklich keinen Sinn, dafür zusammenzukommen. Was möchtest du erreichen? Möchtest du ein Problem lösen? Einen Zeitplan festlegen? Über eine Herausforderung sprechen? Ausgiebig über eine Idee nachdenken? Stelle sicher, dass du auf einen klaren Kernpunkt verweisen kannst, bevor du ein Meeting in den Kalender einträgst. Wenn das der Fall ist, setze ein Meeting an.
2. Du hast eine Agenda erstellt.
Sobald du dich auf ein Ziel festgelegt hast, sollte dies kein Geheimnis sein. Informiere den Rest des Teams darüber, worüber ihr sprechen werdet und was ihr erreichen wollt. In der falschen Reihenfolge vorzugehen ist der größte Fehler, den Meetingorganisatoren machen können. Sie legen erst den Meetingtermin fest und versuchen dann herauszufinden, wie sie das Meeting nutzen werden. Es ist geschickter, zuerst die Agenda zu planen und dann einen Termin für das Meeting anzusetzen. Hast du deine Agenda parat? Dann kannst du ein Meeting anberaumen.
3. Du weißt genau, wen du einladen musst.
Es gibt nichts Schlimmeres, als einem Meeting beisitzen zu müssen, das absolut nichts mit dir zu tun hat. Dies ist ein weiterer Grund, warum eine vorab geplante Agenda hilfreich ist: Wenn du dein Thema festgelegt hast, kannst du auch besser überblicken, wen du einladen musst. Falls du genau weißt, wer einen Platz in deiner Meetingrunde verdient hat, hast du dir wahrscheinlich schon alle anderen Details zurechtgelegt. Da ist es nur logisch, wenn du jetzt einen Termin planst.
Lasse das Meeting ausfallen, wenn …
1. Du gibst nur Informationen weiter.
Musst du deine Kollegen nur über ein Projekt informieren oder alle wissen lassen, dass es auf eurem Teamausflug anstelle von Pizza jetzt Nachos geben wird? Geht es um ein kurzes Update oder eine tatsachenbasierte Information, die wahrscheinlich keine längere Diskussion erfordern wird? Dafür gibt es E-Mail- oder Sofortnachrichten-Plattformen. Das geht wesentlich schneller als alle zusammenzurufen. Außerdem haben deine Mitarbeiter damit etwas, worauf sie später zurückgreifen können, falls sie den Inhalt vergessen. Es gibt ein paar Ausnahmen von dieser Regel: Wir meinen damit Belegschaftsversammlungen sowie Vorstandssitzungen.
2. Du leitest das Meeting nur um des Meetings willen.
So formuliert, mag das alles schmerzhaft offensichtlich klingen. Es kommt aber häufiger vor als du denkst. Das gilt vor allem für regelmäßig geplante Meetings oder Besprechungsserien. Diese regelmäßigen Termine, die eigentlich produktive Gespräche sein sollten, arten gerne in bessere Nachholbesprechungen oder Statusupdates aus. Wenn du also eine Besprechungsserie im Kalender deines Teams stehen hast, solltest du regelmäßig prüfen, ob sie sich wirklich lohnt.
3. Du bist nicht ausreichend vorbereitet.
Hast du Begleitmaterialien wie ein Kreativ-Briefing, Foliensätze oder andere notwendige Dinge parat, um deine Botschaft zu vermitteln? Hast du eine Agenda geplant und kann diese mit anderen geteilt werden? Wenn nicht, ist es zu früh, um dieses Meeting anzusetzen. Gut möglich, dass du noch etwas Zeit hast, um alle Materialien vor dem geplanten Meeting zusammenzustellen. Das dauert aber oft länger als erwartet. Und du wärst wahrscheinlich wenig begeistert, wenn das Meeting näher rückt und du nur die Hälfte von dem fertig hast, was du eigentlich brauchst.
So führst du effektive Teammeetings durch
Du hast also ein Ziel, eine Agenda und deine Einladungsliste parat und bist zuversichtlich, dass sich dein Meeting lohnen wird. Wie kannst du sicherstellen, dass es reibungslos läuft? Nutze dazu die folgenden Strategien:
1. Gestalte es entsprechend deiner Agenda.
Wir wiederholen uns nur ungern und mittlerweile sollte dir auch einleuchten, wie wichtig eine Agenda für ein erfolgreiches Teammeeting ist. Berichten zufolge werden 63 % der Meetings ohne vorab geplante Agenda abgehalten.
Wir hoffen, dass deine Meetings nicht dazugehören. Eine Agenda lässt sich überraschend einfach zusammenstellen (und ist definitiv den Zeitaufwand wert). In ihrer einfachsten Form ist sie eine kurze Zusammenfassung der folgenden Informationen:
- Datum und Uhrzeit des Meetings
- Ziel des Meetings
- Anwesende Abteilungen oder Mitarbeiter
- Zu besprechende Themen
- Wer wird die Diskussion über jedes Thema leiten?
- Wie viel Zeit wird jedem Thema gewidmet?
Das ist eigentlich schon alles, was du brauchst. Wenn du diese Punkte festhältst und vor der Besprechung an die Kollegen weitergibst, sorgt das allein schon für die dringend benötigte Struktur (oder das Zeitmanagement) für dein Meeting.
2. Versende vorzeitig nützliche Dokumente.
Du willst natürlich keine wertvolle Meetingzeit verschwenden, das ist aber schnell passiert. Insbesondere dann, wenn du die ersten 10 Minuten damit verbringst, alle darüber zu informieren, worum es geht.
Den Teil kannst du überspringen, indem du die Agenda und alle anderen Begleitmaterialien (wie Kreativ-Briefings, Zeitpläne, Foliensätze, Grafiken, Berichte usw.) mindestens einen Arbeitstag vor dem geplanten Meeting mit allen Teilnehmern teilst.
Auf diese Weise hat jeder Zeit, sich einen groben Überblick über den Zweck des Meetings zu verschaffen und sich mit eigenen Fragen und Anregungen darauf vorzubereiten.
3. Überlasse nichts dem Zufall.
Wie kann dein Meeting ins Schlingern geraten? Durch zufällig gewählte Themen und Abschweifungen, die nichts mit dem Ziel deines Meetings zu tun haben. Musst du an dieser Stelle wirklich darüber reden, wie man den Nachnamen des Kunden richtig ausspricht?
Triff entsprechende Vorkehrungen, damit sich dein Team nicht in derartigen Diskussionen verzettelt. Anstatt in die Diskussion einzusteigen, solltest du deinem Team erklären, dass du diese Frage notieren und zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurückkommen wirst.
Diese Vorgehensweise wird manchmal als "Parking-Lot"-Methode bezeichnet, weil das Thema für eine Weile beiseitegestellt wird, während du mit dem nächsten Punkt auf der Agenda fortfährst.
4. Stelle folgende Regel auf: keine Bildschirme erlaubt.
Damit ein Meeting produktiv sein kann, müssen alle Teilnehmer fokussiert und engagiert sein. Das ist unmöglich, wenn jeder auf seinen eigenen Bildschirm starrt, um E-Mails zu beantworten oder Instagram zu checken.
Bitte die Teilnehmer, ihre Geräte auf ihren Schreibtischen zu lassen, wenn sie diese nicht unbedingt für die Diskussion oder geplante Aktivitäten brauchen. Du könntest sogar das Aufstellen eines Sammelcontainers außerhalb des Besprechungsraums in Erwägung ziehen, um Mitarbeiter an deine neue Regel zu erinnern. Auf diese Weise könnt ihr euch alle auf das konzentrieren, was am wichtigsten ist: das Gespräch.
5. Achte auf die Uhrzeit.
Es ist wirklich wichtig, das Meeting pünktlich zu starten und zu beenden. Dadurch zeigst du nicht nur, dass du die Pläne der anderen respektierst, sondern auch, dass du dich bemühst, die festgelegte Zeit optimal zu nutzen. Betrachte es doch so: Wenn du ein halbstündiges Meeting fünf Minuten zu spät beginnst, hast du bereits 17 % eurer gemeinsamen Zeit vergeudet. Das ist nicht in Ordnung!
Abgesehen von der Start- und Endzeit solltest du auch die Gesamtzeit im Auge behalten. Das kann schwierig werden, wenn die Diskussion Fahrt aufnimmt. Wenn du für jeden Punkt auf der Tagesordnung eine bestimmte Zeit festgelegt hast, ist das sicherlich hilfreich. Du musst aber auch auf die Uhr sehen und diesen Plan einhalten.
Hast du Sorge, dass dir das während der Diskussion nicht möglich ist? Dann bestimme zu Beginn des Meetings einen Kollegen, der die Uhrzeit im Auge behält und dich freundlich daran erinnert, wenn die Zeit für ein bestimmtes Thema abgelaufen ist.
6. Fasse alles zusammen und teile die Ergebnisse.
Deine Agenda ist wichtig, die Meetingzusammenfassung aber ebenso. Fasse nach dem Gespräch die wichtigsten Punkte in einem Dokument oder einer E-Mail zusammen und sende sie an alle Meetingteilnehmer (und alle anderen, die darüber Bescheid wissen sollten). In der Meetingzusammenfassung sollte Folgendes stehen:
- Kurze Hinweise zu den behandelten Themen
- Aufgaben und wem sie zugewiesen wurden (inklusive Fälligkeitsdaten!)
- Jegliche "Parking-Lot"-Punkte, auf die du später zurückkommen wirst
Indem du alles aufschreibst, stellst du sicher, dass sich alle über die nächsten Schritte im Klaren sind. Zudem herrscht keine Unsicherheit darüber, worüber ihr gesprochen und worauf ihr euch geeinigt habt. Die Zusammenfassung dient auch als Protokoll für die Dinge, die du beim nächsten Meeting erneut ansprechen musst, und stellt sicher, dass nichts vergessen wird.
