Die Workflow-Automatisierung wurde entwickelt, um dem Bedarf an optimierten Abläufen und verbesserter Entscheidungsfindung gerecht zu werden. Die Automatisierung steigert die Effizienz, reduziert Fehler und entlastet die Personalabteilung, sodass sie sich strategischeren Aufgaben zuwenden kann. Individuelle Automatisierungsstrategien können spezifische betriebliche Herausforderungen meistern und die Produktivität und Kundenzufriedenheit verbessern.
Unternehmen können beispiellose Effizienz und Produktivität erzielen, wenn sie wissen, auf welche Funktionen sie bei Lösungen zur Workflow-Automatisierung achten müssen. Wichtig sind beispielsweise Benutzerfreundlichkeit, Integrationsmöglichkeiten und Skalierbarkeit. In diesem Leitfaden wird erklärt, wie die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben Abläufe rationalisieren und Entscheidungsprozesse erheblich verbessern kann.
Lies weiter, um zu erfahren, wie Workflow-Automatisierung funktioniert und warum du die robusten Automatisierungsfunktionen der Workflow-Automatisierungssoftware Jira nutzen solltest.
Was ist Workflow-Automatisierung?
Workflow-Automatisierung ist der Ansatz zur Automatisierung verschiedener Geschäftsprozesse, Aufgaben und Workflows mit minimalem menschlichem Einsatz. Im Zuge der Workflow-Automatisierung werden mithilfe von Software automatisierte Aktionen für Geschäftsprozesse erstellt, was Teams eine effiziente und konsistente Projektausführung ermöglicht.
So funktioniert die Workflow-Automatisierung
Bei der Workflow-Automatisierung wird Software zur Aufgabenverwaltung eingesetzt, um Aufgaben und Informationen zwischen Personen und Systemen auf der Grundlage vordefinierter Regeln und Trigger weiterzuleiten. Wenn zum Beispiel ein System eine Aufgabe als erledigt markiert, sendet die Automatisierung sie an die nachfolgende zugewiesene Person und aktualisiert die Dashboards, was Zeit spart und Fehler minimiert.
Für den Einstieg solltest du die folgenden Schritte beachten:
- Verschaffe dir Einblick in den aktuellen Workflow, indem du in Erfahrung bringst, wie Aufgaben zwischen Teams ablaufen und welche Rollen und Verantwortlichkeiten derzeit vorhanden sind. Versuche, zu verstehen, wie Projekte gestartet werden, welche Kriterien für die Erledigung einer Aufgabe gelten, was der Arbeitsumfang ist und wie Engpässe entstehen. Finde heraus, welche Trigger dafür sorgen, dass Aufgaben gestartet oder geändert werden.
- Skizziere den Workflow visuell, um Ineffizienzen zu identifizieren. Erstelle einen Entwurf einer Workflow-Gliederung, um die wichtigsten Punkte hervorzuheben. Ermögliche funktionsübergreifenden Teams die Zusammenarbeit, um den Entwurf zu verbessern und ineffiziente Praktiken zu ermitteln.
- Identifiziere Aufgaben, die die Integration von Daten aus anderen Systemen erfordern, und stelle sicher, dass die Workflow-Software diese unterstützt. Erwäge, den Workflow an die Integrationsanforderungen anzupassen, beispielsweise indem du Aufgaben in kleinere Unteraufgaben aufteilst.
- Befasse dich mit Workflow-Ineffizienzen, einschließlich Kommunikationsausfällen und überfälligen Aufgaben. Du kannst zum Beispiel Maßnahmen zur Förderung des Verantwortungsbewusstseins bei Aufgaben festlegen oder klären, welche Systeminformationen fließen sollen.
- Nutze Workflow-Automatisierungssoftware, um jede Aufgabe zu beschreiben und Benutzerrollen zuzuweisen. Sorge je nach Projektumfang und Anforderungen deines Teams für Transparenz durch Gantt-Diagramme, Prozessübersichten, Kalender usw.
- Erstelle automatische Trigger und Aktionen, um wiederkehrende Aufgaben zu optimieren. Passe Automatisierungsvorgänge an individuelle Anforderungen an oder nutze vorgefertigte Optionen.
- Teste und optimiere automatisierte Workflows kontinuierlich, um Probleme zu beheben. Lege Leistungsmetriken und wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) fest, um die Effizienz zu überwachen. Nutze Dashboards, um dir einen Überblick über Fortschritte und Blocker zu verschaffen.
- Schule das Team mit praxisorientierten Demos im Umgang mit dem neuen automatisierten Workflow. Bereite Teams mit Änderungsmanagementplänen auf Prozessänderungen und Workflow-Optimierungen vor.
Du weißt nicht, wo du anfangen sollst? Nutze eine kostenlose Workflow-Vorlage, um deinen Automatisierungsprozess anzustoßen und dein Projektmanagement zu optimieren.
Vorteile der Workflow-Automatisierung
Workflow-Automatisierung bietet eine Vielzahl von Vorteilen im gesamten Geschäftsbetrieb. Sie verbessert die Effizienz und Produktivität erheblich und sorgt so für kontinuierliche Verbesserung. Hier einige weitere wichtige Vorteile der Workflow-Automatisierung:
Höhere Effizienz
Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben ermöglicht es Mitarbeitern, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren, was die Gesamtproduktivität erhöht. Automatisierte Prozesse erledigen Aufgaben schneller und können rund um die Uhr laufen, was die Effizienz deutlich erhöht.
Reduzierung von Fehlern
Automatisierte Workflows minimieren menschliche Fehler, indem sie eine konsistente Aufgabenausführung nach vordefinierten Regeln sicherstellen. Das führt zu einer höheren Genauigkeit bei Aufgaben wie Dateneingabe, Berechnungen und Verarbeitung. Auch der Zeitaufwand für die Korrektur von Fehlern und die dafür benötigten Ressourcen verringern sich.
Tools für die Zusammenarbeit
Dein Task-Tracker sollte die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern erleichtern. Diese Tools bieten eine Plattform für den Dialog, das Teilen von Dokumenten, Feedback und Koordination und verbessern so die Teamarbeit und den Projekterfolg.
Kosteneinsparungen
Die Automatisierung von Routineaufgaben reduziert den Bedarf an manueller Arbeit. Durch die Minimierung von Fehlern sparen Unternehmen die Kosten, die mit deren Behebung verbunden sind. Die Workflow-Automatisierung optimiert auch die Ressourcenzuweisung und stellt sicher, dass Teams nicht zu wenig oder zu viel ausgeben.
Verbesserte Zusammenarbeit
Workflow-Automatisierung beinhaltet oft Funktionen, die eine kollaborative Arbeitskultur unter den Teammitgliedern unabhängig von ihrem Standort fördern. Updates in Echtzeit, gemeinsame Arbeitsbereiche und automatische Benachrichtigungen tragen dazu bei, alle auf dem gleichen Stand zu halten, was die Teamarbeit verbessert und kollaborative Meetings fördert.
Skalierbarkeit
Die Workflow-Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, mehr Workloads zu bewältigen, ohne entsprechend viele Mitarbeiter einzustellen. Das unterstützt das Unternehmenswachstum, ohne Abstriche bei der Qualität oder Effizienz.
Beispiele für die Workflow-Automatisierung
Du kannst Workflow-Automatisierung über mehrere Teams und Rollen hinweg implementieren, um die Projektplanung zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Hier einige konkrete Beispiele für Workflow-Automatisierung in verschiedenen Teams:
Produktmanager
Produktmanager können durch Workflow-Automatisierung die Entscheidungsfindung verbessern und Produktentwicklungsprozesse optimieren. Sie können zum Beispiel ein automatisiertes System zur Erfassung und Analyse von Produktfeedback implementieren, das Benutzerfeedback aus mehreren Kanälen sammelt. Dieses System kann Feedback automatisch nach Stimmung und Funktionsbereichen kategorisieren und so Einblicke für künftige Produktverbesserungen liefern.
Eine weitere Möglichkeit, Workflow-Automatisierung als Produktmanager gezielt einzusetzen, ist die Priorisierung von Funktionsanfragen. Produktmanager können ein automatisiertes Bewertungssystem einrichten, das Funktionsanfragen auf der Grundlage vordefinierter Kriterien wie potenzielle Auswirkungen, Entwicklungsaufwand und Ausrichtung auf die Produktstrategie bewertet. Mit dieser Workflow-Automatisierung wird sichergestellt, dass bei der Entwicklung die Funktionen mit dem größten Nutzen priorisiert werden.
Zusätzlich können Sprintplanung und Aufgabenzuweisung automatisiert werden. Sprint-Backlogs können auf der Grundlage von Prioritätsbewertung und Teamkapazität generiert und Aufgaben den Teammitgliedern je nach Verfügbarkeit zugewiesen werden.
Engineering-Leiter
Engineering-Leiter können durch Workflow-Automatisierung die Codequalität verbessern und Entwicklungsprozesse rationalisieren. Zum Beispiel können sie einen automatisierten Prozess für Code-Reviews implementieren, der Teammitgliedern Reviews auf der Grundlage ihres Fachwissens und ihres Workloads zuweist – mit integrierten Erinnerungen für ausstehende Bewertungen. Dadurch ist sichergestellt, dass der Code schnell von den am besten geeigneten Teammitgliedern überprüft wird.
Pipelines für Continuous Integration und Continuous Deployment sind ein weiterer für die Automatisierung geeigneter Bereich. Engineering-Leiter können manuelle Fehler reduzieren und den Entwicklungszyklus beschleunigen, indem sie ein System einrichten, das automatisch die richtige Person für Tests und das Deployment in Staging-Umgebungen benachrichtigt.
Auch die Verfolgung und Behebung von Bugs können mit einem Triage-System automatisiert werden, das eingehende Fehlerberichte kategorisiert, sie den entsprechenden Teammitgliedern zuweist und kritische Probleme eskaliert.
Projektmanager
Projektmanager können durch Workflow-Automatisierung die Projekttransparenz und das Ressourcenmanagement verbessern. Zum Beispiel können sie automatische Projektstatusberichte implementieren, die Fortschrittsberichte von Teammitgliedern sammeln, sie in einem standardisierten Bericht zusammenfassen und sie regelmäßig an Stakeholder verteilen.
Ressourcenzuweisung und Kapazitätsplanung können ebenfalls automatisiert werden, um die Teamleistung zu optimieren. Du kannst ein System einrichten, um den Workload der Teammitglieder zu verfolgen, und dann automatisch Neuzuweisungen von Aufgaben vorschlagen, um die Arbeitsbelastung auszugleichen und die Projektzeitpläne zu verwalten.
Projektmanager können auch Workflows zur Risikobewertung und -minderung automatisieren, um Teammitgliedern dabei zu helfen, potenzielle Risiken zu identifizieren und Maßnahmen zur Minderung von Risiken mit hoher Priorität auszulösen, sodass Projektherausforderungen proaktiv bewältigt werden können.
Automatisierung von Marketingkampagnen
Marketingteams können ihre Effizienz und Effektivität durch Workflow-Automatisierung erheblich steigern. Wenn zum Beispiel eine Task für E-Mail-Marketingprojekte erstellt wird, kann Jira automatisch Tickets für Design und Texterstellung mit Spezifikationen und Richtlinien erstellen und sie dann miteinander verknüpfen. Diese Automatisierung optimiert die Ausführung von Marketingkampagnen und sorgt dafür, dass alle Teammitglieder auf demselben Stand bleiben.
Das Content-Management ist ein weiterer Bereich, in dem Workflow-Automatisierung hilfreich sein kann. Content-Teams können Workflows implementieren, die Mitarbeiter automatisch je nach Verfügbarkeit und Workload einplanen. Die Inhalte durchlaufen dann eine Pipeline, je nachdem, welche Mitarbeiter für welchen Aspekt des Inhaltserstellungsprozesses verantwortlich sind.
Best Practices für die Implementierung von Workflow-Automatisierung
Um Workflow-Automatisierungssoftware optimal zu nutzen, solltest du diese Best Practices in Betracht ziehen:
- Klein anfangen und schrittweise skalieren: Setze dir zunächst Ziele für nur einen einfachen Prozess. Wenn du die ersten Erkenntnisse gewonnen und erste Ergebnisse erzielt hast, kannst du die Automatisierung auf komplexere Workflows ausweiten.
- Wichtige Stakeholder in den Prozess einbeziehen: Beziehe Teammitglieder ein, die mit den automatisierten Workflows arbeiten sollen. Ihr Input trägt zur Effektivität der Systeme bei und steigert die Akzeptanz.
- Automatisierte Workflows überwachen und optimieren: Überprüfe regelmäßig die Leistung und nimm bei Bedarf Anpassungen vor. Verfolge Metriken wie Zeitersparnis und Benutzerzufriedenheit, um deine Automatisierung zu optimieren.
- Auf Ausgewogenheit zwischen Automatisierung und menschlicher Kontrolle achten: Baue in Workflows menschliche Kontrollpunkte ein, insbesondere bei kritischen Entscheidungen. Dadurch stellst du sicher, dass die Automatisierung das menschliche Urteilsvermögen verbessert, statt es zu ersetzen.
Welche Funktionen sollte eine Lösung zur Workflow-Automatisierung bieten?
Die Auswahl der richtigen Workflow-Automatisierungssoftware ist entscheidend, um die gewünschten Vorteile zu erzielen. Hier einige wichtige Funktionen, die du bei Workflow-Automatisierungslösungen berücksichtigen solltest:
Einfache Nutzung
Eine benutzerfreundliche Oberfläche und ein intuitives Design sind wichtig, damit die Mitarbeiter das Tool leicht bedienen können, was eine schnelle Einführung fördert und dafür sorgt, dass sich die Investition schneller auszahlt.
Die Workflow-Automatisierungsfunktionen von Jira wurden mit Blick auf Einfachheit entwickelt. Sie ermöglichen es Teams, benutzerdefinierte Workflows zu erstellen, die reale Prozesse ohne unnötige Komplexität widerspiegeln. Probiere Jira-Workflows aus, um unseren benutzerfreundlichen Ansatz aus erster Hand zu erleben.
Integrationsmöglichkeiten
Eine nahtlose Integration mit bestehenden Systemen und Anwendungen ist unerlässlich, um einen reibungslosen Datenfluss zwischen verschiedenen Tools und Plattformen sicherzustellen. Sie verhindert auch Datensilos und maximiert automatisierte Arbeitsabläufe.
Die leistungsstarke Automatisierungs-Engine von Jira lässt sich nahtlos in verschiedene Tools wie Slack, Teams, Figma oder GitHub integrieren, sodass dein Team manuelle Aufgaben reduzieren und Abläufe skalieren kann.
Anpassbarkeit und Flexibilität
Die Fähigkeit, Arbeitsabläufe an spezifische Geschäftsanforderungen anzupassen, ist entscheidend. Ein flexibles Tool zur Workflow-Automatisierung passt sich an deine individuellen betrieblichen Anforderungen an und stellt so die Ausrichtung auf strategische Ziele sicher.
Mithilfe von Jira-Workflows können Teams benutzerdefinierte Workflows erstellen, die Reibungsverluste reduzieren und eine schnellere Lieferung ermöglichen.
Skalierbarkeit
Lösungen zur Workflow-Automatisierung sollten das steigende Arbeitsvolumen bewältigen können, wenn dein Unternehmen wächst. Dazu gehört die Unterstützung mehrerer Workflows, Benutzer und Daten, ohne die Leistung oder Zuverlässigkeit zu beeinträchtigen.
Die robuste Plattform von Jira ist so konzipiert, dass sie mit deinem Team wächst und deine Anforderungen an die Workflow-Automatisierung weiter unterstützt, wenn du skalierst.
Berichterstellung und Analysen
Aufschlussreiche Berichte und Analysen sind unverzichtbar, um die Effizienz von Workflows zu messen. Diese Tools heben Bereiche mit Verbesserungspotenzial hervor und ermöglichen datengestützte Entscheidungen durch den Zugriff auf Einblicke in Echtzeit.
Jira bietet umfassende Tools zur Berichterstellung, mit denen Teams ihre Fortschritte verfolgen und Bereiche mit Verbesserungsbedarf identifizieren können.
Sicherheit
Automatisierungstools müssen über robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Auditprotokolle verfügen, um unbefugten Zugriff und Datenschutzverletzungen zu verhindern.
Mit den robusten Sicherheitsfunktionen von Jira ist sichergestellt, dass deine Daten in der Atlassian Cloud-Umgebung geschützt bleiben. Du kannst Berechtigungen erstellen und anpassen und mithilfe von Rollen genau steuern, wer worauf zugreifen darf. Jira bietet auch Funktionen für erhöhte Sicherheit wie IP-Positivlisten, sodass nur Personen aus vertrauenswürdigen Netzwerken auf deine Instanz zugreifen können.
Mobiler Zugriff
Der mobile Zugriff wird immer wichtiger, damit Mitarbeiter auch unterwegs produktiv bleiben und Workflows reibungslos fortführen können.
Die mobile Oberfläche von Jira ist so konzipiert, dass Vorgänge auch auf Mobilgeräten einfach angezeigt und bearbeitet werden können. Wenn du mit einem Smartphone auf Jira zugreifst, wird eine entsprechend optimierte Version der Seite angezeigt.
In der mobilen Oberfläche kannst du Vorgänge, Kommentare, Anhänge, Vorgangsverknüpfungen und favorisierte Filter anzeigen und grundlegende Aktionen ausführen, beispielsweise Kommentare hinzufügen, Vorgänge anzeigen und darüber abstimmen sowie Teammitgliedern Aufgaben zuweisen.
Nutze Jira Automation kostenlos und entdecke, wie die Funktionen deine Workflow-Prozesse verändern können.
Maximiere deine Effizienz mit Workflow-Automatisierung in Jira
Die Workflow-Automatisierungstools von Jira können die Arbeitsweise deines Teams verändern. Egal, ob du Produkte verwaltest, Entwicklungsteams leitest oder Marketingkampagnen durchführst: Jira hilft dir dabei, deinen Prozess zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Jira ist einfach zu bedienen, lässt sich in andere Tools integrieren, die du bereits verwendest, und wächst mit deinem Team. Außerdem schützt es deine Daten und ermöglicht dir, von überall aus zu arbeiten.
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