Nicht jeder muss an den Planungssitzungen teilnehmen, denn zu viele Köche können den Brei verderben und verhindern, dass Aufgaben erledigt werden. Trage in der obersten Tabelle in der Vorlage zunächst die Grundlagen ein, z. B. wer leitet das Projekt und die anderen Teammitglieder, wer trägt bei usw. Achte darauf, die Teilnehmer zu @erwähnen, um sie auf dem Laufenden zu halten. In dieser Tabelle kann auch die Priorität dieses Projekts identifiziert und der Status festgelegt werden, sodass der Fortschritt leicht überwacht werden kann.

Auch wenn diese Vorlage auf den ersten Blick kurz erscheint, kannst du sie nicht in einem Schwung ausfüllen. Du solltest mehrere Sitzungen mit deinem Team einplanen, damit du auch alles gründlich recherchieren kannst. In deiner ersten Sitzung solltest du dich auf den Problembereich konzentrieren. Welches Problem versuchst du zu lösen? Warum ist es wichtig, dass du eine Lösung findest? Was würde passieren, wenn du nichts tust? Beantworte solche und ähnliche Fragen und notiere die Antworten in der ersten Zeile der Tabelle Define the problem (Problem definieren) der Vorlage.

Du möchtest nicht nur das Problem identifizieren – du möchtest es lösen. Nimm dir etwa 20 Minuten in der ersten Sitzung mit deinem Team, um Lösungen zu finden und die Kreativität etwas anzustoßen. Du solltest dann eine weitere Sitzung einplanen, um dich genauer mit der Lösung zu beschäftigen, für die du dich entschieden hast. Hast Du Daten oder Informationen, die diese Lösung unterstützen? Wie misst du den Erfolg deiner Lösung? Welche offenen Fragen müssen noch beantwortet werden? Das alles sollte in der zweiten Zeile der Tabelle Define the Problem (Problem definieren) notiert werden. Nicht vergessen, es handelt sich um ein dynamisches Dokument, zu dem du jederzeit Informationen hinzufügen kannst, während du dich weiter mit dem Problem beschäftigst.

Niemand arbeitet im luftleeren Raum. Natürlich hoffst du, dass deine Lösung für alle nur Vorteile hat, du solltest aber auch verstehen, wer betroffen ist, wenn du diese Lösung implementierst. Ermittle daher in der letzten Zeile der Tabelle Define the Problem (Problem definieren) die Auswirkungen deiner Lösung. Welche Teams müssen dich unterstützen? Wer wird betroffen sein? Welche Änderungen müssen andere vornehmen, damit du dieses Projekt liefern kannst? Wenn du diese Fragen vor Beginn der Aufgaben beantwortest, ist dein Konzept proaktiv und die Kommunikation funktioniert.