Zuordnung von Abhängigkeiten

Begrüße das Team und gehe alle Abschnitte des Arbeitsblatts durch:

Betroffene Systeme: Identifiziert, welche vor- und nachgeschalteten Systeme sich auf eure Arbeit auswirken bzw. auf die sich eure Arbeit auswirkt. Die Liste sollte so umfassend wie möglich sein – auch kleine Auswirkungen sollen berücksichtigt werden. Idealerweise verwendet ihr das Dokument zur Abhängigkeitszuordnung während des gesamten Projekts – notiert euch also Details zu den Auswirkungen auf jedes einzelne System.

Risiken und Abhilfen: Listet mithilfe eines Brainstormings potenzielle Risiken auf, die das Projekt gefährden könnten. Zum Beispiel ein geringes Budget, Materialknappheit, bevorstehende Feiertage, Führungswechsel oder logistische Herausforderungen. Nachdem ihr die Risiken aufgelistet habt, solltet ihr einen Plan erstellen, um sie zu mindern.

Feedback-Schleifen: Betrachtet dies als den Aktionsplan zum Verwalten der soeben formulierten Abhängigkeiten und Risiken. In jedem Abschnitt gibt es einen Bereich, um eine zuständige Person für die Abhängigkeit oder das Risiko anzugeben. Hier kannst du sie alle notieren, zusammen mit Feedback, Intervallen (z. B. wöchentlich oder monatlich) und anderen relevanten Details. Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass Informationen zwischen den relevanten Teams ungehindert weitergegeben können.

Jetzt wird das Arbeitsblatt zur Zuordnung von Abhängigkeiten ausgefüllt.

Tragt als Team in einem Brainstorming alle Systeme zusammen, auf die sich eure Arbeit auswirkt. Wenn die vollständige Liste vorliegt, legt für jedes Element Folgendes fest:

• Zuständiger: Das Team und/oder der Hauptansprechpartner für das System.
• Art der Auswirkungen: Wie betrifft eure Arbeit dieses System?
• Beschreibung der Auswirkungen: Details, um ein gemeinsames Verständnis unter Teammitgliedern und Stakeholdern zu schaffen.

Schränkt euch nicht ein: Verwendet weitere Dokumente, wenn der Platz auf dem Arbeitsblatt zur Zuordnung von Abhängigkeiten nicht ausreicht. Zum Beispiel kann dein Team Zusatzdetails in einem separaten Dokument festhalten, um Stakeholder zu informieren.

Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, an dem ihr alle eure schlimmsten Befürchtungen zum Projekt loswerden könnt. Gib allen 3–5 Minuten Zeit, in denen jeder für sich die möglichen Risiken aufschreibt. Anschließend werden sie mit der Gruppe geteilt. Haltet die Risiken, auf die ihr euch geeinigt habt, auf dem Arbeitsblatt zur Zuordnung von Abhängigkeiten fest. Macht folgende Angaben:

• Risiko: Alles, was das Projekt möglicherweise gefährden könnte.
• Auswirkungen: Hoch, mittel, niedrig.
• Risikominderungsplan: Wie wird reagiert, wenn das Risiko tatsächlich eintritt?
• Zuständiger: Das Mitglied eures Projektteams, das den Risikominderungsplan überwacht.

Die Spalte Zuständiger ist bei der Zuordnung von Abhängigkeiten besonders wichtig. Stelle sicher, dass die richtige Person mit dem Management eines Risikos betraut ist – jemand mit Erfahrung in dem Bereich und einem hohen Verantwortungsbewusstsein.

Nicht vergessen: Alle Informationen zählen. Es ist besser, potenzielle Risiken im Voraus zu besprechen und einen Plan zu entwickeln, als die Risiken erst in einer kritischen Projektphase zu identifizieren.

Nachdem nun das komplexe Geflecht der Abhängigkeiten um euer Projekt freigelegt ist, wird es Zeit, alles proaktiv zu verwalten. Seht euch noch einmal alle Risiken und Abhängigkeiten an, die ihr aufgeschrieben habt. Gebt dann für jedes Element Folgendes an:

• Stakeholder: Die Person, mit der du als Partner zusammenarbeiten wirst, damit die Abstimmung gelingt.
• Überprüfungsintervall: Wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich.
• Feedback-Notizen und -Aktionen: Teile Updates nach den wöchentlichen, monatlichen oder vierteljährlichen Gesprächen mit Stakeholdern.

Für manche eurer Pläne zu Abhängigkeitsauswirkungen oder zur Risikominderung ist möglicherweise mehr Zeit für Forschung und Entwicklung erforderlich. Weist diese Aufgaben jetzt zu und dokumentiert sie in diesem Abschnitt.