Rituale auf dem Prüfstand – Vorgehensweise
Dieses Team verwendete Mural, um Teamaktivitäten zu prüfen und zu visualisieren und hielt Meetings über Zoom ab.
Mit dem Abstimmungs-Power-Up in Trello stimmte das Team darüber ab, welche Rituale beibehalten, verbessert oder entfernt werden sollten.
Mit Confluence dokumentiert das Team die Nachbereitung und weist am Ende des Meetings Verantwortliche zu.
Was du brauchst
Remote
Videokonferenztool mit Bildschirmfreigabe
Tool für die digitale Zusammenarbeit (siehe Vorlagen)
Persönlich
Meetingort
Whiteboard oder großformatiges Papier
Filzstifte
Haftnotizzettel
Sticker für die Abstimmung
Stoppuhr oder anderer Zeitmesser
Optionale Vorlagen
Atlassian-Vorlagen
Anleitung zur Durchführung dieses Spiels
1. Vorbereitung 10 Minuten
Für Remote-Teams erstellst du zunächst ein Dokument für die Zusammenarbeit, z. B. ein Trello-Board (siehe Vorlagen oben). Für Teams vor Ort brauchst du ein großes Blatt Papier oder ein Whiteboard.
Erstelle 4 bis 5 Spalten oder Überschriften mit von links nach rechts aufsteigenden Zeitintervallen (also täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, vierteljährlich usw.). Füge dann Zeilen oder Beschriftungen hinzu: "Ganzes Team" und "Teil des Teams".
Erstelle dann eine neue Tabelle oder mehrere Listen mit der Beschriftung "Beibehalten", "Verbessern" und "Entfernen".
Bestimme vor dem Meeting eine Person, die Ergebnisse und Maßnahmen dokumentieren soll.
TIPP: ALLE BETEILIGEN
Lade Teammitglieder ein, die oft zusammen arbeiten, einschließlich Führungskräften. Die im Meeting getroffenen Entscheidungen haben mehr Gewicht, wenn sich das ganze Team am Gespräch beteiligt.
2. Einführung 10 Minuten
Lege die Grundregeln für das Meeting fest:
- Es gibt keine "richtigen" oder "falschen" Antworten.
- Gehe immer davon aus, dass andere gute Absichten haben.
Wiederhole den Zweck des Spiels: Es geht darum, die Arbeitsrituale des Teams zu überprüfen und herauszufinden, welche beibehalten, verbessert oder entfernt werden sollen.
Definiere als Nächstes, was du unter einem "Ritual" verstehst und gibt einige Beispiele. Grob gesagt ist ein Ritual eine regelmäßige Aktivität, die dem Team oder dem Unternehmen dient. Zum Beispiel:
- ein regelmäßiges Teammeeting
- ein Planungsprozess
- ein gemeinsames Mittagessen
- ein Statusbericht an den CEO
Rituale können sich auf die Arbeit beziehen, auf soziale Kontakte oder auf beides.
Frage dann das Team: Was macht ein erfolgreiches Ritual für dieses Team aus? Halte die Antworten an einem Ort fest, den die Teilnehmer während des Spiels einsehen können.
TIPP: ABSICHT
Frage das Team, was es sich von der Übung erhofft. Wenn die Antwort lautet "Weniger Zeit in Meetings verbringen", dann solltest du dir nach der Sitzung noch einmal darüber Gedanken machen.
BEISPIEL: ERFOLGREICHE RITUALE
Finde heraus, wie ein Team erfolgreiche Rituale definiert hat.
3. Überprüfung 20 MIN.
Stelle einen Timer und bitte die Gruppe, sich alle vorhandenen Rituale zu vergegenwärtigen.
Bei Remote-Teams bittest du die Teammitglieder, die einzelnen Rituale im digitalen Whiteboard einzutragen. Bei Teams vor Ort können Mitarbeiter die Rituale auf Notizzetteln notieren und sie dann auf das Whiteboard oder Papier aufkleben.
Gehe dann die Rituale durch, gruppiere ähnliche Rituale und pass darauf auf, das nichts Wichtiges fehlt.
TIPP: DEIN KALENDER
Schlage den Teilnehmern vor, die letzten Wochen oder Monate in ihren Kalendern zu durchblättern, um ihre Erinnerung aufzufrischen.
TIPP: ACHTE AUF LÜCKEN
Hilf deinem Team, indem du einige Kategorien für Arbeitsrituale nennst: Sprint-Planung, Ausbau von Fertigkeiten, Feedback-Runden, Berichterstellung und Qualitätssicherung.
4. Abstimmung 10 Minuten
Gib deinem Team etwas Zeit, die Überprüfung Revue passieren zu lassen und abzustimmen:
- Welche Rituale sollten wir beibehalten?
- Welche Rituale sollten wir verbessern?
- Welche Rituale sollten wir entfernen?
Jeder Teilnehmer sollte pro Runde etwa fünf Stimmen haben.
Erinnere die Gruppe daran, wie sie anfangs ein erfolgreiches Ritual definiert hat.
TIPP: ÄNDERUNGEN VORNEHMEN
Teams kommen manchmal zu dem Schluss, dass sich manche Meetings oder Berichte an die Führungskraft nicht vollständig entfernen lassen. Bitte die Teilnehmer dann darum, zu überlegen, wie man das Ritual anders gestalten könnte, damit es für sie effektiver wird und trotzdem noch den beabsichtigten Zweck erfüllt.
5. Aktionen 50 MIN.
Wenn alle Stimmen abgegeben wurden, solltet ihr das weitere Vorgehen für die wichtigsten 3 bis 5 Rituale in jeder Kategorie besprechen und festhalten.
Einige Fragen, um Ideen für Maßnahmen zu sammeln:
- Bei den wichtigsten Ritualen, die wir beibehalten sollten: Wir sorgen wir dafür, dass sie weiterhin effektiv bleiben?
- Bei den wichtigsten Ritualen, die wir verbessern sollten: Was ist die wichtigste Verbesserungsmaßnahme, die euch einfällt?
- Bei den wichtigsten Ritualen, die wir entfernen sollten: Wer kümmert sich darum, dass sie aus unseren Kalendern verschwindet?
TIPP: WEITERMACHEN
Falls sich die Gruppe bei einem Ritual nicht auf Verbesserungsmaßnahmen einigen kann, betraue ein Teammitglied damit, nach dem Meeting eine Lösung zu finden, und gehe zum nächsten Ritual über.
TIPP: ZUSTÄNDIGKEITEN
Mache deutlich, wer bis wann für Maßnahmen verantwortlich ist.
Stelle die Frage: WER macht WAS bis WANN
Nachbereitung
Überprüfen
Nimm nach 3 bis 4 Wochen wieder Kontakt mit der Gruppe auf. Überprüfe, ob die angepassten Rituale wirklich eine Veränderung herbeigeführt haben. Wie geht es dem Team damit? Du kannst das Spiel auch erneut durchführen – jährlich, halbjährlich oder immer dann, wenn es Veränderungen an der Zusammensetzung oder den Zuständigkeiten des Teams gibt.
Abwandlungen
Vorarbeit
Kürze das Meeting auf 60 Minuten ab, indem du den Überprüfungsschritt überspringst und die Teilnehmer bittest, die Rituale vorher aufzuschreiben. Gib dem Team dann vor der Abstimmung und Diskussion noch etwas Zeit, möglicherweise fehlende Rituale hinzuzufügen.
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