Lagebesprechung zum Thema Teamchat:
Wie es aktuell um die Kommunikation am Arbeitsplatz steht
Der Teamchat wird immer wichtiger, ist aber auch mit unvorhergesehenen Herausforderungen verbunden. In diesem Leitfaden zum Thema Teamchat erfährst du, worauf du achten solltest.
Die folgenden Begriffe sind dir sicher nicht fremd: Gruppenchat, nachrichtenbasierte Plattform, Teamkommunikationstool, gemeinschaftlicher Arbeitsbereich, Technologie für die Teamzusammenarbeit usw. Unabhängig von der Bezeichnung ist das Ziel doch immer das gleiche: Teams in Echtzeit zusammenzubringen.
Der Teamchat – für diese Bezeichnung haben wir uns entschieden – wird für manche unverzichtbar, andere stellen jedoch seine Effektivität infrage. Macht der Teamchat uns produktiver oder bremst er uns aus?
Um dieser Sache auf den Grund zu gehen, haben wir rund 1.300 Personen befragt, die ein Tool für Teamchats nutzen, um uns so ein Bild davon zu machen, wie sich der Teamchat wirklich auf die Produktivität am Arbeitsplatz auswirkt.
Das war sehr aufschlussreich und glücklicherweise haben wir jetzt auch ermutigende Antworten.
Zusätzlich zu unserer Umfrage haben wir auch ungezwungene Gespräche mit verschiedensten Mitarbeiter geführt – also Mitarbeiter mit unterschiedlichen Rollen, aus verschiedenen Unternehmen und auf unterschiedlichen Hierarchieebenen.
Der Teamchat ist nicht zu vernachlässigen: Klammheimlich verändert er unsere Arbeitsweise
Die moderne Belegschaft ist vielfältiger und nutzt mehr digitale Technologie als jemals zuvor. Auch das klassische Arbeitsmodell mit festen Arbeitszeiten von 9 bis 17 Uhr scheint längst überholt. Heute ist eine reibungslose Kommunikation von entscheidender Bedeutung, um produktiv zu sein, Wissen weiterzugeben und sich zu einigen. Tools für Teamchats machen diese Art von Echtzeitkommunikation möglich.
der Unternehmen nutzen Tools für die Zusammenarbeit.
Und noch mehr möchten sie in Zukunft implementieren.1
Der Arbeitsplatz verändert sich – wir sind zusammen produktiver
Geschlossene Systeme
Alte Kommunikationstools wie das Fax, Telefon oder E-Mails schränken uns ein. Sie sind zwar hilfreich für die individuelle Produktivität, eignen sich aber nicht für einen gemeinsamen Arbeitskontext.
Offene Kommunikationsplattformen
Die Kommunikation sieht heute ganz anders aus. Durch die Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit wird ein umfassender gemeinsamer Kontext für lokale und verteilte Teams sichergestellt.
Arbeit hat nichts mehr
mit dem klassischen, längst überholten Modell mit festen Arbeitszeiten zu tun.
Die Teams von heute können ihre Arbeit dadurch gemeinsam voranbringen
Mitarbeiter, die ein Tool für Teamchats nutzen, messen diesem im Hinblick auf das Vorankommen bei der Arbeit, den Austausch von Informationen und die Verbundenheit mit ihren Kollegen eine entscheidende Bedeutung bei.
Die Auswirkungen des Chats
Durch den Teamchat fühlen sich Mitarbeiter
Verbundener
Effizienter
Produktiver
Auf Twitter teilen
Mitarbeiter, die ein Tool für Teamchats nutzen:
Sie sind der Ansicht, dass das Tool von entscheidender Bedeutung ist, um bei der Arbeit voranzukommen, Informationen auszutauschen und sich mit ihren Kollegen verbunden zu fühlen.
Der Teamchat ist mit ganz eigenen Herausforderungen verbunden (und das sind nicht die, an die du jetzt vielleicht denkst!)
Viele Organisationen befürchten, dass ein Tool für die Kommunikation am Arbeitsplatz womöglich für Zwecke verwendet wird, die nichts mit der Arbeit zu tun haben, und dadurch die Produktivität beeinträchtigt wird. Wir haben aber festgestellt, dass diese Tools vor allem zu Überarbeitung führen können:
Ununterbrochene Verfügbarkeit
40 % der Befragten gaben an, dass durch die Verwendung des Chats auf der Arbeit die Erwartung ihrer Kollegen, dass sie ständig verfügbar sind, deutlich gestiegen ist.
Erwartung der Unmittelbarkeit
42 % der Befragten überprüfen "ständig" ihr Chattool und 78 % haben das Gefühl, im Chat immer verfügbar sein zu müssen.
Immer im Dienst
6 von 10 Chatnutzern (60 %) beantworten auch Nachrichten, die sie nach Feierabend erhalten.
Erdrückend
77 % der Befragten erhalten stündlich mehrere Nachrichten im Chat.
Zu viele Tools
Mitarbeiter verwenden im Durchschnitt 4,5 digitale Tools für die Kommunikation mit Kollegen. Eigenen Angaben zufolge haben sie nur wenige Informationen dazu, welche Tools in unterschiedlichen Situationen verwendet werden sollen.
Pings, Klingeln, Laute, Vibrationsalarme, Banner, Badges, Blinklichter.
Wir habe das Gefühl, immer antworten und immer da und verfügbar sein zu müssen. Und genau das erwarten wir auch von anderen.
Die Lösung für den Arbeitsplatz mit ununterbrochener Verfügbarkeit: Signale senden und Grenzen setzen
Scheinbar ist das, was einige als störend empfinden, für andere das Optimum in puncto Kommunikation. Remote-Mitarbeiter gaben an, dass Pings und Klingellaute ein willkommener Ersatz für das Treiben am regulären Arbeitsplatz sind.
Das war ein Aha-Moment:
Unsere Umfrage hat gezeigt, dass Mitarbeiter sich stärker verbunden, produktiver und hochmotiviert fühlen, wenn ihre Kollegen ihre Arbeitspräferenzen kennen. 39 % gaben an, dass sie an einem gewöhnlichen Arbeitstag mehr erledigen können, wenn ihre Arbeitsweise bekannt ist, und 20 % fühlen sich weniger gestresst und sind weniger besorgt, eine Nachricht zu verpassen.
Es hat sich herausgestellt, dass die Lösung des Problems störender Kommunikation tiefer begraben liegt, als für gewöhnlich angesprochen wird.
Mitarbeiter möchten Teamkollegen frei mitteilen können, wie die Interaktion mit ihnen aussehen soll, und wünschen sich die nötigen Tools, um klare Signale senden und Grenzen setzen zu können.
Umfrageergebnisse
Nutzer, deren Kollegen ihren Chatstil kennen:
Haben ein stärkeres Gefühl der Verbundenheit mit ihren Kollegen
Fühlen sich produktiver
Fühlen sich hochmotiviert
Auf Twitter teilen
Dein Leitfaden für mehr Zufriedenheit und Aufmerksamkeit am Arbeitsplatz
Diese Erkenntnisse betreffen sowohl Vorgehensweisen als auch Tools – doch das Nonplusultra ist ein Tool, das bessere Vorgehensweisen fördert. Wir haben herausgefunden, dass sich Nutzer durch die Kenntnis individueller Arbeitsweisen entspannter und verbundener fühlen. Ergänzt man dies noch um spezifische Richtlinien, können auch andere Unsicherheiten ausgeräumt werden.
Hier sind 5 Richtlinien für den Anfang – direkt aus dem Playbook unseres Teams:
Jeder muss seine Grenzen festlegen und kommunizieren
Deine Kollegen sollten dir ohne Weiteres eine Nachricht schicken können. Du musst dir die Zeit nehmen, sie wissen zu lassen, dass du nicht verfügbar oder weg bist.
Nicht arbeitsbezogene Gespräche sorgen für stärkere und effizientere Teams
Wenn Kollegen sich untereinander kennen, arbeiten sie besser zusammen.
Klarheit durch Offenheit
Wenn du deinen Kollegen genauer mitteilst, was du gerade tust, fühlen sie sich beruhigt. Teile deinen Teammitgliedern mit, dass du von zu Hause arbeitest, nicht im Büro bist oder dich voll auf etwas konzentrieren musst.
Unterschiedliche Kommunikationsstile müssen anerkannt und angenommen werden
Es ist für jeden von Vorteil, wenn individuelle Arbeitsstile und Chatpräferenzen im Team bekannt sind. So können die Erwartungen und Verfügbarkeit geklärt werden.
Kommuniziere den vorgesehenen Zweck für jedes deiner Kommunikationstools
Es kann gut sein, dass du 4 bis 5 Tools für die Kommunikation mit deinen Kollegen nutzt. Daher ist es wichtig, zu kommunizieren, welche Plattform in bestimmten Situationen verwendet werden soll. So kann sichergestellt werden, dass Gespräche bewusster und themenbezogener sind.
Die Alternative: eine integrierte Kommunikationsplattform
Um in puncto Teamproduktivität wirklich etwas zu bewirken, solltest du eine Plattform in Betracht ziehen, bei der alle Tag für Tag verwendeten Tools integriert sind. Eine solche Plattform bietet integrierte Funktionen, die über das Senden und Empfangen von Nachrichten hinausgehen, sodass als Team mehr erreicht werden kann.
Denk immer daran, dass neue Vorgehensweisen nicht von heute auf morgen perfekt umgesetzt werden können. Sei wachstumsorientiert, experimentiere und probier neue Dinge aus. Interagiere mit deinen Teamkollegen und führ offene Gespräche bezüglich Arbeitsweisen und Kommunikationsstilen. Mit dem richtigen Tool und konsistenten, zuverlässigen Vorgehensweisen können sowohl lokale als auch verteilte Teams von der heutigen Art und Weise der Kommunikation am Arbeitsplatz profitieren.
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Mit dem richtigen Tool und konsistenten, zuverlässigen Vorgehensweisen
können sowohl lokale als auch verteilte Teams von der Art und Weise der heutigen Kommunikation am Arbeitsplatz profitieren.
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