Transición perfecta de Belong a Atlassian

Quédate con lo que funciona y mejóralo

El modelo descentralizado de Belong plantea exigencias específicas con respecto a la manera de trabajar de los equipos de desarrollo y operaciones, que básicamente consisten en «tú lo creas, tú lo gestionas". Los equipos que crean nuevas funciones y productos funcionan como custodios continuos que ejecutan esas funciones y productos a través de la producción. La prestación de servicios tiene que estar centrada en el cliente, automatizada y en sintonía con formas de trabajo ágiles.

"Nuestros equipos crean funciones, están ocupados lanzando nuevos productos y, al mismo tiempo, prestan apoyo en producción", afirma Hamdam Bishop, director de operaciones tecnológicas. "Queríamos que las herramientas que utilizasen fueran muy sencillas e intuitivas, y que además se integraran en su manera de trabajar".

Los equipos ya utilizaban Confluence y Jira, pero no habían profundizado en lo que podían ofrecer los productos. Usar Atlassian para algunos procesos de equipo y depender de diferentes herramientas para otros, incluida la gestión de servicios de TI, generaba flujos de trabajo desconectados. Lambros afirma que el sistema, tal como estaba, no era intuitivo, no ofrecía una solución a los retos principales de los equipos y era caro y difícil de usar.

Los directivos de Belong reconocieron la necesidad de llevar a cabo una auténtica transformación digital interna, con importantes reinversiones que dotaran a los equipos de la flexibilidad y la información que necesitaban. Su objetivo principal a la hora de elegir una solución era encontrar una que permitiera a los equipos seguir trabajando de manera eficiente y exitosa.

Andrew Purcell, director de entregas y transformación de Belong, afirma que "la colaboración y la planificación que se llevan a cabo entre los equipos son fundamentales para ofrecer resultados a nuestros clientes". Hamdam añade: "Al decidir pasar a utilizar el conjunto de herramientas de Atlassian, no solo tuvimos en cuenta las herramientas, sino también a las personas que las iban a utilizar. Ese fue el factor principal que influyó en nuestra toma de decisiones".

¿Por qué pasarse al conjunto de herramientas de Atlassian?

Belong adoptó Jira Align para crear una mayor visibilidad en todos los equipos de la empresa con una visión integral de la hoja de ruta, una comprensión de las dependencias, la consolidación de los riesgos y un seguimiento del valor obtenido en cada incremento de programa, más allá de lo que era posible solo con Jira. Este enfoque consolidó los tableros de planificación desconectados, los informes ad hoc y los extractos manuales en una única fuente digital de información para la planificación de las entregas y permitió a los responsables de la gestión de productos alinear los objetivos y resultados clave (resultados) con los epics (producción) y visualizar una hoja de ruta con todo el trabajo.

Andrew señala que "permitir que nuestros equipos de productos sigan trabajando con un conjunto de herramientas que conocen y, al mismo tiempo, dar a los responsables de los productos y los directivos de la organización una visibilidad más amplia e integral de todas nuestras misiones, ha sido clave para obtener información valiosa que permita impulsar la adopción de medidas".

Hamdam afirma que cuando Belong valoró las opciones para sus operaciones, Jira Service Management era la herramienta que mejor se ajustaba a lo que la empresa necesitaba. Como Belong ya utilizaba algunos productos de Atlassian en desarrollo e ingeniería, era lógico ampliar su uso a herramientas relacionadas. Con una base sólida de familiaridad, la integración sería más fácil y los equipos se enfrentarían a una curva de aprendizaje más plana al adaptarse a las nuevas herramientas habilitadas por la plataforma conectada de Atlassian.

"Vimos que la plataforma de Atlassian se podía personalizar y adaptar a nuestra forma de trabajar", afirma Hamdam. "Eso era muy importante para nosotros. Examinamos nuestro proceso y, luego, analizamos "¿cuál es la herramienta que respaldará esos procesos, los mejorará y nos permitirá llevarlos a cabo?".

Mientras que algunas soluciones requerían tres o cuatro herramientas para abordar algunas de las incidencias que los equipos querían resolver, Atlassian combinaba flujos de trabajo para minimizar los cambios de contexto y, en definitiva, ahorrar a los equipos tiempo que podían utilizar para realizar más trabajo con valor añadido. Al final, la transición a Jira Service Management se amortizó en aproximadamente un año.

Gestionar una transición fluida

Cuando se tomó la decisión de adoptar Jira Align y hacer la transición a Jira Service Management, Belong trabajó con el Solution Partner Accenture, una empresa internacional de servicios profesionales, para integrarse en los procesos ágiles de Belong y pasar de manera fluida de los conjuntos de herramientas antiguos a los productos de Atlassian.

"La forma en la que el conjunto de herramientas tecnológicas respalda la manera de trabajar de Belong era muy importante", señala Nick Howard, responsable de tecnología de Accenture. "Se aplica a todos los equipos que trabajan diariamente. Estos pueden hacer cosas como conectar un elemento del backlog de Jira directamente a Confluence, lo que permite la trazabilidad y promueve la transparencia. Así es como la tecnología de Atlassian también fomenta la cultura empresarial".

Para que la transición fuera lo más eficiente posible, Accenture ayudó al equipo de Belong, en todos los niveles organizativos, para que aprendiera a usar con la máxima eficacia los productos de Atlassian mediante la formación, la lluvia de ideas sobre soluciones a los retos y, en ocasiones, la adopción de un enfoque basado en "probar y aprender".

Nick afirma que la clave del éxito de la adopción fue la forma en que Belong y Accenture colaboraron como socios para probar las ideas de cada uno sobre la transición.

El enfoque funcionó.

"Si bien hubo que hacer mucho trabajo previo, una vez que se produjo el cambio, todo fue perfecto", afirma Lambros. "Los equipos lo captaron enseguida. Jira Service Management mejoró considerablemente la visibilidad y las métricas que podemos obtener. Además, es muy intuitivo, lo que ha resultado clave para mejorar el flujo de trabajo".

Andrew añade que "Jira Align ha acelerado la mejora continua de nuestras formas ágiles de trabajar, al ampliar nuestros procesos y herramientas actuales sin interrumpirlos".

Ofrecer valor como equipo conectado

Tras pasarse a la plataforma de Atlassian, los equipos de Belong ahora pueden ver fácilmente los objetivos organizativos y vincularlos a los proyectos de los departamentos, además de saber en qué trabajan los equipos o, incluso, qué está haciendo cada persona. Esto garantiza que los equipos (y las personas que los componen) gasten su energía en las cosas adecuadas y puedan ver la relación entre su trabajo y los resultados empresariales. Con esta mejora de la visibilidad, los miembros de los equipos tienen más información sobre las ideas en las que se basan las decisiones corporativas y los resultados de estas decisiones. Eso es beneficioso para la empresa, por supuesto, pero también ayuda a los empleados a sentirse mejor con su trabajo. "Los equipos son más productivos y están más contentos porque, de hecho, hacen lanzamientos con más frecuencia", afirma Lambros. Mediante el uso de los productos de Atlassian, Belong ha capacitado a los equipos para contar una historia clara sobre lo que hacen y qué relación hay entre su trabajo y las iniciativas estratégicas.

Más arriba en la estructura corporativa, Hamdam, Andrew y Lambros también coinciden en que Atlassian les ha proporcionado una mayor visibilidad, satisfacción, productividad y capacidad para identificar posibles áreas de crecimiento.

Priorizar las personas sobre las herramientas

Los directivos de Belong se centraron siempre en cómo encajarían las herramientas elegidas en el trabajo de su equipo, y no al revés. Este énfasis en las personas y los procesos, además de un amplio proceso de capacitación y formación, permitió llevar a cabo un proceso de gestión de cambios fluido en toda la organización. Además, elegir una plataforma conectada de productos de Atlassian supuso una transformación exitosa para Belong.