Colaboración en proyectos: 6 consejos para el éxito del trabajo en equipo

¿Qué es la colaboración en proyectos y por qué es importante?

Al abrigo de la gestión de proyectos, la colaboración en proyectos puede significar simplemente trabajo en equipo. Pero a medida que las empresas se globalizan, funcionando con plantillas geográficamente dispersas y con empleados que cada vez teletrabajan más, el “cómo” y el “dónde” del trabajo en equipo siguen en constante cambio.

La colaboración en proyectos se basa en tres cuestiones: una comunicación eficaz, unos procesos homogéneos y unas herramientas de colaboración en proyectos adecuadas. Los estilos de trabajo y las tecnologías evolucionan rápidamente, lo que significa que las herramientas y los métodos de colaboración en proyectos también deben evolucionar.

Una buena colaboración en proyectos es crucial para un trabajo en equipo fluido por varias razones:

Mejora de la comunicación: la colaboración promueve una comunicación abierta y clara entre los miembros del equipo, lo que ayuda a eliminar los malentendidos y garantiza que todos trabajen por el mismo objetivo.

Mayor eficiencia: cuando los miembros del equipo trabajan juntos de forma eficaz, las tareas se pueden completar de forma más rápida y eficiente, ya que las personas pueden compartir sus habilidades y conocimientos para encontrar la mejor solución a los problemas. Al colaborar, los equipos pueden identificar áreas de mejora potencial y crear estrategias para aumentar la productividad. Además, la colaboración en proyectos permite a varias personas trabajar juntas en una tarea, con lo que las tareas se pueden realizar más rápidamente y aumenta la eficiencia.

Mejor toma de decisiones: la colaboración permite compartir una amplia gama de perspectivas e ideas, lo que lleva a una mejor toma de decisiones y resolución de problemas. Al trabajar juntos, los equipos pueden aprovechar sus conocimientos colectivos y su experiencia para desarrollar soluciones más creativas a los problemas.

Creatividad mejorada: colaborar con otras personas puede generar ideas y enfoques nuevos e innovadores, ya que las personas aportan sus propias experiencias y habilidades únicas. Trabajar juntos en equipo también puede tener un impacto positivo en el estado de ánimo y la motivación, y se traduce en un mejor rendimiento y mejores resultados.

Mayor motivación: trabajar juntos para lograr un objetivo común puede aumentar la motivación y el compromiso, ya que las personas sienten que contribuyen a un propósito mayor. Al trabajar juntos, los equipos tienen más responsabilidad respecto al éxito del proyecto y pueden identificar más fácilmente cualquier posible incidencia.

Calidad mejorada: la colaboración permite un control de calidad más exhaustivo y eficaz, ya que los miembros del equipo pueden revisar el trabajo de los demás y ofrecer comentarios constructivos. La colaboración puede ayudar a garantizar que los proyectos se completen con los más altos estándares y con los mejores resultados posibles.

En general, una buena colaboración en proyectos es fundamental para garantizar que los miembros del equipo puedan trabajar juntos sin problemas y alcanzar sus objetivos de manera eficiente y eficaz.

Te veo

El dicho “Ojos que no ven, corazón que no siente” ha dejado de tener ese sentido. Con tanto trabajo en línea, una buena colaboración es más necesaria que nunca. Los equipos que viven y respiran la colaboración son más capaces de comunicarse a través de las zonas horarias y estar al día de los cambios que, inevitablemente, afronta cualquier proyecto.

Escucha a todo el mundo

Para las personas que se acobardan cuando son el centro de atención, trabajar en grupo puede ser una red de seguridad y una oportunidad de crecimiento. Los trabajadores de los equipos altamente colaborativos adquieren más práctica compartiendo libremente su experiencia y recibiendo feedback.

Aumenta la eficiencia del equipo

Los equipos con fuertes hábitos de comunicación pueden mantenerse al tanto de los proyectos y en contacto con los actores clave, y saber cuándo pedir refuerzos.

Seis señales de que la colaboración está en un segundo plano

Sin duda, en tu organización hay equipos motivados y con grandes logros que continuamente sacan adelante sus proyectos. Luego, hay otros que podrían utilizar más la unidad. A continuación, se presentan señales reveladoras de que a algunos equipos de tu empresa les vendría bien una mayor sujeción.

Demasiados muros

No hay “nosotros”, solo yo

Hay una diferencia entre estar concentrado y convertir tus tareas en la principal prioridad, y aplicar toda esa energía a una victoria del equipo. Todos los equipos necesitan personas que actúen, pero tener a demasiadas personas que vayan por libre en tus equipos hace que resulte complicado convencer de la necesaria la colaboración en los proyectos.

Objetivos competitivos

Tener demasiados plazos suele ser la base de una mentalidad solitaria. Si los objetivos de una persona son distintos o entran en conflicto con los del equipo, no cabe duda de que el trabajo importante pasará desapercibido. Sin unos objetivos claros y unificados, cualquier proyecto puede avanzar a toda velocidad en la dirección equivocada. Esto es una clara señal de que el equipo no está preparado para una colaboración exitosa en el proyecto.

Demasiados cocineros en la cocina

¿Alguna vez has intentado pedir pizza para una comida de grupo y has acabado muerto de hambre porque nadie se ponía de acuerdo con los ingredientes? Es frustrante, ¿verdad? Cuando hay demasiados responsables de tomar decisiones, el resultado es el caos. Después de dar vueltas y vueltas, o bien el equipo se queda atascado o bien alguien tiene que tomar una decisión rápida y no contrastada que, a posteriori, resulta ser equivocada.

¿Es esta una práctica común en tu organización? Considera la posibilidad de crear prácticas formales de toma de decisiones para ayudar a tus equipos a trabajar mejor juntos.

Doble problema

Resulta muy frustrante darse cuenta de que, tras haber dedicado horas a un proyecto, hay otra persona haciendo lo mismo ¿verdad? La duplicación de esfuerzos es una señal inequívoca de que tu equipo no está colaborando tan bien como debería. Están perdiendo tiempo, recursos y habilidades valiosas al hacer doble trabajo. Estas situaciones exigen una mejor coordinación.

¿Hacia dónde ir a partir de aquí?

Incluso con objetivos articulados, algunos equipos pueden no saber cómo alcanzarlos. En el caso de las grandes organizaciones que tienen equipos que forman parte de otros equipos, mientras que los objetivos de toda la empresa son totalmente claros, los hitos y el cómo de todo ello pueden tener claroscuros. Si hay unidades de trabajo que parecen dar vueltas en círculos en lugar de avanzar, puede que necesiten ayuda para coordinarse.

Consejos para una mejor colaboración en proyectos

Volvamos a nuestro ejemplo con globos de fiesta. Atar un conjunto de globos parece bastante fácil, pero en realidad hay una técnica para asegurarse de que los puedes sujetar. Lo mismo ocurre con la colaboración. En algunos equipos, decir al equipo de ventas que vas a poner en marcha un nuevo diseño de marca cuenta como colaboración, pero en realidad es solo una conversación (y unilateral). Prueba las siguientes técnicas para crear verdaderas asociaciones en tu equipo.

Poner en negrita, cursiva y con subrayado los objetivos

Coméntalos, repítelos y recálcalos una vez más. Si lo has hecho bien, todos los miembros de tu equipo deberían estar cansados de escuchar tus objetivos. En caso de que los objetivos deban cambiar, deja claro dicho cambio y repite los nuevos objetivos con frecuencia.

Lluvia de ideas

Pide ideas y comentarios

En cada paso del proyecto —durante la lluvia de ideas, la planificación y cada reunión— pregunta al equipo qué piensa y si tiene algún comentario. Recuerda dar la palabra a los miembros del equipo que trabajan por su cuenta o menos participativos. Es más probable que compartan su opinión cuando sepan que sus compañeros de equipo más enérgicos no les "ahogarán".

¿Podemos hablar?

Obviamente, una comunicación coherente y articulada es primordial para la colaboración en proyectos (es lo que le da oxígeno). Sin embargo, todos tenemos que lidiar con un montón de herramientas: el correo electrónico, los chats, los mensajes, los comentarios en documentos... La forma de conectar con tu equipo es casi tan valiosa como la propia comunicación. ¿Cuántas veces se ha quedado parado un proyecto porque no sabías que se había aprobado en mitad de un hilo inmenso de conversaciones de Slack? Al iniciar el proyecto o, mejor aún, cuando se forme el equipo, acordad cómo compartiréis las novedades y los comentarios y con qué frecuencia.

Pillado, tú la llevas.

Decide quién tiene que poner qué cosas en su lista de tareas pendientes y documéntalo todo. (También podrías llamar a esto plan de proyecto). Este método permite que todos sepan dónde encajan en el gran esquema y evita cualquier contratiempo, como que una tarea se pierda o que dos personas trabajen en la misma acción.

Compartir es cuidar

El volumen de ideas creadas por un equipo colaborativo que funciona a toda máquina puede hacer que las mejores queden ocultas tras un montón de notas adhesivas. Tomar notas formales es siempre una buena idea. El uso de una herramienta de colaboración moderna, en línea y con capacidad de búsqueda puede ser una solución mejor. Te permitirá identificar los puntos de interés de la reunión, compartirlos de forma generalizada y pedir feedback, todo en un mismo lugar.