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Lucid Software + Atlassian

"Queríamos posicionarnos como líderes, y ningún líder en el sector del SaaS utiliza soluciones locales", dice David. David Torgerson, vicepresidente de Infraestructura y TI

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de ahorro de tiempo de ingeniería al migrar a la nube

La historia de la migración a Cloud de Lucid: 30 días que llevaron a más innovación y una mayor satisfacción de los empleados

En Lucid Software, el proveedor líder de software de colaboración visual, creen que la satisfacción del cliente se basa en la satisfacción de los empleados, por lo que invierten mucho en mejoras internas además de en externas. Su migración a Atlassian Cloud les ayuda a lograr ambos objetivos. En solo 30 días, Lucid y el Solution Partner Oxalis hicieron una transición fluida desde la implementación local de las herramientas de Atlassian a Cloud, consolidando la posición de Lucid como líder en SaaS a la vez que aumentaban el ahorro de tiempo, la innovación y la satisfacción de los empleados. Sigue leyendo para obtener más información sobre la trayectoria de la empresa y lo que han aprendido por el camino.

Como profesionales de hoy en día, escuchamos una y otra vez que el cliente es quien manda y que las organizaciones deben centrarse en mejorar sus vidas. El equipo de Lucid Software, el principal proveedor de software de colaboración visual, está totalmente de acuerdo con esta filosofía, pero su método para aplicarla es poco convencional: creen que la felicidad de los clientes se basa en la felicidad de los empleados, por lo que no solo se centran en mejoras externas, sino que invierten mucho en mejoras internas. La migración de Lucid a Atlassian Cloud fue una victoria en los dos aspectos.

El equipo había utilizado implementaciones locales de Jira y Confluence en su trabajo diario durante años y evaluaba con regularidad si debían realizar la migración a la nube y cuándo. En 2021, todo indicaba que era el momento de hacerlo. Para consolidarse como líderes en SaaS, usar su producto en la nube (de la misma manera que lo hacen sus clientes) y ofrecer la experiencia rápida y segura que los empleados anhelaban, Lucid contrató al Solution Partner Oxalis para conseguir migrar en un tiempo récord.

En solo 30 días, Lucid y Oxalis completaron un proceso de migración que normalmente duraría de tres a seis meses. En estrecha colaboración, los socios hicieron concesiones estratégicas para avanzar con rapidez, transformando los productos de Atlassian de la empresa en un sistema en la nube escalable y de alto rendimiento que potenció la eficiencia y eficacia de Lucid. Ahora, los empleados ahorran tiempo y se preocupan menos, lo que fomenta un entorno de trabajo más feliz y, a su vez, clientes más felices.

A lo largo del proceso, Lucid consiguió grandes logros y aprendió lecciones importantes. Descubre cómo emprendieron la transición a Atlassian Cloud y sus mejores consejos para que las pequeñas y medianas empresas se embarquen en su propio viaje de migración.

Ver y construir el futuro para sus clientes y su empresa

El paquete de colaboración visual de Lucid (que incluye los productos Lucidchart, Lucidspark y Lucidscale) se adapta a las formas modernas de trabajar y colaborar. En lugar de apoyarse en flujos de texto interminables para transmitir las ideas, los compañeros pueden trabajar en un mismo lienzo desde cualquier parte del mundo y visualizarlo prácticamente todo. Piensa en los ejecutivos que se reúnen en torno a una pizarra virtual para generar una lluvia de ideas sobre un nuevo plan estratégico, o en un equipo de DevOps que colabora en el diseño visual de una nueva arquitectura en la nube.

Cuando en el año 2010 se fundó Lucid, la tecnología en la nube aún estaba en pañales. Su reducido equipo utilizaba Documentos de Google para compartir conocimientos y Mantis para la gestión de tickets, pero a medida que la empresa crecía, según recuerda David Torgerson, vicepresidente de Infraestructuras y TI, esas herramientas “pronto dejaron de ser útiles. No se podía encontrar nada. Cuando dejamos de ser un grupo reducido de personas, necesitábamos una forma más consistente de almacenar la información. Ahí es donde entraron en acción Jira y Confluence”.

El equipo de David puso en marcha implementaciones locales de Jira y Confluence, el método de implementación de Atlassian más popular en ese momento y que toda la empresa adoptó rápidamente. Jira se convirtió en su herramienta de referencia para priorizar y completar epics, historias y tareas de desarrollo. Recurrieron a Confluence para gestionar la documentación y las hojas de ruta, los runbooks, los registros de llamadas, los informes y muchas otras cosas.

Si bien muchas empresas, al implementar nuevas soluciones tecnológicas, pronto se olvidan de ellas, el objetivo de Lucid es ayudar a los clientes a predecir y construir el futuro, y adoptan el mismo enfoque en su propia empresa. El uso local de Atlassian satisfizo sus necesidades en ese momento, pero siguieron mirando hacia adelante y explorando formas de optimizar su entorno.

Nuestra empresa aporta valor creando funciones, haciendo que nuestro producto sea más estable e innovando. Dedicar tiempo al mantenimiento de las herramientas internas supone una pérdida de costes de oportunidad”.

David Torgenson
Vicepresidente de Infraestructura y TI

Una “tormenta perfecta” precipita un traslado rápido a Cloud

Con el tiempo, la tecnología en la nube fue a más y se convirtió en el estándar del sector, mientras que las herramientas basadas en servidores se volvieron más caras y difíciles de mantener. Los módulos eran complicados de gestionar, las actualizaciones continuas tenían que implementarse manualmente y la capacidad disminuía a medida que Lucid crecía.

En 2019, la empresa se pasó a Atlassian Data Center para reducir la carga de algunas de las dificultades operativas que generaba el mantenimiento de las herramientas locales y dar paso a una experiencia más moderna. Ya entonces sabían que migrar a la nube era su objetivo final; era solo cuestión de tiempo.

“Queríamos posicionarnos como líderes, y ningún líder en el sector del SaaS utiliza soluciones locales”, dice David. “Nuestra empresa aporta valor creando funciones, haciendo que nuestro producto sea más estable e innovando. Dedicar tiempo al mantenimiento de las herramientas internas supone una pérdida de costes de oportunidad”.

Además de seguir las prácticas recomendadas del sector y reducir la carga del mantenimiento, Lucid también pretendía migrar para poder usar sus propios productos basados en la nube y las aplicaciones exclusivas de Atlassian Cloud, igual que lo hacen sus clientes (un paso fundamental para fomentar la empatía y la innovación), al tiempo que mejoraba la seguridad y ofrecía acceso remoto a los empleados.

Mientras Lucid sopesaba los costes y las ventajas de la migración a Cloud todos los años, la balanza se inclinó a favor de la transición en 2020. La decisión fue fácil gracias a todos los análisis que habían realizado a lo largo de los años. Según David, “finalmente fue una tormenta perfecta”, ya que las razones correctas y las personas adecuadas se alinearon en el momento exacto.

Consejo profesional de Lucid: ponte en contacto con algún socio cuando necesites más apoyo, velocidad o experiencia.

Desde Lucid pidieron ayuda al Solution Partner Oxalis porque querían entender mejor los pormenores de la nube y contar con un equipo experimentado que pudiera orientarlos rápidamente sobre cómo organizar los datos, estructurar los permisos de seguridad y resolver problemas complejos.

El equipo de David valoró que Oxalis tuviera una gran experiencia en las migraciones a Atlassian Cloud, pero también que supieran reconocer cuándo hacía falta más investigación o reflexión. “Sabíamos que teníamos un vacío. Cuando iniciamos este proceso por nuestra cuenta, no estaba claro si los desafíos a los que nos enfrentábamos eran problemas conocidos, cambios que se podrían esperar o lagunas en nuestros propios conocimientos. El equipo de Oxalis se apresuró a echar una mano con los problemas más comunes o los que eran del todo nuevos”, dice David. “Confiábamos en ellos como expertos, así que nos reunimos, aclaramos algunos asuntos y colaboramos en la solución de los problemas más difíciles”.

El equipo ejecutivo de Lucid estaba completamente de acuerdo con la migración y, fieles a su espíritu innovador, desafiaron al equipo de ingeniería para que se esforzara todavía más. “Nuestro director ejecutivo siempre ha promovido la competitividad, pero no desde un punto de vista poco realista, sino para asegurarse de que la gente esté siempre activa y siga luchando por mantenerse en lo más alto. Así que dijo: '¿Cómo podemos completar la migración en dos semanas?'”.

Oxalis asumió el reto, pero le dijo al equipo que una migración así podría llevar aproximadamente seis meses. Tras hablar de las concesiones que habría que hacer, acordaron un plazo extremo pero factible de 30 días. No sería fácil, pero, gracias a una estrecha colaboración y a los compromisos estratégicos, ambos equipos creían que podrían conseguirlo.

Consejo profesional de Lucid: adopta una estrategia clara.

Según Jake Sullivan, asesor de gestión de Oxalis, uno de los superpoderes de Lucid era que se adoptaba una estrategia compartida y se generaba confianza para llegar a consensos y acelerar el proceso. David continúa: “Transmitir nuestra estrategia de forma interna ayudó a generar entusiasmo en la empresa. Queríamos transmitir a los empleados lo que suponía la migración, no solo decirles que ahora tendrían que usar la nube”.

Nuestro objetivo era conseguir que el trabajo de los empleados fuera lo más fácil posible y dar prioridad a lo que más les importa, lo que esperaban con anhelo. Conseguir hacerlo realidad para todos los empleados y transmitir el valor que obtendrían de ello ayudó a compensar los inconvenientes y contribuyó en gran medida a generar ese entusiasmo interno”.

David Torgenson
Vicepresidente de Infraestructura y TI

Centrarse, validar, comunicar: las tres claves de Lucid para migrar en un mes

Con la clara intención de predicar con el ejemplo (trabajar en la nube) y un cronograma agresivo para lograrlo (30 días), Lucid y Oxalis empezaron a prepararse para la migración centrándose en trasladar solo los activos más necesarios y valiosos. "Como empresa, decidimos que era más importante migrar a la nube que duplicar todo lo que teníamos a nivel local. Eso marcó una gran diferencia", recuerda David. "Nuestra filosofía interna es no mantener ni invertir recursos en soluciones que ya no nos aportan ningún valor".

Esta filosofía ha influido en el control de los módulos de Lucid a lo largo del tiempo. Ya habían identificado los módulos que prácticamente no se utilizaban o iban a ser demasiado difíciles de trasladar, lo que ayudó a Oxalis y a Lucid a planificar la migración a Cloud. En lugar de hacer un mapeo exhaustivo entre las funciones antiguas y las nuevas, el equipo solo tuvo que especificar lo que querían y necesitaban trasladar y dejar a un lado todo el resto.

El asistente de migración a Jira Cloud actualizado de Atlassian también fue útil, porque hizo que la asignación de usuarios fuera más intuitiva, proporcionó un soporte más avanzado para los tipos de campos personalizados y permitía la migración de tableros multiproyecto. Al ahorrar tiempo en estas tareas, Lucid podía centrarse en las pruebas, lo cual era importante no solo para evitar problemas, sino también para conseguir la aprobación y gestionar el cambio organizativo. Reclutaron a unos 20 evaluadores en toda la organización, para que el equipo de ingeniería pudiera ver cómo funcionaba el entorno de Cloud en varios casos prácticos.

“Oxalis ha descubierto que una serie de simulacros de migración junto con las pruebas de aceptación de usuario revelan a las personas las diferencias entre las implementaciones de Atlassian locales y en la nube”, afirma Jake. “Aprovechamos los mejores recursos de la documentación interna de Atlassian y Lucid para comunicar de forma clara y con antelación qué se podría esperar, ofreciendo a los empleados un plan que garantizase una experiencia estable”.

Consejo profesional de Lucid: cuenta con muchos usuarios diferentes, incluidos campeones y escépticos, en la planificación y las pruebas de la migración.

Reclutar evaluadores en toda la organización e incluir tanto a partidarios de la nube como a escépticos ayudó a Lucid a identificar más lagunas en las herramientas, a solucionarlas y a contar con expertos y contactos para sus departamentos. Según David: “Era muy importante incluir a todo tipo de usuarios en las pruebas. Por ejemplo, hicimos participar a nuestros usuarios diarios, que son los expertos, así como al equipo de SRE, que son usuarios más esporádicos y no están tan familiarizados. Contar con una amplia gama de evaluadores ayudó a transmitir entusiasmo, y a los usuarios más esporádicos o escépticos se les dio estupendamente señalar las deficiencias técnicas”.

Estas inversiones intencionadas en pruebas y comunicación dieron sus frutos, ya que Lucid realizó varios simulacros y dio el paso a Cloud tan solo unas semanas después. La migración se completó en un fin de semana y, afortunadamente, transcurrió sin incidentes. “Como habíamos pasado por tantos simulacros y pruebas de UAT en varias instancias, solo hubo un problema el día de la migración, y pudimos arreglarlo de inmediato”, dice David.

El cambio fue tan fluido que los empleados apenas se dieron cuenta. “Cuando la gente volvió el lunes, la mayoría no notó ningún cambio, que es lo que queríamos. Ya sabían que podían acceder al sistema desde el teléfono”, dice David. Las personas a las que les preocupaba perder datos o tener interrupciones en su trabajo se sorprendieron gratamente. En cuestión de unas pocas horas o semanas, era como si hubieran estado trabajando en Atlassian Cloud desde el principio. “Cuando me enteré de que nos íbamos a pasar a Atlassian Cloud, me preocupaba cómo afectaría a mis datos y flujo de trabajo actuales. Ahora ya no recuerdo cómo era todo antes de que estuviéramos en la nube”, afirma Emma Reece, especialista sénior en Control de Calidad.

Los empleados también disfrutan de la experiencia mejorada y de las útiles funciones de Atlassian Cloud. "La interfaz de Jira es mejor y la experiencia es más fluida", explica el director de producto, Chance Ramey. "Jira Plans ha sido todo un descubrimiento. A medida que cambian las prioridades, podemos modificar nuestros planes sobre la marcha y saber mejor si estamos listos para los lanzamientos".

Consejo profesional de Lucid: comunica el valor de la nube, no solo los cambios.

Las personas somos criaturas de hábitos, por lo que los cambios, ya sean pequeños o grandes, suelen encontrar cierta resistencia. Para lograr la aprobación, superar las objeciones y generar entusiasmo, Lucid comunicó a los empleados los cambios que podrían esperar tras la migración y recalcó en gran medida las ventajas de la transición. “Tuvimos que comunicar algunos mensajes bastante complicados. Nuestro objetivo era conseguir que el trabajo de los empleados fuera lo más fácil posible y dar prioridad a lo que más les importa, lo que esperaban con anhelo”, dice David. “Conseguir hacerlo realidad para todos los empleados y transmitir el valor que obtendrían de ello ayudó a compensar los inconvenientes y contribuyó en gran medida a generar ese entusiasmo interno”.

Los SRE son el equipo al que más acudimos. Ahora, con Atlassian Cloud se ahorran el 25 % de su tiempo de trabajo a la semana”.

David Torgenson
Vicepresidente de Infraestructura y TI

Ahorro de tiempo considerable, además de la inestimable satisfacción de los empleados

Solo 30 días después de tomar la decisión de migrar, en Lucid trabajaban sin problemas en Atlassian Cloud y disfrutaban de la velocidad, la seguridad y la experiencia sin estrés que tanto anhelaron durante años. “Hemos dejado de preocuparnos por el mantenimiento de la base de datos, del servidor y de la configuración, por automatizar la configuración de Data Center y por las diferencias en los entornos. Sabemos que Atlassian se encargará de las vulnerabilidades que surjan. Además, el equipo de SRE tiene menos cosas de las que preocuparse. Gestionan nuestro entorno de producción de forma coherente, lo que reduce el estrés y la cantidad de pruebas que se tienen que realizar, entre otras cosas”, dice David.

Su equipo también ha ahorrado un tiempo considerable en correcciones, escalado e interrupciones, que son actividades que requerían esfuerzo y no aportaban mucho valor. “Los SRE son el equipo al que más acudimos. Ahora, con Atlassian Cloud se ahorran el 25 % de su tiempo de trabajo a la semana”, dice. “Al menos dos veces al mes, alguno de los diez miembros del equipo tenía que dejar lo que estaba haciendo y dedicar entre cinco minutos y algunas horas a solucionar algo. Además, estaban las actualizaciones y revisiones. También fue difícil adaptar el crecimiento. En todas esas tareas de forma independiente solo se empleaban un par de minutos, pero iban sumando poco a poco, no creaban mucho valor y, a menudo, nos interrumpían durante las reuniones o los fines de semana. Ahora, todas esas actividades han desaparecido”, explica David.

Con menos interrupciones y tareas tediosas, y gracias a formas más sencillas de trabajar y colaborar, los empleados de Lucid por fin pueden experimentar las mismas alegrías que sus clientes. Mientras siguen avanzando, el equipo espera tener Atlassian Cloud al alcance de la mano y Oxalis a su lado para promover la felicidad de los empleados, impulsar la productividad y ayudar a los clientes a construir su futuro.

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