Royal Caribbean ahorra 840 horas y 550 000 dólares al año al ampliar la entrega de metodología ágil con Atlassian Cloud

En un viaje hacia la escalabilidad de la metodología ágil

Cada año, más de 5 millones de pasajeros suben a bordo de los más de 65 barcos de Royal Caribbean para recorrer el mundo, lo que les lleva a encontrarse con diferentes idiomas y estilos de vida. Deben encontrar formas de comunicarse entre sí para satisfacer sus necesidades y cumplir sus objetivos vacacionales.

Cuando Wais Mojaddidi se incorporó a Royal Caribbean en otoño de 2022 como director de entrega de metodología ágil para el comercio electrónico global, se dio cuenta de que los equipos de la empresa estaban viviendo experiencias similares. La organización del equipo de comercio electrónico global de la empresa creció rápidamente tras la pandemia. Para satisfacer la demanda, tuvieron que crear rápidamente nuevos equipos que apoyaran el desarrollo de capacidades.

Durante ese tiempo, algunos equipos habían personalizado sus flujos de trabajo y configuraciones de Jira, lo que dificultaba la comparación del trabajo entre equipos. "Era como hablar en distintos idiomas. Había diferentes definiciones de hecho, epics creados y conectados de diferentes maneras, y más", explica Wais. "Los equipos seguían siendo capaces de trabajar a un alto nivel para satisfacer la demanda, pero sin una única fuente de verdad en Atlassian, necesitábamos presentaciones manuales en PowerPoint y largas conversaciones para comunicarnos. Además, en PowerPoint, puedes contar una historia, pero no está conectada a los datos".

Con la tarea de resolver estos desafíos y escalar la entrega de metodología ágil de Royal Caribbean, Wais puso en marcha una iniciativa para optimizar la plataforma Atlassian Cloud de la empresa y crear un repositorio centralizado. Junto con su partner de solución, Globant, el equipo de comercio electrónico global ha alineado las formas de trabajar de los equipos, ha ayudado a todos a centrarse en el trabajo correcto, ha ahorrado tiempo en la creación manual de informes y ha obtenido una nueva transparencia de los datos en tiempo real para una mejor toma de decisiones.

Una nueva solución para una gestión de carteras eficiente y eficaz

Para pasar rápidamente de unos pocos equipos de scrum a más de una docena fue necesario aprovechar las mejores prácticas para una metodología ágil a escala. Afortunadamente, Wais y el equipo de liderazgo de comercio electrónico global tenían un plan: introducir un marco adaptado de gestión de carteras lean (LPM, por sus siglas en inglés) para priorizar el trabajo adecuado e impulsar los resultados correctos, a escala.

"Para poder activar y poner en marcha la LPM, necesitábamos que nuestros métodos de trabajo y el lenguaje de todos los equipos fueran coherentes. La estandarización del lenguaje nos permitió conectar epics, funciones e historias a través de nuestra cartera de una manera significativa y, al mismo tiempo, utilizar la LPM para priorizar el desarrollo de capacidades que den prioridad al valor, vinculadas a los objetivos y resultados clave. Con este marco, todo el mundo, desde los equipos hasta la vicepresidencia, entendió cómo priorizamos el valor a la hora de decidir en qué centrarnos", afirma.

El equipo directivo de comercio electrónico global previó que el actual conjunto de herramientas Atlassian de Royal Caribbean desempeñaría un papel clave en la consecución de esta visión, aunque requeriría algunos cambios. Wais contaba con más de diez años de experiencia en el uso de las herramientas de Atlassian, pero necesitaba más recursos y conocimientos para respaldar esta iniciativa. Tras contactar con Globant y comprobar sus éxitos anteriores con iniciativas similares, Royal Caribbean se puso en contacto con el equipo para que le ayudara a evaluar su configuración actual de Atlassian, diseñar una nueva solución e implementarla.

Un enfoque de metodología ágil genera progreso y colaboración

Siguiendo su proceso de metodología ágil estándar, el equipo de Atlassian de comercio electrónico global se asoció con las partes interesadas para recopilar información y requisitos, poner a prueba soluciones estandarizadas de forma iterativa, optimizar en función de los comentarios y, por último, escalar.

Mientras Royal Caribbean trabajaba con Globant en las pruebas piloto, el espacio aislado de Jira Cloud Premium facilitó la creación de varias pruebas de concepto. A continuación, Wais y su equipo hicieron una demostración de las soluciones a las partes interesadas de varias disciplinas, analizaron los comentarios y presentaron las recomendaciones a Globant. "El espacio aislado de Jira Cloud Premium fue una función esencial para nosotros durante este viaje de colaboración. Era un lugar para experimentar con pruebas de concepto y plugins. Añadió muchísimo valor", afirma Wais.

Cuando Globant y Royal Caribbean configuraban los flujos de trabajo y establecían definiciones lingüísticas comunes, Wais y su equipo introducían a los usuarios en el proceso para conseguir su aceptación. "La gente estaba de acuerdo con Atlassian, así que solo tuvimos que hacer concesiones y sacrificios para convencerles de que estandarizaran, consolidaran los informes y escalaran", afirma Wais. "Para ganar impulso de forma iterativa, tuvimos que encontrar a las personas adecuadas que influyeran en los demás e invertir en las personas que utilizan estas herramientas. Tenían que sentir que formaban parte de la solución".

Buen viaje, PowerPoints de 80 páginas. Bienvenidos a bordo, informes automatizados de Confluence en tiempo real.

Cuando el departamento de comercio electrónico global y Globant pusieron en marcha la nueva solución de Royal Caribbean, cambiaron les extensas presentaciones estáticas con instantáneas temporales por una página de Confluence con datos en tiempo real extraídos de Jira. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también ayuda a mantener a todo el mundo alineado, ver rápidamente lo que está pasando y entender por qué.

"En lugar de depender de los miembros del equipo y pagar a consultores para crear y mantener presentaciones de PowerPoint de 80 páginas cada mes, podríamos utilizar la capacidad de los recursos de forma más eficaz. Dediquemos menos tiempo a la elaboración manual de informes y más tiempo a descubrir y ofrecer las mejores capacidades", indica Wais. "Con la ayuda de Globant, creamos una página interactiva de Confluence que extrae automáticamente datos precisos y en tiempo real, utiliza un lenguaje coherente y se conecta con el trabajo que estamos realizando", afirma.

La página incluye varias secciones, entre ellas, las siguientes:

Más de 800 horas y 550 000 dólares ahorrados solo en el primer año

Gracias a las páginas de Confluence integradas y en tiempo real que sustituyen a los voluminosos informes mensuales, Royal Caribbean está consiguiendo importantes ahorros de tiempo y costes.

"Al aprovechar Jira y Confluence para automatizar la elaboración de informes, estamos ahorrando más de 800 horas y 500 000 dólares al año en costes de consultoría de gestión que antes se dedicaban a la elaboración manual de informes", asegura Wais. "Hemos reducido el tiempo dedicado a recopilar datos y crear informes manuales en PowerPoint de ocho horas al mes para cada uno de nuestros equipos a solo 15 minutos por equipo, lo que supone un ahorro enorme que solo aumentará a medida que sigamos escalando", añade.

Además, la estandarización de los tipos de incidencias, campos y puestos de usuario de Jira supuso un ahorro de casi 50 000 dólares y la eliminación de más del 70 % de las hojas de ruta y los flujos de trabajo para conseguir un sistema más limpio y eficiente.

Wais afirma que esto no es más que el principio del viaje de Royal Caribbean hacia una escalabilidad de metodología ágil. Su equipo ya está trabajando con Globant en los próximos pasos de su hoja de ruta, incluida la estandarización de la gestión de publicaciones y el seguimiento del impacto de sus mejoras.

"Ahora podemos empezar a relacionar nuestro trabajo con los datos reales de los clientes para poder hacer un seguimiento de los resultados, además de los productos», comenta Wais. "Y una vez que maduremos y estabilicemos la presentación de informes en carteras, ayudaremos a respaldar las iniciativas en la empresa. ¿Cómo repercutimos en las más de 1800 personas que trabajan en otras instancias de la organización? Podemos mostrarles cómo utilizar estas herramientas de la manera correcta para proporcionar transparencia en el trabajo, conectividad entre equipos y vinculación a nuestros objetivos y resultados clave para impulsar los resultados".

Con un lenguaje común, una única fuente de verdad y la información más reciente siempre al alcance de la mano, el departamento de comercio electrónico global está preparado para ayudar a Royal Caribbean a avanzar a toda máquina en su viaje hacia la entrega de productos de metodología ágil a gran escala y las vacaciones de su vida.