Atlassian + Udemy
Atlassian potencia lo que hacemos gracias a la colaboración que permite.
Stephanie Wisdom
Directora sénior de marketing de clientes y contenidos
~2400
Horas de reunión ahorradas cada año solo en el seguimiento de los OKR
Más de 1500
Empleados conectados con una solución de gestión del trabajo
Acerca de Udemy
Udemy transforma vidas a través del aprendizaje al garantizar que todos tengan acceso a las habilidades más recientes y relevantes. Gracias a la plataforma Intelligent Skills Platform de Udemy y a una comunidad mundial de profesores diversos y expertos, millones de alumnos adquieren experiencia en una amplia variedad de habilidades técnicas y profesionales.
Sector
Internet y software
Ubicación
San Francisco (California, EE. UU.)
Número de usuarios
1100 usuarios de Jira
1900 usuarios de Confluence
40 agentes de Jira Service Management
80 usuarios en Loom
Tamaño de la empresa
1500
Udemy hace posible la colaboración y se ahorra 2400 horas al año al unirse con Atlassian
Desafío: Udemy, una de las plataformas de aprendizaje en línea más populares del mundo, ha multiplicado por cuatro su crecimiento en tres años. Esta rápida expansión obstaculizó la colaboración, la alineación, la visibilidad y la eficiencia.
Solución: Udemy ha reunificado a los equipos de toda la empresa y ha superado sus problemas de crecimiento mediante la centralización con las herramientas de Atlassian Cloud.
Impacto: la conexión de los departamentos técnicos y empresariales en Atlassian ha hecho posible la colaboración y la visibilidad, lo que ayuda a los equipos a trabajar en tándem para ofrecer más valor, más rápido.
Los problemas relativos al crecimiento requieren una nueva solución
Shawn Kresal pasó años ascendiendo puestos en organizaciones gubernamentales y firmas de servicios financieros, pero deseaba volver a sus raíces tecnológicas y trabajar en una organización más interesante e innovadora. Tenía experiencia en ciencias de la computación, pero se sentía oxidado, así que recurrió a los cursos online de Udemy para repasar diferentes lenguajes de programación (además de tomar clases de piano por diversión).
Gracias a Udemy, Shawn no solo redescubrió su amor por el aprendizaje, sino también una empresa con una misión en la que creía: hacer que el aprendizaje fuera más accesible para todo el mundo. Casualmente, Udemy estaba en proceso de contratación de su primer gerente de programas técnicos, exactamente el tipo de puesto que Shawn buscaba. Era una señal.
Después de que Shawn se uniera a Udemy en 2019, la empresa creció exponencialmente en pocos años, impulsada por el aumento del aprendizaje electrónico durante la pandemia (¿quién no ha hecho pan con masa madre?) y un mercado laboral cada vez más competitivo. Esta rápida expansión obligó a Udemy a ampliar su equipo e infraestructura y la ayudó a mantenerse al día con las necesidades de los alumnos y el ritmo de innovación, pero también creó nuevos desafíos en cuanto a la alineación, la visibilidad, la colaboración y la eficiencia.
Para resolver estos problemas comunes de crecimiento y, al mismo tiempo, cumplir su visión de hacer que el aprendizaje sea más accesible, Udemy centralizó los equipos de toda la organización con las herramientas de Atlassian Cloud, creando un nuevo centro de trabajo en equipo que ha ayudado a la empresa a crecer y tener éxito.
En la mayoría de las empresas, cuando necesitas algo envías un correo electrónico, haces una llamada, envías 1800 mensajes de Slack. Para nosotros, se acabó. Todo se hace a través de Atlassian".
Shawn Kresal
Director sénior de gestión técnica de programas y jefe de personal, CTO
En medio del rápido crecimiento, las viejas formas de trabajar ya no funcionaban
Para 2023 y en solo tres años, la plantilla de Udemy se había cuadruplicado y sus antiguas formas de trabajar empezaron a fallar.
"Cuando éramos una empresa pequeña, cada uno hacía lo suyo y todo iba como un rayo. No necesitábamos crecer, teníamos que actuar con rapidez", recuerda Shawn. "Pero hoy en día, nuestro departamento de ingeniería es más grande que toda la empresa hace unos años. Ahora, que cada uno haga lo suyo nos ralentiza un montón".
Cuando los líderes empezaron a trabajar en estrecha colaboración con los equipos de producto e ingeniería, se hicieron preguntas aparentemente sencillas:
"¿En qué trabaja cada persona?"
"¿Cuál es el estado actual de nuestros tres principales proyectos?"
"¿Qué equipos necesitamos unir para seguir adelante?"
Si bien estas preguntas parecían básicas, fueron difíciles de responder rápidamente. "No había forma de conseguir esa visibilidad", explica Shawn. "Podríamos tener una reunión bastante cara con 30 personas o hacer que una decena de personas fueran a Slack, seguidas de otras 50 personas que investigaran. Pero cuando un equipo trabaja en Asana y otro en Google Sheets y otro equipo pone todo en la wiki, no hay forma de obtener esa información de forma sistemática y escalable".
"Gracias a Atlassian, estamos ganando tiempo y claridad... Antes teníamos que asistir a un montón de reuniones, enviar mensajes de Slack a mucha gente o leer varios canales. Ahora solo tienes que entrar en Atlassian y encontrar lo que necesites".
Shawn Kresal
Director sénior de gestión técnica de programas y jefe de personal, CTO
Unificación de Udemy con un sistema de trabajo basado en las herramientas de Atlassian Cloud
Shawn y la dirección estuvieron de acuerdo en que la solución a los problemas de crecimiento de Udemy era centralizar su personal, sus procesos y su plataforma. "Acordamos unirnos con Atlassian", recuerda Shawn. "Es sencillo. Es rápido. Llega a la gente allí donde trabaja. Y también da mucha visibilidad a nuestros socios".
La cultura de Udemy abarca la experimentación y la iteración, así que, afortunadamente, los equipos estaban abiertos al cambio. "Comprendieron que si todo el mundo lo hace, nos irá muy bien.", dice Shawn.
El equipo de Shawn ayudó a conectar a toda la organización y a crear un sistema de trabajo con las herramientas de Atlassian. Ahora, todos los empleados de Udemy utilizan Confluence Cloud Premium como espacio de trabajo colaborativo y como fuente única de información. Los departamentos de productos e ingeniería confían en Jira Cloud Enterprise para colaborar con las partes interesadas no técnicas en el desarrollo y el mantenimiento de los productos de Udemy. Los desarrolladores de TI también utilizan Jira para gestionar las aplicaciones empresariales en toda la empresa.
"En la mayoría de las empresas, cuando necesitas algo envías un correo electrónico, haces una llamada, envías 1800 mensajes de Slack", explica Shawn. "Para nosotros, se acabó. Todo se hace a través de Atlassian".
Añade que la colaboración entre equipos se ha vuelto infinitamente más fácil ahora que todos están integrado en una sola plataforma. "Si alguien necesita que cuatro equipos participen en un proyecto, solo tienen que etiquetarlos. Luego esos equipos se reúnen y etiquetan a su ingeniero, diseñador o investigador".
Los equipos siguen teniendo autonomía para elegir su forma de trabajar, pero todos tienen que hacer un seguimiento de sus objetivos y puntos de la hoja de ruta en Jira y Confluence para centralizar los informes. Esto ha mejorado la visibilidad y la responsabilidad y, al mismo tiempo, ha ayudado a ahorrar mucho tiempo.
"Hacemos un seguimiento de todos nuestros proyectos técnicos, su progreso y los resúmenes de los OKR a través de Confluence. Eso ha eliminado entre 500 y 600 horas por persona de reunión", afirma Shawn. "Antes teníamos una reunión larga con 80 personas cada trimestre que era tremendamente cara. Entonces dijimos: 'Vamos a aprovechar nuestra mentalidad valiente y experimental, y cancelar todas esas reuniones durante un trimestre'. Básicamente, hemos automatizado todo ese proceso con unos cuantos campos personalizados en Jira e informes en Confluence, lo cual me parece increíble. Todos dijeron: '¡Madre mía, esto es fantástico!'"
La unificación con la plataforma de Atlassian Cloud también nos ha ayudado a ahorrar tiempo y carga mental cuando se unen nuevas personas a la empresa y cuando los equipos de proyecto cambian. "Nuestro departamento de ingeniería está compuesto por más de 400 personas en un día cualquiera. Una persona puede formar parte de cuatro o cinco equipos de proyecto, que van y vienen. ¿Cómo te las apañas? Ahora hay un lugar central. Cada vez que se crea un nuevo equipo, me contactan por Slack y tardo un minuto en añadir al nuevo equipo", dice Shawn. "Antes, el tamaño de nuestro equipo empezaba a agobiarnos. Ahora, con Atlassian, tenemos un proceso increíblemente sencillo".
Antes teníamos una reunión larga con 80 personas cada trimestre que era tremendamente cara... Básicamente, hemos automatizado todo ese proceso con unos cuantos campos personalizados en Jira e informes en Confluence".
Shawn Kresal
Director sénior de gestión técnica de programas y jefe de personal, CTO
El marketing se une al movimiento por la visibilidad y la responsabilidad
La Dra. Genefa Murphy, directora de marketing, añade que unir a la gente de Udemy con Jira, Confluence y Loom ha supuesto un punto de inflexión para los equipos técnicos y empresariales.
"Tener un lugar central para que todos puedan obtener información, redactar contenido y recibir comentarios ha tenido un valor incalculable. Podemos interactuar con nuestros equipos de productos a través de Jira, pero aunque no tengas acceso, puedes ver lo que necesitas con los filtros y paneles de Jira que llegan a Confluence. Esto ha sido muy importante para mejorar la visibilidad e impulsar la responsabilidad. Algunos miembros de nuestro equipo también utilizan los vídeos de Loom para ampliar el intercambio de información y que la gente pueda consultarla siempre que lo necesite".
"Recibimos comentarios muy buenos de marketing", añade Shawn. "¿A cuántas personas tienen que preguntar para ver toda la hoja de ruta de ingeniería o un panel de los proyectos actuales? A ninguna. Pueden hacerlo ellos mismos. Eso ha sido importantísimo para que el personal de marketing pueda acceder y tener más visibilidad".
La experimentación lleva a la optimización
Fiel a su cultura experimental, Udemy prueba con frecuencia las funciones y herramientas más recientes de Atlassian. Se inscribió en el programa de acceso anticipado para el centro empresarial, que le permite personalizar Confluence con los colores, imágenes, tarjetas visuales, enlaces y muchos otros elementos de su marca. "Una página wiki suele ser bastante estática, pero con el centro empresarial se parece más a una revista o a una página web moderna. ¡Tengo ganas de ver más!", afirma Shawn.
Team members across the company are also using Atlassian Intelligence to save time and mental load. Shawn says, “The Atlassian Intelligence search is fantastic. It’s been great for helping us find specific information, especially with thousands and thousands of pages to comb through. People love definitions, too. They’re especially helpful because we have a separate internal dictionary for Udemy terms and industry language that new hires might not know. Now, users can just click on the term to learn what it means.”
Liberar el potencial de los clientes y compañeros de Udemy
Mientras Udemy hace que sus clientes puedan acceder más fácilmente al aprendizaje, también permite que la colaboración y la información sean más accesibles con su solución de Atlassian.
"Utilizar Atlassian es ganar tiempo y claridad. Nada va a ralentizar más a tus equipos que la falta de claridad", afirma Shawn. "Antes teníamos que asistir a un montón de reuniones, enviar mensajes de Slack a mucha gente o leer varios canales. Conseguir información era muy caro. Ahora solo tienes que entrar en Atlassian y encontrar lo que necesites".
Genefa también nota la diferencia en el marketing. "En esencia, nuestros equipos quieren alinear, amplificar y acelerar el trabajo de Udemy. Atlassian nos ayuda a hacerlo. Coordina a nuestros equipos al proporcionar una forma clara y concisa para que las personas se comuniquen e interactúen entre sí. Nos permite amplificar el trabajo que se está realizando al proporcionar un lugar central para todo el mundo, lo que nos permite escalar. A su vez, eso nos permite ir más rápido, porque en lugar de tener que esperar a que alguien responda o a que se lleve a cabo una reunión, podemos mantener una comunicación e intercambio inmediatos dentro de la plataforma". Stephanie Wisdom, compañera de Genefa y directora sénior de marketing de clientes y contenidos, añade: "Atlassian potencia lo que hacemos por la colaboración que permite".
A medida que Udemy invierta en un mayor crecimiento, contar con una plataforma de colaboración centralizada e impulsada por IA seguirá dando sus frutos. La empresa cree que "las habilidades son la clave para liberar el potencial" y que, al transformar el trabajo en equipo con Atlassian, los empleados también están liberando su potencial.
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