Coordinación de la gestión de cambios

Cuando el cambio "simplemente sucede", los equipos (especialmente el de soporte y TI) se ven totalmente superados por la situación, y tienen que responder a los clientes sin la preparación o la información que necesitan.

Utiliza estas estrategias para gestionar los cambios sin caer en el caos. Reúne a las personas adecuadas para preparar un plan de formación y comunicación para gestionar los futuros cambios.

Cuatro estrategias principales para la gestión del cambio

Estas estrategias proporcionan la estructura suficiente para reunir al equipo y mantener a todo el mundo en sintonía. Úsalas para visualizar y comunicar por qué este cambio es importante, así como para determinar qué incidencias pueden surgir antes de que sea demasiado tarde.

Despegue de la gestión de cambios

No convoques una reunión de despegue si puedes solucionarlo con un correo electrónico. Utiliza esta estrategia para desarrollar un orden del día que incluya crear un enunciado del problema, acordar principios para implementar el cambio y elaborar una estrategia de comunicación. Tú y tu equipo también decidiréis la secuencia de los eventos, así como los papeles y las responsabilidades que asumirá cada uno. Así que, ¡adelante!

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Ondas que representan distintas formas de comunicación

Comunicación con las partes interesadas

Tener una comunicación abierta antes, durante y después del cambio es fundamental para que la implementación sea un éxito. Esta estrategia te guía a través de un plan de comunicaciones sólido que tiene en cuenta a las partes interesadas, a los clientes y al propio equipo. Al final, tendrás una matriz que reflejará el “quién”, el “cuándo” y el “qué” de los canales de comunicación que utilizarás.

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Hoja de papel con un círculo azul como fondo

Pruebas integrales

Esta estrategia consiste en visualizar el proceso de gestión de cambios propuesto y recibir feedback sobre cada etapa. Para obtener los mejores resultados, plantéate esta actividad con una mentalidad de mejora y no te desanimes cuando se señalen lagunas o problemas. Haz los cambios oportunos, y listo.

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Asignación de relaciones

Cualquier cambio lo suficientemente complejo como para necesitar una gestión tendrá un sinfín de dependencias que hay que tener en cuenta. ¿Por qué no empezar asignándolas? Trabajarás con el equipo para identificar los sistemas o las personas afectadas, determinar cuáles son los riesgos y comprender cómo se relacionan entre sí. De este modo, podrás desarrollar un plan de gestión integral.

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