Plan de comunicación con las partes interesadas

Haz los deberes (30 min)

Crea una tabla en una pizarra o un documento colaborativo. Los encabezados de las columnas deben ser los siguientes: "Audiencia", "Canales", "Comunicaciones", "Enlaces" y "Más información". Etiqueta las filas: "Diaria", "Semanal", "Quincenal", "Mensual", "Trimestral", "Anual" y "Ad hoc".

Pide a todos los miembros que vayan a la reunión con su propia lista de audiencias (partes interesadas), entre las que se pueden incluir: tu patrocinador ejecutivo, miembros del equipo, equipo de liderazgo, equipos con los que os asociáis, equipos adyacentes o posteriores, etc.

Si está disponible, el moderador de la reunión debe asistir con una lista de las comunicaciones actuales del equipo con las partes interesadas, incluida la razón por la que os comunicáis y el canal que soléis utilizar. Esta lista incluirá cosas diarias como las actualizaciones de pequeñas decisiones tomadas mediante canales de Slack, así como comunicaciones únicas como sesiones de seminario con almuerzo o presentaciones en reuniones generales.

Definir el objetivo (10 min)

Haced una declaración o un grupo de declaraciones, en las que describáis qué os proponéis lograr preparando un plan de comunicaciones con partes interesadas. Usad el formato {SUSTANTIVO} + {VERBO}. Encarga a una persona que escriba en la pizarra mientras el resto del grupo sugiere las ideas. Tus declaraciones de objetivos no tienen que ser perfectas, así que aspira al 80 % y fija el tiempo máximo para la actividad. Siempre puedes pulirlas más tarde si es necesario.

Ejemplos de objetivos del plan de comunicaciones:

• Forjar confianza con las partes interesadas.
• Reducir los riesgos procedentes del esfuerzo duplicado y los cuellos de botella de dependencias.
• Formar a los equipos en fases posteriores sobre qué es lo que hacemos y cómo puede afectar a su trabajo.

Definir quiénes son las partes interesadas (5 min)

Dividíos en grupos de entre 2 y 4 miembros, y revisad las ideas sugeridas sobre las partes interesadas sugeridas por los asistentes que han preparado como trabajo previo. En grupo, poneos de acuerdo sobre qué partes interesadas clave incluir en vuestro plan de comunicaciones. Para cada parte interesada, definid la relación con el equipo o el proyecto. ¿Es responsable de la toma de decisiones? ¿Colaborador en el intercambio de ideas? ¿Contribuidor experto? ¿Elimina los obstáculos?

Presenta dichas ideas al resto del equipo y trabaja para que consigáis un consenso con respecto a las partes interesadas para quienes estáis trabajando.

Definir los métodos de comunicación (15 min)

Determinad la forma más eficaz de comunicaros con las partes interesadas.

Pensad en el contenido que compartiréis, así como la herramienta que usaréis para compartirlo. Por ejemplo, para las comunicaciones con el equipo directo, puede que optéis por una sala de chat dedicada a compartir actualizaciones menores y a pedir la opinión del resto de miembros.