Asignación de relaciones

Da la bienvenida al equipo y explica todas las secciones de la hoja de trabajo:

Sistemas afectados: identifica qué sistemas, tanto principales como secundarios, afectarán a tu trabajo o se verán afectados por él. Intenta incluir todos los impactos posibles, aunque sean pequeños. Lo ideal es que sigas utilizando este documento de asignación de dependencias durante todo el proyecto, así que incluye información sobre cómo se verá afectado cada sistema.

Riesgos y mitigaciones: haz una lluvia de ideas y enumera todos los posibles riesgos del proyecto. Algunos ejemplos son: la escasez de presupuesto o materiales, vacaciones en fechas próximas, cambios de liderazgo o desafíos logísticos. Cuando hayas enumerado los riesgos, conviene que elabores un plan para mitigarlos.

Ciclos de comentarios: considéralo como el plan de acción para gestionar las dependencias y riesgos que acabas de articular. Cada una de esas secciones tiene espacios en los que indicar el propietario de la dependencia o del riesgo. Aquí los reunirás a todos en un solo lugar, junto con la frecuencia de los comentarios (por ejemplo, semanal o mensual) y las notas pertinentes. El objetivo es que la información fluya libremente entre los equipos pertinentes.

Ahora es el momento de rellenar la hoja de trabajo de asignación de dependencias.

En equipo, haced una lluvia de ideas y documentad todos los sistemas afectados por el trabajo. Cuando tengáis una lista completa, recoged la siguiente información sobre cada impacto:

• Propietario: el equipo o punto de contacto principal del sistema.
• Tipo de impacto: ¿cómo se relaciona el trabajo con este sistema?
• Descripción del impacto: información para que los miembros del equipo y las partes interesadas tengan el mismo concepto.

Si descubres que necesitas más espacio, no dudes en ampliar la documentación más allá de la hoja de trabajo de asignación de dependencias. Por ejemplo, es posible que tu equipo quiera incluir más datos en un documento aparte para que las partes interesadas puedan ponerse al día fácilmente.

Es la hora de sacar los peores miedos sobre el proyecto. Da a todos de 3 a 5 minutos para hacer una lluvia de ideas sobre los riesgos de forma individual. Luego, pídeles que la compartan con el grupo. Documenta los riesgos acordados en la hoja de trabajo de asignación de dependencias. Tienes que incluir esta información:

• Riesgo: describe qué podría echar a perder el proyecto.
• Nivel de impacto: alto, medio o bajo.
• Plan de mitigación: cómo responderéis si este riesgo se vuelve realidad.
• Propietario: el miembro del equipo de tu proyecto que liderará el plan de mitigación.

La columna de propietario de la asignación de dependencias es muy importante. Tienes que asignar a la persona adecuada para gestionar cada riesgo, alguien con experiencia en ese tema y una gran capacidad de responsabilidad.

Y recuerda: hay que tenerlo en cuenta todo. Es mejor hablar de los posibles riesgos con antelación y tener un plan en marcha que enterarse de los riesgos por primera vez durante una fase crítica del proyecto.

Ahora que se ha puesto al descubierto la compleja red de dependencias de tu proyecto, es hora de gestionarlo todo de forma proactiva. Analizad todos los riesgos y dependencias que habéis destacado y detallad lo siguiente sobre cada elemento:

• Parte interesada: la persona con la que colaboraréis para garantizar la coordinación.
• Frecuencia de la revisión: semanal, mensual o trimestral.
• Acciones y observaciones de los comentarios: después tus conversaciones semanales/mensuales/trimestrales con la parte interesada, comparte las novedades.

Es posible que algunos de tus planes de mitigación del riesgo o el impacto de las dependencias requieran más tiempo para la investigación o el desarrollo. Asigna esas tareas ahora y documéntalas en esta sección.