Canva + Atlassian
Nous avons vraiment constaté à quel point il était bénéfique de pouvoir centraliser les demandes et les consigner pour à la fois voir les tendances et simplifier le workflow. C'est un changement culturel vraiment positif.
Jeff Lai
Internal Infrastructure Engineer
TBD
Tickets traités chaque année grâce à Jira Service Management
Secteur
Technologie
Site
Monde entier
Nombre d'utilisateurs
Plus de 1 000
Nombre d'utilisateurs finaux
Plus de 40 millions
Canva permet de gagner plus de 150 heures par mois et fournit des services collaboratifs à plus de 42 millions de clients grâce aux outils et à l'automatisation d'Atlassian Cloud Enterprise
Au fil de son histoire, Canva est passée d'un à plus de 1 000 employés et à 40 millions d'utilisateurs. L'équipe gérant cette plateforme de conception en pleine croissance a alors commencé à avoir du mal à maintenir la visibilité sur les workflows et à répondre à la demande. En se focalisant sur une seule plateforme Atlassian Cloud, Canva dispose désormais d'une solution ITSM et de développement robuste et sécurisée, qui lui permet d'accroître la collaboration et la transparence, de traiter 5 000 tickets par an facilement et de simplifier la conception dans le monde entier.
La plateforme de conception Canva, qui connaît la croissance la plus rapide au monde, s'est donné pour mission de simplifier la conception aux quatre coins du globe. Depuis sa création en 2013, l'entreprise est passée à plus de 1 000 employés en 2020, et plus de 40 millions de personnes utilisent Canva à travers le monde.
Avec une telle croissance exponentielle, Canva a dû rapidement mettre à l'échelle ses processus et procédures internes afin de répondre à la demande. Les produits Atlassian Cloud, en particulier Jira et Jira Service Management, l'aident à relever ce formidable défi. L'app du Marketplace Atlassian JXL for Jira simplifie la façon dont les équipes gèrent leur travail.
Dès les premières heures, Canva a déployé des solutions cloud pour suivre les tâches et les workflows entre les équipes d'ingénierie. À mesure que l'activité a continué de croître, il était toujours plus indispensable d'assurer la visibilité entre les workflows. La fonctionnalité ouverte et collaborative de Jira a permis de migrer toutes les tâches de Canva sur une plateforme visible par tout le monde ; l'architecture produit d'Atlassian a permis à différentes équipes de l'entreprise d'adapter les processus à leurs besoins, ou, comme le dit le gourou de l'infrastructure interne Jeff Lai, « Jira est comme un couteau suisse pour nous. ». Cette solution rend possibles le workflow de recrutement interne, la gestion des stocks et les demandes de service internes au sein de Canva.
« En centralisant toutes les informations, vous gagnez en visibilité sur le travail. Cela facilite beaucoup la collaboration et la transparence », explique Jeff Lai, qui a déployé un centre de services interne après avoir vu son collègue bombardé sans arrêt de messages Slack. « À présent, un an plus tard, nous arrivons à 5 000 tickets. Pouvez-vous imaginer ce que cela représenterait en messages Slack et en e-mails individuels ? Je suis vraiment fier de voir l'ouverture au changement chez Canva, et à quel point nous pouvons faire avancer les choses. »
Jira est comme un couteau suisse pour nous. »
Jeff Lai
Internal Infrastructure Engineer
Une solution ITSM à part entière
L'équipe de Jeff Lai utilise Jira et Confluence conjointement à Jira Service Management pour sa solution ITSM. Confluence sert à la documentation des politiques et à l'intégration de nouveaux collaborateurs, et Jira à la définition des objectifs internes. Jira Service Management est utilisé pour les rapports d'incidents auto-gérés, et par les RH pour suivre les discussions et les dernières évolutions sur la paie. « Les personnes qui peuvent consulter les informations RH sont fortement contrôlées, et des mesures de sécurité strictes sont également en place », explique Jeff Lai. « Ce n'est qu'en raison de ces fonctionnalités strictes que nous nous sommes sentis suffisamment confiants pour héberger ce type d'informations dans Jira Service Management. »
Atlassian Guard permet aux nouveaux collaborateurs de consulter un ensemble restreint de systèmes et de documents quelques jours avant de commencer leur travail. L'authentification unique et SAML obligatoire du produit garantissent la sécurité de Canva, tout en fournissant un accès système externe aux sous-traitants. L'entreprise utilise le fournisseur d'identité externe Okta, qui envoie toutes les données relatives aux utilisateurs et aux regroupements à Atlassian Guard. « Ils ne peuvent voir rien d'autre que les documents que nous leur envoyons, car l'accès est restreint par le mappage aux groupes d'utilisateurs. Tous les membres de l'organisation ont également accès à l'historique des changements, c'est donc une autre couche de sécurité pour s'assurer que personne n'apporte de changement douteux aux documents », explique Jeff Lai.
Grâce à Jira et Jira Service Management, j'ai la certitude que je peux transmettre une requête à quelqu'un, et qu'elle sera reçue et traitée. »
Andrew Toolan
Software Engineer
Andrew Toolan et son équipe utilisent des sprints de deux semaines dans Jira pour gérer leur backlog. « Pouvoir utiliser cette fonctionnalité de sprint à la fois pour les membres de l'équipe individuels et pour un aperçu général de ce sur quoi l'équipe travaille est inestimable », déclare-t-il. Les récents événements qu'a connus le monde en lien avec la pandémie de COVID-19 ont mis en avant l'efficacité des produits Atlassian Cloud en tant que solution ITSM à part entière. Les workflows de l'organisation bénéficient d'une plus grande visibilité grâce à Jira, ce qui augmente la productivité de l'équipe dans un environnement distant, car les travailleurs distribués sont toujours plus nombreux chaque mois. « Les équipes Canva sont plus agiles grâce à Jira, en particulier à mesure que nous évoluons », explique Jeff Lai. « Grâce à Jira et à Jira Service Management, j'ai la certitude que je peux transmettre une requête à quelqu'un, et qu'elle sera reçue et traitée. Il est essentiel de pouvoir faciliter ces choses lorsque nous évoluons, surtout lorsqu'il n'est pas vraiment possible d'avoir des relations personnelles avec tout le monde », ajoute Andrew Toolan.
« Nous avons vraiment constaté à quel point il était bénéfique de pouvoir centraliser les demandes et les consigner pour voir les tendances et simplifier le workflow. C'est un changement culturel vraiment positif », déclare Jeff Lai. Et Andrew Toolan d'ajouter : « J'ai même vu des gens utiliser Jira juste pour transférer des tickets. C'est génial de pouvoir transmettre un ticket d'incident d'une équipe à l'autre ».
L'automatisation sauve la mise
Jeff Lai estime que son équipe à elle seule gagne plus de 150 heures chaque mois grâce aux capacités d'automatisation de Jira. L'équipe Observability d'Andrew Toolan utilise également l'automatisation fournie par Jira Service Management Premium pour simplifier les processus de gestion des incidents et des changements. « Ça nous fait gagner beaucoup de temps », déclare-t-il. « Une fois qu'un ticket d'incident est fermé, l'automatisation exécute un rapport d'incident et crée des éléments d'action qui sont ensuite suivis. Lorsque vous créez un élément d'action et que chaque personne est automatiquement assignée à une tâche, la personne est également notifiée de se charger de cette tâche. Sans l'automatisation, tout cela se ferait manuellement. »
Ces processus et cette automatisation renforcés soutiendront Canva dans sa croissance continue. « Le fait d'avoir une approche structurée de nos workflows avec des produits comme Jira a vraiment contribué à simplifier nos méthodes de travail », ajoute Andrew Toolan.
Jira Service Management nous a permis de centraliser nos informations afin d'exécuter facilement des requêtes, voire des rapports. »
Andrew Toolan
Software Engineer
Une source de référence
Canva adopte une approche moderne de DevOps : ses développeurs capturent directement les commentaires des clients via Jira Service Management, qui a été spécialement conçu pour optimiser les workflows de gestion des incidents et des changements afin d'aider les équipes de développement et opérationnelles à collaborer plus efficacement. Les développeurs sont responsables du code qu'ils écrivent, de son exécution en production à sa maintenance et à l'application de correctifs si nécessaire. « Jira Service Management nous a permis de centraliser nos informations afin d'exécuter facilement des requêtes, d'effectuer des recherches ou simplement de générer des rapports », explique Andrew Toolan.
Avec Jira comme source de référence unique, le stockage illimité de Jira Premium nous donne une marge de manœuvre », explique Jeff Lai. « Je ne crains pas de voir toute mon instance Jira s'effondrer parce que quelqu'un a joint un fichier de sauvegarde. »
L'équipe d'Andrew Toolan gère ses incidents de production via Jira Service Management, qu'elle a également intégré à Slack via une app distincte. Cette capacité à connecter plusieurs systèmes et outils de communication est essentielle à la connexion et à la responsabilisation de l'équipe, et pour assurer une résolution rapide des tickets.
Outre les avantages en termes de workflows et de visibilité, l'une des plus grandes victoires de Canva a été l'adoption de Jira par des équipes non techniques de l'entreprise. Les outils Atlassian simplifient les tâches complexes pour tout le monde. Selon Jeff Lai, en raison de la puissance de Jira, les équipes ont besoin d'un certain temps pour maîtriser pleinement l'outil, mais c'est un investissement qui en vaut la peine. « Nous avons la chance d'avoir des champions dans les équipes non techniques qui l'utilisent et qui l'aiment vraiment. »
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