Lutron ouvre la voie à des expériences d'éclairage intelligentes grâce à SAFe et Jira Align

Directive respectée : la production de produits augmente de plus de 30 % en un an

Ben et son équipe avaient conscience de ces difficultés croissantes et cherchaient des solutions bien avant qu'une demande de la direction ne les incite à agir. L'équipe de direction de l'entreprise a mis l'équipe d'ingénierie au défi d'augmenter sa productivité de 30 % afin que Lutron puisse répondre aux demandes de son équipe commerciale et de ses clients. Atteindre cet objectif nécessitait un changement majeur, et en y réfléchissant, l'équipe de Ben a pensé que SAFe, un framework éprouvé pour la gestion de portefeuilles de produits complexes, pouvait être la solution.

Les équipes logicielles de Lutron étaient enthousiastes à l'idée de laisser la gestion en cascade derrière elles, mais les équipes matérielles étaient sceptiques. Afin d'obtenir leur adhésion, Ben et ses collègues ont travaillé avec Adaptavist pour tester SAFe dans un domaine de produits. Ils ont mesuré les résultats, les ont partagés avec les dirigeants et les autres équipes, puis sont passés à un autre projet test.

Tout au long de cette phase pilote, l'équipe d'ingénierie a parfois entendu des voix critiques s'élever pour dire qu'un framework comme SAFe, qui divise généralement des itérations de trois mois en sprints plus courts, ne pouvait pas fonctionner dans un environnement matériel. Lorsque cette préoccupation a été soulevée, l'équipe a encouragé les gens à ne plus se concentrer sur la livraison, mais sur la découverte. « Les équipes hardware disaient : "Nous ne pourrons rien livrer en deux semaines. Le temps de fabrication de ce composant est de 12 semaines" », se souvient Ben. « Alors nous répondions : "D'accord, dans ce cas, quel est votre objectif d'apprentissage en deux semaines ?" Les résultats d'apprentissage sont devenus un moyen essentiel de réfléchir à la répartition du travail et ont aidé les équipes matérielles à réaliser qu'elles pouvaient parvenir à adopter le framework. »

Changement d'état d'esprit : les résultats par rapport à l'activité

Pour guider l'entreprise tout au long de cette évolution, Lutron a invité Jon Kern d'Adaptavist (co-auteur du Manifeste Agile) afin qu'il encadre ses équipes logicielles et matérielles. Jon a compris qu'Agile permettait de réduire le délai entre une action et l'obtention d'un feedback, et a encouragé le groupe à se concentrer sur les résultats plutôt que sur l'activité afin de générer plus de valeur. Lutron a pris à cœur ces idées et s'est concentrée sur l'intégration de l'apprentissage dans sa culture et ses workflows, un principe clé d'un état d'esprit Agile.

Ce changement d'état d'esprit et de méthodes a rapidement commencé à porter ses fruits. En l'espace d'un an environ, l'équipe d'ingénierie a dépassé son objectif et a augmenté sa production de 34 %, voire plus (plus de 50 %) si l'on tient compte de la croissance de la main-d'œuvre. Après avoir prouvé l'efficacité de SAFe pendant la phase pilote et obtenu l'adhésion de la direction, Ben a commencé à voir le rôle de son équipe passer du statut de champion à celui de consultant. « À ce moment-là, les équipes matérielles ont commencé à réclamer SAFe sans que nous ayons à encourager son utilisation », dit-il.

« La seule solution qui réponde à nos besoins »

Bien qu'encouragée par les résultats prometteurs et l'enthousiasme généré par l'adoption de SAFe, l'équipe de Ben a également découvert de nouveaux défis avec ses anciens outils. En commençant à travailler sur son produit commercial nouvelle génération, l'équipe d'ingénierie a découvert que ses outils de gestion des programmes et des portefeuilles (en particulier Miro et Excel) avaient atteint leurs limites.

Lors d'un projet, les membres de l'équipe ont été frustrés parce qu'ils avaient dû saisir les mêmes données dans plusieurs outils, parce que les listes de priorisation n'arrêtaient pas de s'entrecroiser, et parce qu'il n'existait pas de source unique d'informations ou de visibilité sur l'ensemble du projet. Ben explique : « Ce projet a fait voler en éclats nos processus. Nous ne parvenions pas à coordonner la communication dont chaque personne avait besoin pour gérer tous ces éléments simultanément et rester en phase. Nous avons mis en place SAFe et Jira Align pour nous aider à gérer ce niveau de complexité. »

Adaptavist a soutenu Lutron dans la sélection, l'implémentation et la mise à l'échelle d'une solution. Ensemble, leurs équipes ont choisi Jira Align parce que cette solution est conçue pour aider les organisations à prendre en charge des méthodes Agile à grande échelle, y compris SAFe, et parce qu'elle s'intégrait à l'écosystème Atlassian existant de Lutron. « À long terme, Jira Align est la seule solution qui réponde à nos besoins », explique Ben.

Réduisez les dépendances et mettez fin au « management baladeur »

Adaptavist a clairement indiqué à l'équipe de Ben que Jira Align était plus efficace lorsqu'il était associé à des améliorations de processus. « L'outil est là pour soutenir le processus », explique William Rojas, Managing Consultant. « Lutron avait d'abord besoin d'améliorer certains de ces processus : comment organiser les équipes, comment elles planifiaient, comment elles travaillaient à tout niveau. Ensuite, l'outil a été mis en place pour simplifier et fluidifier davantage ces processus. »

Au cours de l'implémentation initiale, l'accent a été mis sur la réorganisation et la restructuration des équipes pour améliorer leur transversalité, afin qu'elles puissent non seulement gérer les dépendances plus rapidement, mais également en supprimer certaines complètement. Ben explique que cela a déclenché une « croisade contre les dépendances » et en faveur de l'utilisation de Jira Align comme alternative à leur méthode existante, qu'il appelle affectueusement « MBWA ».

« Auparavant, nous avions recours au "Management By Wandering Around" (MBWA) ou management baladeur pour gérer les dépendances. Cela impliquait de se rendre plusieurs fois par jour au bureau de la personne concernée pour discuter. Mais les dépendances ont explosé au fur et à mesure que le produit gagnait en complexité. Nous avons vu notre processus voler en éclats. »

Depuis qu'il a commencé à utiliser Jira Align, le collègue de Ben, Victor Volkodav (Senior Engineering Manager) affirme que l'équipe a atteint son objectif et a réduit le « management baladeur » en centralisant les informations dans une source de référence unique : « À présent, je me connecte à Jira Align au lieu de me promener ou d'appeler 150 personnes. »

Jon et l'équipe d'Adaptavist ont été impressionnés par l'engagement de Lutron à transformer ses produits et ses processus. « Initialement, j'avais un peu peur de ce qui adviendrait quand Lutron se lancerait dans cette nouvelle façon de travailler avec Jira Align sur le plan logiciel et matériel », admet Jon. « Mais ses équipes ont dissipé mes craintes et relevé tous les défis auxquels elles étaient confrontées. »

Un avenir meilleur : aligner la stratégie sur le travail pour une croissance continue

Aujourd'hui, Lutron utilise Jira Align et Jira Software pour sa planification métier et sa planification par incréments de programme (PI), que l'entreprise a parfaitement migrés vers une implémentation virtuelle lorsque la pandémie de COVID-19 a frappé. Jira Align facilite la coordination au niveau du portefeuille en fournissant aux propriétaires de programmes et aux parties prenantes du portefeuille une source de référence unique sur les objectifs de PI, les tâches et les dépendances. Ensuite, quand l'équipe a terminé les sessions de planification des PI dans le cadre de ses rituels SAFe, les informations sont automatiquement transférées vers Jira Software afin que les ingénieurs puissent se mettre au travail. Tout au long du sprint, les gestionnaires de portefeuille peuvent facilement exporter des données depuis Jira Align pour les partager avec les dirigeants. Ces derniers ont ainsi une visibilité sur les progrès de l'équipe et peuvent aligner l'exécution sur la stratégie métier générale.

Regrouper toutes ces informations au même endroit, des priorités stratégiques aux dépendances, réduit la friction liée au travail au sein de grandes équipes, en particulier lorsqu'elles sont distribuées géographiquement.

Rhodes Baker, Senior Manager of Product and Technology et Portfolio Leader chez Lutron, déclare que « rien ne peut complètement remplacer la valeur de la communication en personne. Cependant Jira Align nous aide à utiliser ces précieuses minutes en orientant chaque interaction sur les décisions qui comptent vraiment et en nous appuyant tous sur une compréhension commune des enjeux. »

Disposer d'outils qui soutiennent l'approche SAFe a permis de faire booster les premières améliorations de Lutron. Depuis l'implémentation de Jira Align, l'équipe d'ingénierie est parvenue à éliminer de nombreuses dépendances, à améliorer la visibilité sur l'avancement et à mieux connecter la stratégie au travail, ce qui s'est traduit par « un changement réel et significatif de la rapidité de commercialisation », explique Ben. Victor ajoute : « Nous continuons à étendre SAFe et Jira Align à de nouvelles équipes et fonctionnalités au sein de Lutron, et nous espérons que cela se traduira par une génération de valeur ajoutée pour nos clients à l'avenir. »

Pour gagner en efficacité et en innovation, Adaptavist a conseillé à Lutron de changer non seulement ses méthodes de travail et d'organisation en équipe, mais également sa conception du travail. « L'un des défis que nous avons essayé de résoudre était de nous éloigner d'une approche de gestion et de contrôle », explique Ben. « Sans saisir les orientations stratégiques et les intégrer aux outils en aval, il est impossible de faire évoluer les méthodes en place. Heureusement, Jira Align nous permet d'y voir plus clair et de partager des informations entre les équipes. »

Avec un processus et une plateforme plus Agile et plus alignés, Ben affirme que les améliorations apportées ouvrent la voie à un avenir radieux pour Lutron. « La capacité de travailler avec toutes ces équipes et de voir comment une solution va s'intégrer entraîne une véritable transformation. »

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