Pour éviter toute confusion, commencez la lettre en félicitant l'employé et en ajoutant son nom complet, l'intitulé de son nouveau poste, ainsi que la date à laquelle la promotion et le nouveau rôle seront effectifs. C'est particulièrement important si plusieurs employés portent des noms similaires. En outre, les intitulés de poste peuvent également être similaires, il est donc utile d'écrire l'intitulé complet du poste.

Chaque employé souhaite être apprécié et reconnu pour son dur labeur, ses compétences et son engagement envers l'entreprise. N'oubliez pas d'ajouter toutes les informations spécifiques sur l'employé qui justifient la promotion.

Ajoutez toutes les informations importantes sur la promotion, comme le salaire (et sa fréquence de versement), le supérieur hiérarchique de l'employé et le service auquel il sera affecté. Indiquez que le nouveau superviseur contactera l'employé promu pour discuter de ses nouvelles responsabilités et des problèmes de transition.

Prenez le temps de féliciter à nouveau l'employé pour sa promotion. Encouragez-le à poser des questions ou à soulever des problèmes le cas échéant. En terminant de cette manière, il se sentira apprécié.