Le fait d'être soumis à un plan d'amélioration des performances peut être effrayant. Bien que le licenciement ne soit pas l'objectif d'un plan d'amélioration des performances, c'est un résultat possible. Vous voulez que la lettre que vous écrivez exprime la gravité de la situation, mais vous ne voulez pas que les employés se sentent désespérés. En plus d'expliquer la chronologie et les conséquences potentielles, votre lettre doit faire comprendre qu'un plan d'amélioration des performances est une opportunité.

Avant d'aborder les questions et objectifs de performance spécifiques dans la section suivante, prenez le temps d'examiner le modèle de lettre. Commencez par y inscrire les noms de l'employé et de l'employeur, la date et la durée du plan, ainsi que votre nom et vos coordonnées. Faites ensuite les ajustements nécessaires pour adapter la lettre à votre situation spécifique.

Une fois la lettre terminée, il est temps de créer un plan d'action. Commencez par dresser la liste des problèmes de performances que l'employé doit régler. Pour chacun d'entre eux, notez les attentes auxquelles l'employé ne répond pas (cela doit provenir du profil de l'employé), décrivez ensuite en quoi il ne respecte pas les objectifs et donnez quelques exemples concrets pour illustrer le problème. Ensuite, proposez un objectif spécifique, acceptable et réalisable dans le temps imparti pour chaque problème.

Les meilleurs plans d'amélioration des performances offrent aux employés des conseils sur la manière d'atteindre chaque objectif, qu'il s'agisse de travailler avec un mentor, de suivre un cours de formation ou de réserver du temps pour se concentrer sur une tâche particulière. Vous pouvez indiquer ces informations avec l'objectif.

Rencontrez votre employé et passez en revue avec lui le plan d'amélioration des performances. Expliquez-lui les problèmes et les objectifs de performance, donnez-lui le temps d'analyser la situation et de poser des questions, puis demandez-lui de quel type de soutien il pense avoir besoin pour atteindre les objectifs définis dans le plan (par exemple, un mentorat par un autre membre de votre équipe ou une formation). Le fait de prendre le temps de parler en face-à-face montre que vous vous investissez dans la réussite de votre employé, et le fait de lui demander son avis l'aidera à se sentir responsabilisé.

Votre employé et vous-même devez signer le plan d'amélioration des performances. Faites savoir à votre employé que le fait de signer le plan ne signifie pas qu'il est d'accord avec votre perception du problème : cela signifie simplement qu'il le reconnaît.