Réinitialisation des rituels en action
Cette équipe a utilisé Mural pour auditer et visualiser ses activités lors de ses réunions sur Zoom.
Cette équipe a tiré parti du Power-Up Vote de Trello pour voter sur les rituels à conserver, à améliorer ou à supprimer.
Cette équipe documente les suivis et assigne des propriétaires à la fin de la réunion grâce à Confluence.
Ce dont vous aurez besoin
À distance
Vidéoconférence avec partage d'écran
Outil de collaboration digitale (voir les modèles)
En personne
Espace de réunion
Tableau blanc, ou grande feuille de papier
Marqueurs
Post-its
Stickers pour le vote
Chronomètre
Modèles facultatifs
Modèles Atlassian
Instructions pour exécuter ce scénario
1. Préparation 10 min
Pour les équipes travaillant à distance, commencez par créer un document collaboratif, comme un tableau Trello (voir les modèles ci-dessus). Pour les équipes sur site, préparez une grande feuille de papier ou un tableau blanc.
Créez 4 à 5 colonnes ou en-têtes, et étiquetez-les avec des intervalles de temps croissants de gauche à droite (c.-à-d. quotidien, hebdomadaire, mensuel, bimensuel, trimestriel, etc.). Ensuite, créez des lignes ou des étiquettes qui indiquent « Équipe complète » et « Équipe partielle ».
Enfin, créez un tableau ou un groupe de listes, et nommez-les « Conserver », « Améliorer » et « Supprimer ».
Avant la réunion, désignez une personne qui documentera les résultats et les éléments d'action à mettre en place.
ASTUCE : TOUT LE MONDE MET LA MAIN À LA PÂTE
Invitez les membres de l'équipe qui travaillent souvent ensemble, y compris les managers. La « réinitialisation » sera plus pertinente après la réunion si toute l'équipe participe à la discussion.
2. Préparez le terrain 10 min
Définissez les règles de base de la réunion :
- il n'y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses ;
- supposez toujours une intention positive.
Rappelez l'objectif du scénario : examiner les rituels de travail habituels de l'équipe, et déterminer ce qu'il faut conserver, améliorer ou supprimer.
Ensuite, définissez le terme « rituel » et donnez quelques exemples. En bref, un rituel est une activité répétée au service de l'équipe ou de l'organisation. Par exemple :
- une réunion d'équipe récurrente ;
- un processus de planification ;
- une activité sociale de l'équipe ;
- un rapport d'état pour le PDG.
Il peut être strictement professionnel, strictement social, ou un peu des deux.
Ensuite, demandez à l'équipe de réfléchir à la question suivante : qu'est-ce qui fait la réussite d'un rituel pour cette équipe ? Consignez les réponses dans un emplacement accessible aux participants tout au long du scénario.
ASTUCE : C'EST L'INTENTION QUI COMPTE
Demandez à l'équipe ce qu'elle espère tirer de cet exercice. Si la réponse est « réduire le temps que nous passons dans des réunions », laissez cet objectif pour la fin de la session.
EXEMPLE : RITUELS RÉUSSIS
Découvrez comment une équipe a défini des rituels réussis.
3. Audit 20 MIN
Réglez un minuteur et demandez au groupe d'auditer en silence tous les rituels.
Pour les équipes distantes, demandez à leurs membres d'ajouter chaque rituel à l'espace dans le tableau blanc numérique. Pour les équipes sur site, demandez à tout le monde de noter les rituels sur des post-its, et de les coller sur le tableau blanc ou sur la feuille.
Passez en revue et regroupez les rituels similaires, puis identifiez les lacunes éventuelles.
ASTUCE : JETEZ UN ŒIL À VOTRE CALENDRIER
Demandez à l'équipe de consulter son calendrier des dernières semaines ou des derniers mois pour se rafraîchir la mémoire.
ASTUCE : PALLIEZ LES LACUNES
Aidez votre équipe en lui proposant certaines catégories de rituels de travail : planification de sprint, renforcement des compétences, fourniture de commentaires, rapports et assurance qualité.
4. Votez 10 min
Laissez à l'équipe le temps de passer en revue l'audit et de voter :
- Quels rituels devons-nous conserver ?
- Quels rituels devons-nous améliorer ?
- Quels rituels devons-nous supprimer ?
Autorisez chacun à voter environ cinq fois par tour.
Rappelez dès le départ au groupe sa définition d'un rituel réussi.
ASTUCE : AMENEZ DU CHANGEMENT
Les équipes peuvent constater qu'il est impossible d'éliminer complètement certaines réunions ou certains rapports destinés à la direction. Mettez les participants au défi de repenser le rituel d'une manière plus efficace pour eux tout en respectant son objectif.
5. Mesures à prendre 50 MIN
Quand tout le monde a voté, discutez et documentez les prochaines étapes pour les 3 à 5 rituels ayant rassemblé le plus de voix dans chaque catégorie.
Voici quelques questions pour encourager des actions :
- Pour les principaux rituels que nous devons conserver, comment nous assurer qu'ils restent efficaces ?
- Pour les principaux rituels que nous devons améliorer, que pouvons-nous faire pour les améliorer ?
- Pour les principaux rituels que nous devons supprimer, qui les supprimera des calendriers de chacun ?
ASTUCE : AVANCEZ
Si le groupe ne parvient pas à s'entendre sur la meilleure façon d'améliorer un rituel, demandez à l'un de ses membres de rechercher une solution après la session, puis passez au rituel suivant.
ASTUCE : UTILISEZ DES MENTIONS (P. EX., @SARAH)
Définissez clairement les propriétaires et le calendrier des actions.
Essayez le format suivant : QUI fera QUOI et QUAND
Suivi
Faites des contrôles
Recontactez le groupe 3 à 4 semaines plus tard. Voyez si les changements de rituels ont fait une différence. Comment se porte l'équipe ? Exécutez ce scénario chaque année, deux fois par an, ou lorsque la composition de l'équipe ou les responsabilités changent.
Variations
Travail préparatoire
Vous pouvez réduire la durée de la réunion à 60 minutes en demandant aux participants d'effectuer un audit des rituels au préalable. Avant de voter et de discuter, donnez à l'équipe une autre occasion d'ajouter les rituels qui lui avaient peut-être échappé.
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