Ecco come IAG ha sviluppato un'area di lavoro più solida e resiliente grazie all'ottimizzazione e al passaggio ad Atlassian Data Center

Una volta concordato il piano, il team ha pulito le istanze dei server per dimostrare i risultati rapidi ai leader, in particolare in termini di miglioramento delle prestazioni e riduzione dei costi, assicurandosi al contempo che venissero trasferiti solo dati, pagine, spazi e configurazioni indispensabili.

"L'abbiamo fatto in modo intelligente e abbiamo usato l'analisi dei dati per vedere cosa usassero o meno le persone", afferma Sharon. "Abbiamo ridotto il numero di campi Jira del 56% per creare la nostra configurazione standard. Abbiamo anche ridotto il numero di tipologie ticket del 75% e il numero di flussi di lavoro dell'80%. È stato un duro lavoro e abbiamo dovuto farlo in modo ponderato."

Durante questo processo di pulizia, IAG ha archiviato o rimosso il 47% dei progetti Jira Software e il 66% degli spazi Confluence, cosa che non solo ha agevolato l'upgrade, ma ha anche migliorato la coerenza e la precisione dei dati dei report.

Entro la seconda metà del 2020, il team di progettazione era pronto a lanciare il primo nodo di Data Center. Mentre l'upgrade a Confluence era quasi completato, hanno trasferito rapidamente anche Jira Software a Data Center. Entro circa un mese, entrambe le soluzioni sono state completamente aggiornate e pronte per il lancio.

Durante tutto il processo di upgrade, IAG si è affidata a Jared Winter, Technical Account Manager di Atlassian, per supporto e assistenza a livello aziendale. "Jared è entrato a far parte del nostro team e della nostra cultura fin dall'inizio. Le persone hanno subito rispettato le sue conoscenze e la sua esperienza passata con AWS", racconta Sharon. "È stato assolutamente fantastico nel riunire Atlassian e IAG per finalizzare questo upgrade. Non ce l'avremmo fatta senza di lui".

Migliorare oggi e prepararsi per il futuro

Ora che IAG è attiva e funzionante su Atlassian Data Center, i team di tutta l'organizzazione possono lavorare in modo più rapido, sicuro e collaborativo.

Gli oltre 5.000 utenti Confluence dell'azienda (aumento del 30% in due anni) si affidano alla soluzione per la gestione e la condivisione delle conoscenze, il brainstorming, la gestione delle checklist per i rilasci, il completamento delle analisi retrospettive e la comunicazione tra sedi e fusi orari. Circa 4.000 utenti (in aumento del 45% in due anni) sfruttano anche Jira Software, Bitbucket e Bamboo per gestire ogni fase del ciclo di vita dello sviluppo del prodotto, dalla definizione della roadmap e la pianificazione degli sprint, ai test, la distribuzione, la manutenzione e la gestione del portafoglio.

Automatizzare la creazione di nuovi spazi e progetti riducendo al contempo il numero di configurazioni ha aiutato i dipendenti e l'azienda. "Prima, le persone dovevano aspettare due o tre giorni per creare un progetto. Ora è istantaneo e oltre l'80% dei progetti Jira fa affidamento su una configurazione coerente e consigliata", spiega Sharon. "Ciò consente al nostro team di risparmiare 15 minuti di lavoro ripetitivo per ogni configurazione e ci ha permesso di ridurre davvero gli avvisi e preparare gli strumenti per passare [al cloud]". A lungo termine, questi incrementi di 15 minuti equivalgono a oltre 100 ore risparmiate in meno di un anno.

IAG ha anche sbloccato un processo di creazione di report aggregato e migliore tramite Data Center, che l'ha aiutata a capire meglio quali strumenti vengono utilizzati e come dalle persone. "La creazione di report è stata importante per vedere come potevamo ridimensionare le nostre licenze e disattivare un sacco di strumenti duplicati o che non venivano utilizzati", afferma Sharon. Ora siamo più proattivi, non reagiamo costantemente e le persone vogliono usare gli strumenti perché sono più stabili."

Con una suite di soluzioni di Data Center a disposizione, i dipendenti lavorano più velocemente e offrono ancora più valore, soprattutto nell'ambito della crescita in termini di dimensioni e sedi. Guardando al futuro, il team si sente più sicuro che mai della propria capacità di stare al passo del cambiamento mentre trasforma il business e il settore.

"Funziona e basta": andare avanti con un sistema semplice, standardizzato e scalabile

Mentre il team di progettazione riflette sui propri progressi, non ha dubbi sul fatto che l'upgrade ad Atlassian Data Center lo abbia aiutato a fare un passo significativo verso la trasformazione digitale e a rendere IAG più forte e resiliente.

Oltre a raggiungere i loro obiettivi iniziali di aumentare l'efficienza, la standardizzazione e la scalabilità mantenendo il controllo, Sharon e Michael apprezzano il modo in cui il passaggio a Data Center abbia offerto tranquillità e dimostrato il valore aggiunto che il loro team può offrire. "Con Data Center, possiamo eseguire aggiornamenti senza interruzione di attività ed è tutto automatizzato. Attività come la reindicizzazione richiedevano quasi 12 ore e dovevano essere eseguite entro l'orario lavorativo", afferma Sharon. Michael aggiunge: "Funziona e basta. Non resto nemmeno a guardare le persone apportare modifiche!"

Il risparmio di tempo e l'aumento della fiducia degli utenti hanno anche cambiato il rapporto tra progettazione e azienda. "Il cambiamento più grande è stato il passaggio dal chiedere scusa per le scarse prestazioni e disponibilità all'avere tempo per aggiungere valore ai nostri utenti e concentrarsi sul percorso futuro verso Atlassian Cloud", afferma Sharon. Michael concorda: "Invece di rimanere bloccati nei processi standard, stiamo aiutando a rispondere alle domande degli utenti. Meno "Puoi fare qualcosa per me?" e più "Come posso fare una cosa?"

Queste migliorie nell'ambito dell'efficienza e delle relazioni stanno gettando le basi per le prossime fasi del percorso digitale di IAG. Per prepararsi alla migrazione verso i prodotti Atlassian Cloud, il team ha archiviato il 27% in più di progetti Jira Software e il 6% in più di spazi Confluence. Liberare tempo e risorse con Data Center ha anche permesso al team di spostare con sicurezza la propria attenzione sull'ottimizzazione di altri strumenti esistenti (come Bitbucket e Bamboo) e sull'implementazione di nuovi strumenti (come Proforma).

In ogni fase della loro trasformazione, Sharon dichiara che la cultura e la collaborazione di IAG con Atlassian sono state la chiave per il loro progresso positivo. "Lavoriamo in modo unito come team (anche con Atlassian), ci sosteniamo e ci fidiamo l'uno dell'altro, abbiamo il coraggio di risolvere i problemi in anticipo e ci divertiamo lungo il percorso! L'applicazione di metodologie Agile e l'assegnazione delle priorità al nostro lavoro per comprendere collettivamente il percorso hanno contribuito enormemente al successo del team nel passaggio a Data Center".