Liberty utilizza Atlassian Cloud per ridurre la complessità e lavorare come un unico team, collegando diversi team e aree distribuiti in più di 20 paesi.

Obiettivo ambizioso: bilanciare agilità e controllo nelle operazioni internazionali

Da sempre Liberty sa che i processi ben progettati e l'allineamento del team sono essenziali per il successo aziendale, ma il rapido ritmo di crescita dell'azienda ha reso questo percorso sempre più complesso. Per affrontare il nuovo scenario, l'azienda si è posta un obiettivo audace: trovare l'equilibrio ideale tra agilità e controllo.

L'azienda aveva bisogno di una struttura in grado di centralizzare la gestione delle richieste, standardizzare i processi e garantire il rispetto degli standard di qualità nei team distribuiti in diversi paesi dell'America Latina e, al tempo stesso, garantire la flessibilità dei team Agile per mantenere l'agilità nelle consegne. Era necessario disporre di una visione centralizzata di tutti i progetti nell'ambito degli otto marchi che costituiscono il gruppo per facilitare il controllo senza che questo diventasse un ostacolo alle operazioni.

Per raggiungere questo obiettivo, Liberty ha basato il piano su un solido set di soluzioni e app dell'Atlassian Marketplace: Jira e Bitbucket per i team di sviluppo e DevOps, Jira Service Management per ITSM, Confluence per la gestione della documentazione e delle conoscenze, Xray per la gestione dei test e Atlassian Guard per l'autenticazione unificata da diversi domini.

"Sapevamo che basare la piattaforma sull'ecosistema Atlassian avrebbe semplificato le cose perché le integrazioni sono facili e l'intera catena funziona perfettamente, come se fosse un singolo prodotto", spiega Shikha Handa, Director of Software Quality Managment di Liberty.

Shikha spiega che la scelta della toolchain ha rappresentato un passaggio essenziale, perché ogni soluzione ha avuto un ruolo importante nella creazione della piattaforma di cui Liberty aveva bisogno. Inoltre, l'approccio aperto e collaborativo all'implementazione è stato altrettanto importante per il successo dell'iniziativa.

Community Jira: la collaborazione come elemento chiave per il cambiamento

Jira era utilizzato in Liberty da alcuni anni, ma limitatamente alle aree relative alla qualità, alla gestione dei test case e alla gestione dei rilasci.

Con l'espansione del business, i processi sono diventati eccessivamente complessi e Liberty ha dovuto ridefinire il modo di lavorare dei team.

Shikha afferma che l'azienda aveva già provato a riprogettare i processi e standardizzare le procedure dall'esterno verso l'interno, ma l'esperienza è stata negativa perché la mancanza di un reale coinvolgimento nelle modifiche ha fatto sì che le novità non fossero ben recepite dai team.

In questo contesto, Shikha ha preso la decisione di scommettere sulla creazione di una piattaforma con i team invece che per i team e si è connesso con bit2bit Americas, un Atlassian Platinum Solution Partner, per dare ad Atlassian un ruolo centrale in questa trasformazione.

Sarebbe stato così possibile coinvolgere i dipendenti dalla mappatura dei processi alla configurazione dei sistemi, mettendo in luce i vantaggi per i clienti interni ed esterni.

Il processo avrebbe coinvolto diverse persone di tutti i 20 team distribuiti, in rappresentanza delle 1.400 persone che sarebbero state direttamente interessate dalla trasformazione che si intendeva implementare.

Shikha afferma di aver creato community Jira in tutte le aree coinvolte, in modo che i dipendenti stessi fossero responsabili dell'adozione dello strumento nei loro settori.

"In ogni community abbiamo selezionato degli appassionati di Jira, i "champion", consigliati dai loro colleghi, che hanno svolto un ruolo di supporto per i loro pari", spiega Shikha Handa.

Shikha afferma che l'approccio aperto e collaborativo ha permesso ai team di discutere in modo trasparente, come un singolo team, comprendere i pro e i contro di ogni decisione, apportare piccole modifiche ai processi e agli strumenti e sentirsi realmente alla pari in termini di ownerhsip della piattaforma.

Migrazione al cloud: scalabilità accelerata

La strategia ha funzionato e l'adozione è stata molto rapida. In breve tempo i team hanno compreso i vantaggi di un sistema centralizzato e constatato quanto sia diventato più facile il lavoro.

Con questo risultato incoraggiante, pochi mesi dopo l'inizio del progetto, Liberty sentiva già di poter migrare con sicurezza Jira sul cloud, assicurando la scalabilità del sistema e accelerando l'adozione dello strumento nei vari paesi.

Secondo Shikha, la migrazione a Jira Cloud ha ridotto la dipendenza da provider esterni, ampliando la capacità dei team stessi di far evolvere la piattaforma in modo semplice con l'utilizzo di modelli e risorse di automazione senza codice.

Visibilità completa del lavoro con informazioni centralizzate

La nuova piattaforma Cloud era incentrata su diversi progetti provenienti da diverse business unit dell'azienda e ha permesso di monitorare gli sviluppi in tempo reale.

Shikha afferma che il team ha sfruttato l'integrazione end-to-end di Jira per creare dashboard che consentono ai responsabili di avere una visione rapida e completa degli indicatori di servizio.

"Oggi se un CIO vuole vedere quanti progetti sono presenti nei settori delle comunicazioni via cavo e wireless o applicare un filtro per vedere quanti sono i progetti gestiti in Costa Rica o Porto Rico, può farlo in modo molto semplice, poiché abbiamo una visione completa di ciò che sta accadendo in un'unica dashboard ".

DevOps: aggiornamento automatico degli indicatori con ogni aggiornamento del codice

Per quanto riguarda le attività DevOps, le informazioni puntano alla collaborazione, all'automazione e alla velocità. Per accelerare il lavoro dei team, Liberty ha scelto di aggiungere Bitbucket, lo strumento di controllo delle versioni di Atlassian, all'ecosistema, proprio per la facilità di integrazione con Jira.

Pertanto, con ogni modifica del codice consolidata in Bitbucket, lo stato delle attività viene aggiornato automaticamente in Jira e le note di rilascio vengono pubblicate in Confluence, evitando che il team debba registrare manualmente gli aggiornamenti. In Liberty, attualmente il 95% dell'intero backlog è già registrato in Jira: sono presenti quasi 30 elementi registrati e 60 progetti creati.

Shikha afferma di aver anche utilizzato l'Atlassian Marketplace per aggiungere funzionalità aggiuntive alla propria piattaforma Cloud e garantire un sistema perfettamente adattato alle loro esigenze, facilitando i processi di compilazione, test, configurazione e distribuzione del software.

Per l'automazione dei test, ad esempio, Liberty ora utilizza Xray Test Management for Jira, in cui un repository di test è stato creato e raggruppato per applicazione e funzionalità, consentendo il riutilizzo e l'aderenza a tutti i flussi di lavoro.

Pertanto, tutti i test possono essere classificati, definiti in termini di priorità, assegnati ai componenti e avere commenti come qualsiasi altro elemento Jira: "Con Jira, possiamo seguire l'intero ciclo di vita dei prodotti in modo semplice e centralizzato", sottolinea Shikha.

Inoltre, secondo Shikha, prima che il repository centralizzato fosse disponibile, le persone salvavano i test case sui loro computer locali. In media, erano necessari 3 giorni per creare il piano di test di regressione, ma con il repository l'impegno è di sole 3 ore.

"Per quanto riguarda il report sul controllo di qualità, in passato impiegavamo 4 ore per generare il report di esecuzione dei test, mentre ora, se i dati sono aggiornati, il tempo necessario è inferiore a 5 minuti", aggiunge Shikha.

Riduzione della complessità ITSM con l'integrazione end-to-end

Una delle principali sfide affrontate dalle grandi aziende è la gestione del flusso di informazioni e la tracciabilità dei dati, in Liberty lo scenario non era diverso.

Dopo aver adottato Jira Service Management, la possibilità di concentrare tutte le fasi del processo di modifica nello stesso ecosistema, dalla ricezione delle richieste da parte del team IT alla soluzione finale, è stato uno dei principali vantaggi ottenuti dall'azienda con l'utilizzo degli strumenti Atlassian.

"I nostri utenti aziendali hanno apprezzato i nuovi processi e ora dispongono di un portale dove possono accedere e tenere traccia delle richieste dall'inizio alla fine. In passato gli ordini dovevano essere effettuati tramite modulo o e-mail, pertanto era molto difficile tenerne traccia", ricorda Shikha.

Presso l'azienda di telecomunicazioni, questa misura ha permesso di automatizzare diversi flussi di approvazione, riducendo di circa il 70% l'uso delle e-mail nel processo di gestione delle modifiche.

Oggi tutto è più semplice. Una volta registrato l'ordine nel portale Jira Service Management, il project manager assegna i responsabili di ogni approvazione e le notifiche di avviso vengono automaticamente attivate e inviate agli assegnatari. Una volta approvate, le richieste passano immediatamente alla coda di implementazione, in un flusso continuo, senza colli di bottiglia.

Secondo Shikha, la soluzione ha apportato vantaggi a tutti i membri della catena: gli utenti hanno ottenuto un portale intuitivo per generare e controllare i propri ticket, i manager ora dispongono di un modo semplice per seguire le modifiche e dare priorità alle richieste in modo fluido e continuo e i team tecnici possono operare più velocemente, con maggiore visibilità del lavoro e dell'organizzazione e una riduzione del volume di e-mail e chiamate.

Autenticazione unificata per gli utenti di 15 domini diversi con Atlassian Guard

Un'altra sfida da superare nelle operazioni internazionali è l'unificazione degli accessi. Poiché Liberty opera a livello internazionale con i propri marchi e le proprie business unit, gli utenti di 15 paesi diversi dovevano essere in grado di accedere al sistema centralizzato, un'attività che è diventata molto più semplice con Atlassian Guard, la soluzione per la gestione delle identità e degli accessi (IAM) di Atlassian.

Con Atlassian Guard, è stato possibile organizzare e configurare le policy di sicurezza per tutti gli utenti dell'azienda, collegando diversi domini ai prodotti in modo centralizzato e sicuro e amministrando tutti gli account in un'unica posizione.

Una piattaforma cloud a prova di futuro

Combinando le funzionalità delle soluzioni Jira, Bitbucket, Jira Service Management, Confluence, Atlassian Guard e Atlassian Marketplace con un approccio collaborativo e trasparente, Liberty è riuscita a creare una piattaforma cloud unificata, scalabile, sicura e flessibile.

Secondo Shikha, "la possibilità di mettere Atlassian Cloud al centro delle operazioni ci ha permesso di integrare aree, aziende e team diversi, ridurre la complessità e creare la struttura unificata di cui Liberty ha bisogno per continuare a crescere in modo sostenuto, evolvendosi continuamente.

Utilizziamo Jira come punto centrale per diversi team e aree, in questo modo riusciamo a lavorare come un unico grande team e a ottenere informazioni che ci fanno evolvere continuamente".

Il consolidamento del progetto di integrazione del team Liberty Latin America ha consentito ai team di telecomunicazioni di concentrarsi sul miglioramento dei processi per andare ancora oltre.

"Teniamo incontri ricorrenti con la leadership e parliamo di ciò che sta andando bene e di quello che può essere migliorato. Le modifiche sono tutte registrate nel backlog e stiamo rilasciando i miglioramenti. Riceviamo un feedback continuo dai team e questo ci aiuta a migliorare costantemente l'ecosistema", spiega Shikha.

Tra i miglioramenti, Liberty prevede di esplorare ulteriormente le possibilità di nuovi strumenti di distribuzione come Jira Service Management. Entro meno di tre mesi dall'adozione, il 100% delle operazioni di gestione delle richieste di Liberty veniva effettuato tramite Jira Service Management.

Shikha afferma che dopo l'adozione di successo di Jira Service Management per la gestione delle richieste, dell'assistenza e delle modifiche, il piano è quello di integrare la gestione degli imprevisti nello strumento, aprendo la strada anche alla visibilità centralizzata di questa pratica ITSM.

Un ulteriore vantaggio che ha acceso l'entusiasmo dei team di Liberty è la facilità di adattare le soluzioni alle esigenze del business, sfruttando le funzionalità di Jira Service Management.

"Un grande vantaggio di Jira Service Management è la possibilità di apportare miglioramenti internamente, utilizzando modelli, flussi e automazione senza codice. Ciò riduce la nostra dipendenza dai fornitori e accelera la trasformazione", afferma Shikha.

Con un approccio di miglioramento continuo, Liberty Latin America fa evolvere la sua piattaforma tecnologica ogni giorno, esplorando tutto il potenziale di Atlassian Cloud per ridurre la complessità e lavorando come un unico team per supportare un business dinamico, multiplo e distribuito.