Agilidad a lo grande

El reto de organizar el primer PI Planning Digital

2020 ha sorprendido a todos con la pandemia por el nuevo coronavirus. Las compañías tuvieron que adaptar sus planes y acelerar su transformación digital.

Frank, Agile Practitioner de Telefónica, comentó que el modelo Cloud y el sistema colaborativo de Jira, permitieron que los equipos de la compañía hicieran la transición hacia el modelo remoto, sin impactos negativos a nivel de producción.

Aunque la migración para el Home Office fue solucionada de forma sencilla, la pandemia presentó otro desafío: la necesidad de organizar el primer PI Planning remoto.

Hace casi dos años, cuando empezó el PI, los encuentros eran grandes eventos presenciales que solían reunir alrededor de doscientas personas en hoteles enfocadas en desafíos de negocios durante dos o tres días. 

Se generaban centenas de ideas de proyectos en muchas notas en papeles que tardaban hasta dos meses para estar organizadas, priorizadas y planeadas en herramientas tradicionales de gestión.

Es verdad que, antes de la pandemia, el equipo ya había hecho un primer PI utilizando Jira para los proyectos generados y mejorado un 30% la tasa de despliegues. 

Sin embargo, ahora deberían hacerlo todo remotamente y solo tenían pocas semanas. Utilizando Jira Cloud, herramientas de telecomunicaciones y tableros en línea pudieron reunir 500 personas virtualmente y trabajar de forma colaborativa en una escala que nunca antes habían hecho. 

Era un gran reto, pero el resultado fue aún mayor. 

En solo dos días,  ya tenían todos los proyectos mapeados y planeados en Jira. Y al fin y al cabo la tasa de ejecución de proyectos fue un 50% más que en el PI Planning anterior.

Más Ganancias

Después del PI Planning, se configuró un flujo de defectos para proyectos de transformación centralizado en Jira y sus aplicaciones de Marketplace. El resultado fue tan bueno, que posteriormente Telefónica resolvió gestionar los defectos de toda la empresa de esa manera, no solamente los de los proyectos de transformación.

Luego empezaron a centralizar distintas necesidades de desarrollo en esta y otras herramientas y soluciones Atlassian. Para el ciclo de vida de aplicaciones (ALM), por ejemplo, era necesario utilizar una herramienta específica para hacer la gestión y las pruebas. Durante el PI Planning, los equipos utilizaron Jira conectado a la aplicación QMetry para hacerlo. 

Eso salió tan perfecto que la compañía llevó la iniciativa a todos los proyectos, haciendo que fuera posible sacar otras herramientas de ALM, brindando a Telefónica un ahorro de 150 mil dólares anuales.

Jira Service Management fue implementado en pocas semanas y se empezó también a centralizar la gestión de los Servicios de Tecnología, lo que permitió expandir en un 100% los cambios gerenciados.

Con el éxito de los proyectos, se empezaron a escalar las soluciones, y Wilfredo cuenta que la gente que parecía desconfiada, utilizaba las herramientas y se convencía rápidamente.

Juan Carlos, Jefe de Gobierno, Estrategia y Presupuesto TI, señala que las herramientas aportaron centralización, colaboración, organización y la capacidad de identificar y mitigar riesgos que los diversos equipos de trabajo necesitaban para realizar el cambio organizacional y la adopción de metodologías innovadoras.

Además de los números, Juan considera que una de las principales ganancias fue alcanzar la sinergia de diferentes equipos de trabajo (Desarrollo, Infraestructura, release management, negocio, calidad, entre otros) con diferentes roles, funciones y habilidades para que puedan trabajar bajo un gran esquema colaborativo y enfocar sus esfuerzos con base en objetivos de negocio comunes.